Автоматическая система контроля розничных продаж Heado за месяц сокращает на 80% переход отрицательных остатков на следующую смену.

Как продать то, чего нет?

В одной известной сказке герой должен был принести царю на подносе “то, чего не может быть”. Иногда учетная система оказывается в роли этого героя: по факту в торговом зале товар есть, а по документам, отраженным в системе — нет. В торговом зале стоит три банки тушенки, система их не видит. Покупатель, который взял эту тушенку, не виноват. Кассир отключает опцию, принимает деньги, в системе появляется отрицательный остаток.

А за отрицательным остатком рано или поздно последует совсем не увлекательное расследование.

Кто виноват?

Человеческий фактор и конкретные люди. Администратор магазина, товаровед, работник торгового зала. Спешка и невнимательность при приеме товара, некорректное управление ассортиментом, ошибки в документообороте, потери физических документов, занесение данных задним числом, пересорт на кассе, когда вместо булочки с изюмом пробили булочку с маком, ошибки при маркировке весового товара, неточная инвентаризация. В результате чего остатки «не бьются».

К чему это приводит?

Упущенные продажи. Отрицательный остаток по одному товару может означать, что по другому товару образовался избыток. Программа будет бесконечно показывать, что товар в наличии, новые заказы не размещаются, хотя по факту все уже продано. Покупатель приходит в торговый зал, но не находит нужного товара. Не каждый начнет возмущаться, почему нет любимого кетчупа, хотя в системе он числится поэтому покупатель идет туда, где товар есть.  А директор магазина думает, что все хорошо, хотя деньги уже ушли к конкуренту через дорогу.

Некорректные балансы с поставщиками. Ошибки в контроле продажи товаров ведут к тому, что во взаиморасчетах с поставщиками формируется неправильное сальдо. Как следствие — потерянное время, силы и нервы на поиски ошибок с двух сторон. Дополнительная неприятность — остановленные отгрузки из-за задолженности, которой по факту нет. Но эту ошибку еще надо найти!

Разочарованный покупатель. Пока кассир отчаянно ищет выход из сложившейся ситуации, на кассе толпится очередь. Современный покупатель не очень утруждает себя ожиданием. Поэтому, если у него в руках просто бутылка газировки — он поставит ее на полку и пойдет в соседний магазин, где есть этот же товар и по такой же цене.

Неверные отчеты. Чтобы вычислить себестоимость, необходимо учитывать товары, включая остатки. Цифры с “минусом” заведомо искажают картину. Это влечет за собой ошибки в товарных отчетах и финансовых показателях. Следствие: недостоверные данные о финансовом результате, о прибыли и рентабельности компании. Достоверный отчет о прибылях и убытках также невозможен.

Подобные случаи происходят не только в продуктовом ритейле. Везде, где есть выкладка в торговом зале, они просто неизбежны. В магазине метизов, например, ящик шурупов расфасовывают маленькими пакетами. В магазинах “секонд-хенд” принимают на вес, а продают поштучно. Везде могут формироваться отрицательные остатки. Стройматериалы, одежда. Понятно, что с программой учета в данном случае ничего не поделаешь: она, как градусник, показывает температуру. Необходимо менять сам подход к работе с отрицательными остатками.

Что рекомендуется?

Это касается всех, от управляющего магазином и категорийного менеджера до рядового кассира. В первую очередь, необходимо приучить себя и всех работников торгового зала к мысли, что этой работой надо заниматься каждый день. Организация продаж в магазине должна базироваться на дисциплине и присмотре. Иначе каждое расследование цепочки, из-за одной-единственной красной строки, превращается в скучную, а главное, дорогую и ненавистную всем детективную историю. Это отнимает время, деньги, ресурсы.

Ошибки такого рода случаются постоянно. Чтобы не решать проблемы “набегами”, пусть и регулярными, необходимо научиться просто не допускать их. Чтобы устранить отрицательные остатки, необходимо контролировать и проактивно исправлять их возникновение. И, желательно, не вручную.

Система HEADO рекомендует, помогает и даже подсказывает, как  разбирать “красные остатки” пока они не превратились в реальные проблемы. Разбор должен проводиться под дисциплинарным контролем управляющего магазином. При соблюдении элементарных рекомендаций гарантируются и быстрый разбор, и прозрачная дисциплина. И контроль над всей ситуацией.

Система сама напоминает, когда появляются отрицательные остатки

Автоматизация выявления и запуска коррекции отрицательных остатков

Поэтому, единственное здравое решение — постоянный, ежедневный, автоматический контроль появления каждого отрицательного остатка и мгновенный запуск процедуры поиска причины.

Оперативно найти ошибку довольно легко, так как в конце смены еще свежи в памяти поступления сегодняшнего дня, и можно быстро выяснить, движение какого SKU было учтено с ошибкой или вообще не учтено.

Автоматизировать постоянный контроль и исправление отрицательных остатков удобнее всего с помощью специализированной системы HEADO.

Как это работает?

В режиме реального времени, без человеческой помощи, HEADO анализирует остатки товаров, выявляет отрицательные значения и немедленно ставит задачу ответственному персоналу найти причину, и привести учет в порядок.

Когда задача выполнена, система автоматически фиксирует, что остаток исправлен.

Данные о текущих товарах с отрицательными остатками, выполненными задачами и “пропущенными косяками” совершенно прозрачны для руководителей в режиме реального времени, что радикально повышает ответственность исполнителей.

Простите, а где же ритуалы с изучением первички, опросом свидетелей, многодневными красными глазами и бессонными ночами. Как без этого жить? Так можно было?

Так можно сейчас. Подключение HEADO к учетной системе магазина приводит к сокращению на 80% количества случаев перехода отрицательных остатков на следующую смену.

И в этом легко убедиться. Достаточно установить HEADO на один месяц, чтобы увидеть:

• прозрачное движение товаров,
• остатки по каждому SKU,
• изменения за смену,
• реакцию продавцов.

Это тот случай, когда технология напрямую влияет на человеческий фактор. Когда продавец или товаровед видит на мониторе, что вследствие его действий возникла проблема, он сам предпринимает все усилия, чтобы ее решить. Это дисциплинирует.

Что делать, наконец?

Если отрицательные товарные остатки, как хроническая болячка, нарушают здоровый сон — установите пилотный проект HEADO на месяц. Система легко интегрируется в работающие на территории РФ учетные системы, сама анализирует всю историю движения товаров на любую глубину, находит точки возникновения проблем и сигнализирует о них.

Вам при этом ничего делать не надо. Мы сами установим и настроим программу, обучим персонал, и в течение месяца будем смотреть вашими глазами как происходит формирование и ликвидация отрицательных, а также нежелательных положительных остатков.

Если вы видите, что отрицательные остатки в вашем магазине слишком высоки, давайте посмотрим, как можно от них избавиться!

HEADO – цифровой ассистент руководителя розницы.

Реклама. ООО «ХЭДО». ИНН 6671171252. ERID Kra23xVrp

Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первыми быть в курсе главных новостей ритейла.