Адаптация персонала
В компании DIXIS считают, что при внедрении информационной системы в 100% случаев возникает сопротивление со стороны персонала. Адаптация наступает через разные периоды времени, но не ранее, чем через месяц. Что же влияет на скорость адаптации персонала к новой системе? И можно ли ее ускорить? У экспертов свое мнение по этим вопросам, и получено оно нелегким «опытным» путем.
— Скорость адаптации напрямую связана со степенью заинтересованности. И здесь важней не денежная мотивация, а самомотивация как управленца. Для специалиста естественно желание получить максимально эффективный инструмент для продуктивной деятельности. Когда менеджер получает инструмент, соответствующий его ожиданиям, он быстро адаптируется к новым условиям, – считает Дмитрий Сафронов из «DOMO».
Но, к сожалению, не всегда персонал заинтересован в каких-либо изменениях в работе вообще и в новой информационной системе в частности. Например, в «Копейке» считают, что на любом предприятии и в любом коллективе всегда найдутся сотрудники, которые в явной или неявной форме противятся изменениям. В этом случае быстрота адаптации очень сильно зависит от решимости руководства пресекать неаргументированные жалобы на особенности новой системы, вплоть до увольнения явных саботажников.
А в компании «Кухнистрой» предлагают заменить «кнут» на «пряник». По словам Натальи Ериной, процесс адаптации зависит от топ-менеджеров, смогут ли они создать питательную среду для внедрения, поработать с сознанием и отношением сотрудников к ИС.
И практически все эксперты утверждают, что важным моментом при внедрении новых технологий является обучение. «Основная проблема – обучение персонала. Как ни старайся, все равно это «бокс по переписке». Человек тренируется на моделях, на пользовательских скриптах и процедурах. Никто не будет для тренировок строить модель склада в масштабе 1:1. Поэтому старт новой системы – это всегда шок. Как он будет пережит – зависит от готовности команды внедрения делать нестандартные шаги, он ее способности быстро находить решения и обходиться неделями без сна», — говорит Олег Вайнберг из «Компьютер-центра КЕЙ».
О необходимости переучиваться говорит и Евгений Сизов из «Связного». «Распространенное мнение, что внедрение системы облегчает работу линейному персоналу – не более чем блеф, используемый для облегчения преодоления психологического барьера боязни новой системы. Более того, практически всегда персоналу приходится переучиваться для работы с новой системой, а это тоже нелегко», — поясняет он.
Кстати, Хенрик Фриберг из IKEA Россия отметил, что более молодые пользователи принимают новые технологии намного быстрее, чем старшее поколение. Это важно иметь в виду при формировании списка тех, кто первым испытает на себе все трудности происходящих изменений.
Обучение персонала
Итак, обучение играет важную роль в процессе адаптации к новой информационной системе. Как это лучше сделать? Например, в компании «DOMO» существует отдельное подразделение и штат людей для этих целей. По словам Дмитрия Сафронова, директора по IT «ТК DOMO», обучением персонала в компании занимается отдел внедрения технологий. «У нас система обучения работает поэтапно. Сначала мы обучили тех людей, которые у нас занимаются разработкой и управлением информационными системами — сейчас у нас есть свои программисты и консультанты. Эти люди сначала разрабатывают функционал, затем всю документацию на него, в т.ч. пользовательскую. На основе пользовательской документации они работают с тренерами из отдела внедрения. А тренеры, в свою очередь, обучают уже весь персонал», — поясняет Дмитрий.
Но такая система специально обучаемых собственных тренеров распространена не везде. Многие практикуют тренинги с привлечением в качестве тренеров представителей Исполнителя. «Обычно все крупные компании разработчики либо интеграторы предоставляют услуги по обучению работе с внедряемой ИС, — говорит Анжела Лушникова из холдинга «Марта», — и эти тренинги целесообразно проводить в момент непосредственно перед внедрением ИС, во время тестовых испытаний".
А вот в компании DIXIS считают, что каждый сотрудник должен пройти тренинги минимум три раза:
1. Подготовка. Проводится с целью освещения принципов работы системы, основного «функционала». Далее персоналу дается время на «переваривание» полученной информации.
2. Интенсивный тренинг, раскрывающий функциональность системы и готовящий персонал к реальной работе с ней. Непосредственно за этим тренингом следует начало тестовой эксплуатации системы.
3. Тренинг на закрепление материала, обычно проводится на момент окончания тестовой эксплуатации с целью закрепления материала и консультаций пользователей по конкретным вопросам. Пункт 3 должен периодически повторяться в процессе функционирования системы.
— Лучшие специализированные тренинги – это участие в тестировании системы, – считает Евгений Сизов из «Связного», — а правильная организация процесса тестирования позволяет минимизировать время обучения персонала. С ним соглашается Олег Вайнберг из «Компьютер-центра КЕЙ», аргументируя это тем, что необученный пользователь найдет такие ошибки, о которых опытный разработчик никогда не догадается. «Другое дело, что в деле обучения эти тренинги помогают меньше, чем хотелось бы, но без них было бы совсем плохо», — добавляет он.
