"В 1998 году появился первый магазин сети "Копейка". В том же году был открыт первый распределительный центр. На сегодняшний день у "Копейки" лучшая среди московских ритейлеров логистика и лучшие показатели экономической эффективности" (журнал "Компания" №268 от 09 июня 2003 г. ).
Этот проект демонстрирует способность системы GESTORI поддерживать стремительное развитие мультиформатной продовольственной розничной сети, насчитывающей в начале 2004 года более 50 супермаркетов.
О компании
Торговый Дом "Копейка" — один из крупнейших операторов розничного рынка. К 1998 году в России уже существовали розничные сети супермаркетов ("Седьмой Континент", "Перекресток" и др.). Однако создание "Копейки" положило начало освоению новой ниши в этом бизнесе — сетей универсамов эконом-класса — дискаунтеров. Поэтому ТД "Копейка" можно по праву назвать новатором на российском рынке.
В 2003 году мультиформатная сеть "Копейка" практически удвоила количество магазинов, доведя их число до 46. Оборот "Копейки" в 2003 году составил $265 млн.
ТД "Копейка" планирует наращивать темпы открытия магазинов. Как сообщил газете "Ведомости" директор управления по внешним коммуникациям ТД "Копейка" Александр Ульянов, в январе совет директоров компании одобрил стратегию ее развития на ближайшую пятилетку. В 2004 году компания собирается открыть 45-50 магазинов. В результате, в течение года число магазинов сети удвоится и достигнет 90.
Особенности автоматизации мультиформатной сети "Копейка"
В сети "Копейка" представлены три формата: "экономичный супермаркет" (700-1.000 кв.м, ассортимент 2500 товаров, 7-9 POS в каждом магазине), "экономичный гипермаркет" (2000-3500 кв.м, ассортимент 10.000 товаров, 18-25 POS в каждом магазине) и "магазин у дома" (300-400 кв.м, ассортимент 1000 товаров, 2-3 POS в каждом магазине).
В настоящий момент управление товародвижением осуществляется интегрированным программным комплексом, включающим в себя корпоративную информационную систему SAP R/3 и специальную версию информационной системы GESTORI. Оба взаимодействующих программных комплекса имеют централизованную архитектуру, что обеспечивает наиболее эффективную для распределенной сети систему управления. Необходимо также отметить, что система GESTORI выступает и в качестве централизованного кассового сервера, управляя всеми функциями торгового зала: обеспечением различных дисконтных программ, формированием актов переоценки, управлением специализированным оборудованием, сбором и обработкой данных, включая базу чеков с более чем 500 POS-терминалов.
Интеграция SAP R/3 и GESTORI проходила в два этапа:
1. Интеграция с финансовой составляющей SAP R/3;
2. Углубленная интеграция SAP R/3 и GESTORI на товарном уровне.
На первом этапе система GESTORI автоматизировала управление товародвижением в сфере внутренней логистики компании.
На втором этапе система GESTORI исполняет роль ИС по управлению розничными продажами.
Зарубежный опыт показывает, что внедрение в торговых компаниях системы ERP чаще всего ограничено сферами финансов и бухгалтерии. В таких компаниях как Wal-Mart и METRO ERP-системы взаимодействуют со специализированными retail-пакетами, которые решают задачи управления внутренней логистикой сети.
Тем не менее, опыт компании "Копейка" показал, что для форматов магазинов, которые они избрали, а это экономичные супермаркеты, возможна более глубокая интеграция.
Первый этап интеграции
На первом этапе интеграции SAP R/3 и GESTORI были решены стандартные задачи — те же, что и при интеграции с простыми бухгалтерскими пакетами, такими как 1С, БЭСТ и т.п.
О специфике создания информационной системы в сети универсамов "Копейка" рассказывает Владимир Новиков, к. т. н., технический директор компании FIT.
Проект, начатый в 1998 г. одним из клиентов FIT, компанией "Фелма", которая приняла решение об организации дискаунтной сети универсамов "Копейка" (г. Москва), выделяется качественной новизной. Перед компанией FIT была поставлена многогранная задача — обеспечить:
- единое информационное пространство для принятия решений в реальном режиме времени, но без использования дорогих каналов связи;
- возможность проведения консолидированной закупочной политики торгового предприятия (ТП) в любой момент времени на основе актуальной информации;
- максимальную автоматизацию в решении задач пополнения запасов магазинов;
- возможность централизованного управления ценообразованием;
- "жесткое" управление ассортиментом;
- актуальный мониторинг функционирования ТП на любом рабочем месте, включая возможность эффективного удаленного доступа;
- обеспечение оптимальных предпосылок для концентрированного размещения управленческой инфраструктуры ТП;
- максимально возможное сокращение количества управленческого персонала в магазинах;
- оперативную консолидированную аналитику работы ТП.
Для обеспечения заданных условий функционирования было принято решение об установке информационной системы GESTORI в конфигурации с единой, центральной БД. Для обеспечения удаленного доступа к БД были построены простейшие и наиболее дешевые на этот момент времени выделенные каналы связи (с пропускной способностью 64Кб/с), соединяющие центральный офис с распределительным центром и всеми магазинами. К центральному офису и РЦ был подведен мегабитный канал. Следует заметить, что уникальность платформы, на которой разработана система Gestori, заключается в возможности иметь эффективный удаленный доступ к системе, установленной в центральном офисе из каждого магазина по каналу в 64 Кб/с, как минимум с двух рабочих мест.
О результатах внедрения рассказывает Сергей Дмитриев, к. т. н., директор Департамента информационных технологий сети универсамов "Копейка".
Первый универсам "Копейка" был открыт 7 мая 1998 года. Опираясь на собственный опыт и опыт других российских предприятий по управлению сетевыми структурами, руководство Компании изначально ориентировалось на жесткое централизованное управление сетью универсамов. Данное обстоятельство предопределило и выбор централизованной схемы построения информационной системы с единой базой данных. Главные итоги внедрения централизованной информационной системы находятся в сфере основного бизнеса:
- интенсификация всех внутренних логистических процессов: например, длительность цикла "заказ-поставка" от начала формирования заказа в универсаме до поставки его с распределительного центра не превышает 12 часов;
- упрощение ценообразования: цена назначается один раз на один товар, причем эту операцию делают в центральном офисе до 20 часов, и на следующее утро в 9 часов ценники уже стоят в универсамах;
- полное исключение двойного ввода и двойного контроля информации;
- наличие исчерпывающей информации о взаимоотношениях с поставщиком: заказах, поставках, ценах, возвратах и т. д. вне зависимости от точки поставки в сети универсамов;
- возможность производить по централизованной схеме и прямые поставки в универсамы отдельных видов товаров (в данном случае длительность цикла "заказ-поставка" не превышает 18 часов);
- экономия высококвалифицированных кадров, занятых в маркетинге, логистике и бухгалтерии, за счет высокой автоматизации основных процессов и разделения персонала на аналитиков и операционистов в соотношении 1 к 4 (общая экономия высококвалифицированных кадров составляет в настоящее время до 25 человек, и данная тенденция усиливается с ростом числа универсамов).
Применение централизованной архитектуры ИС позволило снизить эксплуатационные расходы за счет:
- резкого снижения затрат на содержание персонала IT-служб, администрирование и сопровождение осуществляется из центрального офиса с редкими выездами на место. Так отношение численности IT-персонала к числу универсамов составляет 0,75, тогда как в традиционном случае этот показатель составляет более 2-х, и эта тенденция усиливается с ростом числа универсамов;
- существенного повышения надежности всей системы за счет использования высокотехнологичных программных продуктов (используемый комплекс GESTORI производства компании FIT построен на базе СУБД Progress), высокопроизводительных серверов HP, современного телекоммуникационного оборудования фирмы Motorola, а также высококачественных каналов передачи данных. Централизация позволяет консолидировать расходы и, однократно приобретая технические решения высокого класса, экономить;
- использования современных "пограничных" технологий, таких как, например, "голос поверх IP". Данная технология с использованием аппаратуры фирмы Motorola без существенных дополнительных издержек позволяет на централизованной сети передачи данных организовать корпоративную телефонную сеть, стоимость эксплуатации которой близка к нулю в противовес поминутной тарификации, принятой в МГТС. Телефон МГТС используется только для переговоров с территориальными органами власти и со специальными службами города. Экономия от применения такой технологии позволяет покрыть от 40 до 70% затрат на аренду канала передачи данных до универсама.
Кроме перечисленных прямых выгод имеются также преимущества, которые трудно оценить в денежном выражении. Например, возможность содержания одного-двух IT-специалистов высокого класса на каждом из основных направлений работы.
Все преимущества централизованного построения управления сетью универсамов одновременно становятся заметными, начиная с пятого-шестого универсама. И чтобы их получить, необходимо принять сложное управленческое решение — изначально строить систему управления сетью по централизованной схеме.
В качестве комментария к приведенным схемам следует заметить, что IT-персонал "Копейки" отвечает за бесперебойное функционирование всего спектра IT-оборудования, начиная с POS-терминалов, весов, сканеров, ЛВС и заканчивая офисной техникой (принтеры, ксероксы и т.п.), а также всего спектра программных решений.
Второй этап интеграции
На втором этапе интеграции SAP R/3 и GESTORI были найдены эффективные способы решения ряда сложных задач:
- Синхронизация справочников, необходимых для управления розничными продажами (товарные, структурных подразделений и т.д).
- Организация импорта документов установления розничных цен на товары.
- Развитие функций "аудита" розничных продаж в расчете на обработку результатов с более чем c 1000 POS-терминалов.
- Организация экспорта розничных продаж в систему SAP R/3.
- Реализация регламентного фонового режима доставки продаж с касс в систему GESTORI.
Использование системы GESTORI в торговой компании "Копейка" на протяжении более чем 4 лет позволило менеджерам ритейлера выстроить эффективную бизнес-модель управления сетевым розничным предприятием с высочайшей интенсивностью логистических процессов, что существенно сократило объем работ по внедрению системы SAP R/3.
В результате реализации проекта глубокой интеграции систем GESTORI и SAP R/3 получено решение, сочетающее мощные функциональные возможности одной из самых эффективных ERP-систем и специализированные функции наиболее популярной в автоматизации российского сетевого ритейла системы GESTORI.
