Продавать без информационной системы можно только в одном случае

Мнение эксперта: Антон Заруев, IT-директор компании "Топ-книга"

— Как подобрать оптимальное сочетание ERP и систем управления торговым объектом? И как правильно организовать это взаимодействие?

— Первое, о чем стоит думать, это объем обрабатываемой информации в объединенной системе. Этот объем получается следующим образом: прикидываем количество номенклатуры активной и номенклатуры «вообще» и количество торговых объектов.  Еще важно учесть количество складов, распределительных центров, потому что все они взаимосвязаны с магазинами.

Например, в «Топ-книге» активная номенклатура составляет 100 000-130 000 наименований в год. Но дополнительная информация хранится гораздо в больших количествах. А, допустим, в мелкой продуктовой рознице, например, в одиночном универсаме, это, дай бог, 5 000-10 000 номенклатурных позиций. 

Итак, если у какой-то продуктовой сети всего порядка семи-десяти магазинов, и они находятся в районе Садового кольца, то это одна конструкция.  Если это «Евросеть» или «Топ-книга», со всей своей развлетвленносттбю сети, то понятно, что цифры значительно выше, и объем информации больше. Все эти факторы влияют на взаимодействие ERP систем и системы управления торговым объектом. 

Если бы у нас  была маленькая сеть, то работать централизовано в одной ERP системе было бы возможно. Если это ежегодно 150 000 активных позиций на 400 объектов, то централизованная ERP система вряд ли сможет обеспечить адекватную работу каждого объекта. Такую работу, чтобы у каждого магазина в o­nline каждая касса работала. Особенно это сложно при наличии географически удаленных магазинов.

Функция «продать покупателю» находится всегда в магазине, чтобы  активную номенклатуру, ее ценность можно было проследить вплоть до конкретного кассового места. Ведь если возникнут проблемы с каналом связи, мы должны покупателя как минимум выпустить с оплаченной покупкой..

Автономно работает не то что кассовая линейка, а буквально каждая касса. И делается это неспроста. Поэтому было бы глупостью подключать функцию продажи к ERP. Во всяком случае, я не знаю таких решений. А если узнаю – очень удивлюсь.

— А какой системе лучше «поручить» остальные функции?

— Нужно смотреть, насколько магазины географически удалены, насколько устойчиво работают каналы связи, насколько большой объем информации необходимо прокачивать.

Для примера возьмем функцию приемки товара. Она может быть в o­nline, то есть фактически в ERP-системе. Конечно, когда товар приходит со склада, магазин его принимает, фактически, посредством удаленного доступа. Это выполняет непосредственно в ERP. А вот если магазин находится в каком-нибудь регионе, удаленном от центрального офиса, то держать канал связи просто экономически невыгодно.

Например, наши магазины «Пиши-читай» и «Книгомир» расположены  в удаленных городах. Там есть wap-соединения по модему, и магазины обмениваются с внешним миром электронными письмами специального формата. В этих письмах содержится вся нужная информация. Конечно, функция приемки товара относится к информационной системе магазина, а не к центральной ERP. И далее, по каждой функции, которая необходима, принимается такое решение.

— Как решить, какие функции должна выполнять ERP,  а какие – система управления  торговым объектом?

— Это решение определяется тремя вещами: номенклатурой, количеством торговых объектов и каналом связи до них. Причем не просто их наличием или отсутствием, а тем,  насколько выгодно/невыгодно держать их экономически.

Если это, к примеру, огромный магазин с соответствующими оборотами, пускай он будет хоть в тайге, мы туда, конечно канал связипроведем. А если это маленький магазинчик, туда нет смысла ставить канал связи, потому что он всю прибыль будет у магазина съедать. В таком случае надо обеспечивать автономность всех функций.

Например, сейчас в «Топ-Книге» склады, закупка и отгрузка происходят в ERP; анализ продаж и планирование пополнения магазинов — в ЦИС (центральной информационной системе) розницы; а магазинные операции в ИС (информационных системах) магазинов. Но при этом есть магазины, где приемка ведется в ERP, а продажи в магазинной системе. Все очень индивидуально.

Информационная система торгового объекта есть всегда. Вопрос в том, как много функций она на себя берет. Продавать без информационной системы можно только в том случае, если у вас ларек с одним кассовым аппаратом. Но мы, вроде как, эту ситуацию не обсуждаем.

— Какое минимальное и максимальное количество функций можно передать информационной системе торгового объекта?

— Минимальное количество функций – это продажа на кассовом аппарате. ПО максимуму — это практически полностью автономная работа магазина, с  функциями приемки, возврата, инвентаризации. Можно представить, что это отдельный бизнес, который сам по себе существует, но периодически что-то кому-то сообщает. Вот это и есть максимум, при котором наибольшее количество функций принадлежит информационной системе торгового объекта.

— Каким образом вы решили этот вопрос в ваших магазинах?

— У «Топ-книги» есть несколько форматов торговых объектов, и сейчас ситуация обстоит следующим образом. «Пиши-читай», «Книгомир» и «Лас-книгас» имеют достаточно автономные информационные системы торговых объектов, которым не требуется постоянное он-лайн соединение с центральной системой. Они получают документы по электронной почте, обрабатывают их и шлют обратно свои пакеты документов (информацию о продажах, заказы покупателей, акты расхождений). Это происходит где-то раз в сутки. Может создаться впечатление, что это отдельные магазины и они работают сами по себе, а не входят в сеть.

А магазины «Литера» раньше работали так же, но сейчас мы создали новую систему, которая работает с использованием ERP. И уже в этой схеме, например, приемка товара и работа с оптовыми покупателями на торговом объекте ведется непосредственно в ERP. Чтобы товар принять на объект для последующего размещения в торговом зале, требуется, чтобы канал связи работал с нормальной скоростью, и чтобы этим занимались ответственные люди.

— А почему для «Литеры» создана иная схема, чем для остальных ваших сетей?

— Потому что в ней обороты больше. Система пакетной передачи все же порождает большее количество ошибок в процессе эксплуатации. Тем более, что при оптовой покупке требуется более подробный набор документов. Кроме того, автономная система очень требовательна к соблюдению технологии, так как в случае o­nline соединения все функции выполняются в единой базе данных и автоматически становятся доступными в общей базе; информация проходят меньше каналов.

Управлять объектом, с точки зрения стоимости, инвентаризации, продаж и других процессов, в таком случае становится проще. Эту систему мы начали внедрять летом 2006 года. Сначала была пара пилотных внедрений в «Литера 1» и «Литера 2» в Новосибирске. А сейчас мы поставили перевод всех этих магазинов на это решение, к концу 2007 года должны все точки перевести.

— А сложности в этом процессе были?

— Были сложности. Например, обеспечение интеграции с ERP системой. Ведь, как ни крути, ERP – это достаточно сложный организм, обмен данными в котором– это специальная задача, задача интеграции. И одна из самых трудных задач, которую мы решали долго, и только недавно решили – чтобы новая номенклатура с ценами передавалась из ERP в торговую систему «Литеры» для осуществления продаж.

Получается так: товар приняли на объекте, но приняли в ERP, а для того, чтобы этот товар, который тут же в зале лежит,  продать, необходимо произвести перевод информации из ERP в торговую систему. Все это делается для того, чтобы покупатель взял товар с полочки и ему выбили правильный чек.

— На что еще следует обратить внимание при взаимодействии ERP и информационной системы торгового объекта?

— Еще важно, чтобы провайдеры выполняли свои обещания, предоставляя каналы связи.

Часто реалии не соответствуют обещаниям: каналы либо делаются не в срок, либо не в том объеме. Самый последний пример, это наш C&C «Литера» во Владивостоке. Все делалось в спешке. Когда мы подключили канал связи, то выяснилось, что скорость очень низкая. И тут провайдер сказал, что не думал, что будет нужна высокая скорость. А мы ведь там не просто почту качаем.

Сейчас  мы дополнительно оговариваем эти пункты в договорах.

— Что может произойти в результате некачественной работы провайдера?

— Например, пришла  фура 20 000, а вы не можете ее принять. Складываете товар в подсобке. Покупатель приходит в магазин и видит пустые полки. А подсобка и все прилегающее пространство на улице завалено товаром, который вы не можете ни принять, ни продать.

Это риск работы в ERP, когда некоторое количество функций передается в систему, находящуюся в центральном офисе. Мы сразу становимся сильно зависимыми.

А в случае с автономной системой, информацию можно набить и передать, даже если канал связи некачественный. Тогда некритично, будет письмо идти 10 минут или час. А вот при работе в он-лайн всё, как видите, серьезнее.

— Какие у вас системы управления торговым объектом?

— Самописные. В этом плане нам даже легче. Свои торговые системы мы можем модифицировать. А вот если бы мы купили готовую систему, то ломали бы голову, как же нам эти данные теперь передавать, чтобы они не потерялись.

— А чья ERP-система у вас работает?

— Oracle. Система работает на шести складах, запущен финансовый модуль, шесть магазинов C&C. Сейчас расширяем ее функциональность.