Современному розничному предприятию необходима комплексная система управления, позволяющая объединить в себе все бизнес-процессы, повысить эффективность деятельности, стать дополнительным инструментом повышения конкурентоспособности.
В ходе развития у компании «Оптима» образовались некоторые проблемы: складские операции, бухгалтерский и налоговый учет, финансовая деятельность и управление взаимоотношениями с клиентами осуществлялись в разных системах, что снижало показатели и эффективность работы предприятия, а так же не давало дополнительных конкурентных преимуществ. Для реализации этих задач было необходимо решение, которое бы объединило все бизнес-процессы в единую информационную систему.
Цели и задачи Перед IT-службой компании «Оптима» встала задача выбрать и реализовать решение, которое бы смогло создать единую корпоративную информационную систему, тем самым, повысить конкурентные преимущества на требовательном рынке ритейла. Решение должно сокращать время вывода товара на рынок, создавать инструменты анализа и оперативного планирования взаимодействия с производителями и клиентами, решать задачи дальнейшего масштабирования системы в условиях постоянного роста торговой сети, увеличивать объемы продаж, расширять рынок сбыта и уменьшить издержки.
Выбор оптимального решения В результате анализа рынка IT-решений для ритейла была выбрана оптимальная система для реализации поставленных задач – SAP ERP 2005 for Retail. Партнером по внедрению была выбрана компания «Пилот». Основанием для выбора именно этого решения послужило несколько факторов. Во-первых, значительный опыт внедрения систем SAP на российском рынке, во-вторых, функционал решения отвечал всем поставленным требованиям компании «Оптима» — оптимизация процесса финансового планирования, управления складскими запасами и взаимоотношениями с клиентами. Кроме того, за счет гибкой структуры SAP for Retail позволяет сокращать издержки на доработку программы. Решение отвечает главному требованию компании «Оптима», — позволяет объединить все бизнес-процессы, региональные торговые точки и офисы компании в рамках централизованной системы.
Функциональные возможности решения SAP ERP предлагает значительное расширение функциональных возможностей в сферах управления финансовыми и кадровыми ресурсами, материально-технического обеспечения и логистики, сбыта и обслуживания других корпоративных сервисов. Система позволяет оперативно внедрять новые решения для бизнеса, обеспечивает связь между работниками предприятия и процессами, предоставляет всю персонифицированную информацию и функциональные возможности, что позволяет повысить производительность труда и гарантировать принятие правильных решений, система может легко адаптироваться к меняющимся требованиям бизнеса с большей оперативностью и при меньших затратах.
Описание решения Проект внедрения SAP ERP 2005 for Retail для компании «Оптима» проходил в два этапа: бизнес-анализ и внедрение. Первый этап занял 2 месяца. Он был необходим для получения полного представления о возможностях системы, выбора определенной модели реорганизации бизнес-процессов компании. Второй этап длился 9 месяцев и состоял из четырех стадий: проектирование, реализация, подготовка к запуску в продуктивную эксплуатацию и поддержка в ходе промышленной эксплуатации. На первых порах внедрения решения возникали некоторые сложности, например, несогласованность терминов бизнеса и SAP. Тесное взаимодействие специалистов компании «Пилот» и «Оптима», на этапе старта продуктивной эксплуатации, позволило минимизировать время «шока», при полном переходе на новую систему, в условиях реорганизации подразделений компании и ухода от «лоскутной» автоматизации.Менее чем за год специалистам «Пилота» удалось создать систему, которая смогла удовлетворить все пожелания заказчика и вывести компанию «Оптима» на новый качественный уровень. В рамках проекта были разработаны и настроены средства для централизованного управления всей торговой сетью, включая склад, бухгалтерию и маркетинг. Для реализации всех поставленных задач была внедрена система, позволяющая вести бухгалтерский и налоговый учет, учет затрат, учитывать основные средства, контролировать закупки и управление товарными потоками и складским комплексом, транспортировкой, отслеживать оптовый и розничный сбыт. Возможности программы позволяют планировать и контролировать продажи и ассортимент всех торговых точек, потому оперативно реагировать на изменения тенденций рынка. Вследствие чего, грамотно выстраивать свою маркетинговую политику по отношению к производителям и поставщикам, увеличивать объемы продаж и расширять рынки сбыта продукции. За счет широкой масштабируемости системы она может развиваться в условиях постоянно растущей торговой сети, сокращая расходы.
Результаты внедрения
Увеличилась эффективность бизнес-процессов предприятия в целом. Идет выстраивание движения складских операций. Установленное решение позволяет руководству отслеживать работу всего персонала в целом, а значит своевременно замечать неточности и реагировать на ту или иную ошибку. За счет оперативного решения задач повысилась конкурентоспособность предприятия. Увеличилось количество пользователей системы. За счет масштабируемости системы на 80%, с точки зрения IT, сократился срок открытия новой торговой точки. Прозрачность и интегрированность бизнес-процессов позволяет перед каждым сотрудником во всех подразделениях компании поставить точные качественные показатели эффективности деятельности. В дальнейшем система SAP должна решать задачи масштабирования в условиях расширения торговой сети.
Андрей Шемякин, директор IT-департамента компании «Оптима» Специалисты компании провели все работы в короткий срок. Всего год понадобился для того, чтобы запустить систему в промышленную эксплуатацию, а для внедрения подобного масштаба это совсем не большой срок. Кроме того, эта компания предоставляет комплексные услуги, что является хорошим преимуществом. Решение SAP объединило IT-инфраструктуру «Оптимы». На данном этапе пользователи осваивают работу в системе, изучают инструменты. В дальнейшем мы планируем расширить возможности внедренного решения, дополнив ее компонентами бюджетирования и учета кадров».
Справка:
Компания «Пилот» основана в 1992 году. С момента образования основным направлением деятельности компании является разработка и поставка комплексных решений и оборудования для автоматизации торговых предприятий. За годы работы компания накопила большой практический опыт, реализовав сотни крупных комплексных проектов «под ключ». Компания «Пилот» является партнером SAP.
Компания «Оптима» — розничная сеть формата drogerie, представляющая магазины самообслуживания по продаже парфюмерии, косметики, бытовой химии, товаров по уходу за собой и личной гигиены, второе направление – дистрибуция этих товаров. На сегодняшний день 60 магазинов компании работают в Удмуртии, Татарстане, Башкортостане, Перми и Пермском крае.
Компания SAP — мировой лидер среди поставщиков программных решений для управления бизнесом, предназначенных для всех типов промышленности и для любого рынка. Решения SAP для управления бизнесом помогают предприятиям во всем мире совершенствовать взаимоотношения с клиентами, расширять совместную деятельность с партнерами и повышать эффективность деятельности компаний.
