Мнение эксперта: Тимур Косенко, начальник отдела информационных систем, ООО "Рамэнка" (сеть "Рамстор").
О компании. История, текущее положение, оборот
Рамэнка – дочерняя компания турецкой компании Мигрос и была основана в 1997 году Энкой и Коч холдингом Сама Мигрос ведет историю с 1954 года и и в настоящий момент управляет более чем 700 магазинами в Турции и в 5 странах: России, Азербайджане, Казахстане, Македонии, Болгарии. На сегодняшний день крупнейшая сеть Турции с оборотом в 2005 году более 1.68 млрд $.
Рамэнка Управляет 63 магазинами Рамстор более чем в 15 городах РФ
35 в Москве и 28 в регионах
Оборот за 2005 год – $ 600 млн.
Инвестиции за 1997-2005 – $450 млн.
Объем инвестиций в 2006 – 2007 гг. – $300 млн.
Мы работаем более чем с 2200 поставщиками. Ежемесячно производится более 35 000 заказов, состоящих из более чем 850 тыс. позиций . Мы работаем во всех форматах (супер, гипер, конвиниент) и в зависимости от магазина продуктовая матрица может насчитывать от 10 000 до 100 000 позиций. В целом по компании номенклатурный перечень составляет более 250 000 позиций из которых 120 000 активные (т.е. по ним осуществлялись продажи в последние 3 месяца)
Естественно, что весь этот поток операций сопровождается огромным объемом информации, которым необходимо обмениваться с нашими контрагентами в виде конкретных документов (заказ, накладная, счет, счет фактура, акт разногласий, различные сертификаты, отчеты о продажах, об остатках, возвратные документы и др.)
У электронного обмена данными есть преимущества
Уровень использования ИТ и автоматизации внутри розничных компаний достаточно высок. Системы автоматизации операций товарного учета и ERP системы, оптимизирующие процессы принятия решений, являются необходимыми элементами любой ИС торговой компании. Следующим шагом в применении ИТ в ритейле для достижения компаниями конкурентных преимуществ и снижении издержек- внедрение систем оптимизации цепочек поставок одним из элементов которой являются системы электронного обмена данными с контрагентами. Так как информация сопровождающая всю цепочку поставок имеется в электронном виде как в ИС системах ритейлеров, так и в системах поставщиков, то вполне естественно стремление наладить обмен этой информации, сократив человеческий фактор в этом процессе. На Западе системы EDI применяются в торговле уже более 15 лет. В России этот процесс только начинается.
Что же такое EDI и как он работает?
Electronic Data Interchange (EDI) — это передача структурированных данных в виде стандартных сообщений между информационными системами с использованием электронных средств при минимальным участии человека.
Преимущества EDI – оптимизация затрат, корректность данных, оперативность
1. Снижение количества ошибок в документах за счет исключения ручного ввода
2. Экономия рабочего времени и снижение трудозатрат, таких как повторный ввод информации вручную
3. Повышение эффективности благодаря быстрой и точной передаче данных. Сокращение времени на переговоры с поставщиками и передачу документов
4. Снижение накладных расходов
5. Уменьшение количества бумажных документов
6. Повышение контроля и оптимизация бизнес-процессов
К сожалению, невозможно полностью отказаться от первичных бумажных документов, в виду несовершенства действующего закона о ЭЦП и необходимости внесения изменений в другие нормативные акты( Налоговый кодекс РФ, Федеральный закон «О бухгалтерском учете»). Но и этом вопросе наметился прогресс. На сайте Минфина появилась версия законопроекта ФЗ “Об официальном бухгалтерском учете”. Новый проект предусматривает возможность предоставления счетов-фактур в электронной форме. Обещано, что соответствующие поправки будут внесены до конца 1-го квартала2007 года
Общие принципы электронного документооборота стандарты EDI, GLN, GTIN, сообщения (EANCOM)
У торговой компании поставщиков сотни (2200 у Рамстора). А у поставщиков десятки торговых организаций. Использование собственных форматов каждой из организаций приведет к необходимости выполнения громадного количества операций преобразования данных из одного формата в другой и необходимости хранить все эти данные в системах. Для того чтобы это стало возможным необходимо стандартизовать процесс обмена информации.
Для использования систем EDI в торговле и на транспорте был разработан международный стандарт по обмену электронными данными ООН ЭДИФАКТ – UN/EDIFACT D.01B. В последствии на его основе был создан отраслевой стандарт EANCOM 2002 s3. Одним из основных принципов этого стандарта является использование уникальных идентификационных кодов (GLN,GTIN), присваиваемых международной ассоциацией GS1 (EAN International). Эти коды позволяют однозначно определить в электронных документах участников процесса обмена (от кого и куда) и конкретные товарные позиции.
В России разработкой и продвижением стандарта EANCOM занимается комитет по технологическому обеспечению некоммерческой ассоциации ECR-Rus («Эффективный отклик на запросы потребителей») , активным участником которой является наша компания. В настоящий момент уже разработаны и приняты к использованию стандартные сообщения: ЗАКАЗ, СЧЕТ (СЧЕТ-ФАКТУРА), ОТВЕТ НА ЗАКАЗ, ОТЧЕТ ОБ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ, УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ОТГРУЗКЕ, УВЕДОМЛЕНИЕ О ПРИЕМЕ и КАТАЛОГ ТОВАРОВ. Разрабатывается сообщение УВЕДОМЛЕНИЕ О ВОЗВРАТЕ.
Какие существуют подходы к реализации систем электронного обмена данными в настоящее время в российской розничной торговле.
1. Организация обмена информацией через сервис-провайдеров
Для того, чтобы воспользоваться преимуществами электронного обмена данными, можно воспользоваться услугами компаний EDI сервис-провадеров. Провайдер организует канал передачи данных с клиентом, обеспечивает интерфейс взаимодействия с информационной системой заказчика, несет ответственность за получение и доставку данных. Для получения права на оказание услуг EDI провайдеру необходимо пройти строгий отбор в технологическом комитете ECR-Rus, который оценивает не только технологическую готовность предоставлять услуги (например скорость доставки сообщений, надежность и доступеность 365 дней 24 часа в сутки , но и стоимость услуг для потребителя.
2. Построение собственных систем обмена данными
EDI – прекрасное решение для организации обмена между двумя информационными системами. Но сами информационные системы участников обмена данными должны быть готовы к нему. Внедрение EDI- это этап следеющий за внедрением ERP систем. К сожалению у нас еще не все компании внедрили у себя информационные системы автоматизации учета. Во многих компаниях особенно в регионах в лучшем случае установлен стандартный бухгалтерский пакет 1С или компьютер используется для печати заказов и отгрузочных документов, а учет ведется в Экселе. Но уже сейчас практически все компании имеют доступ в интернет, хотя невсегда и высокоскоростной. В такой ситуации альтернативой системам EDI становятся Интернет порталы, на которых поставщики через веб интерфейс имеют доступ к заказам, отчетам, справочной информации и пользоваться которыми можно даже при низкой скорости связи.
По мере взросления бизнеса поставщиков они работает все с большим количеством крупных сетей и все более очивидны становятся преимущества работы с системами EDI перед порталом и будущее конечно за ними.
Но одно не исключает другого. В Рамсторе мы используем обе технологии.
Примеры реализации в Рамсторе
История. Первые пилотные проекты, участие в ECR, запуск B2B, подключение к ECOD.
2001 – Пилотный проект автоматизированного обмена отчетами о продажах и остатках с компаний Русский Стандарт
2003 – Пилотный проект автоматизированного обмена отчетами о продажах и остатках с компаний Procter&Gamble
2004 — Проект автоматизации заказов на основании отчетов об остатках с компаний Procter&Gamble
2004 Запуск интернет портала b2b.ramstore.ru
2004 Рамэнка стала участником ассоциации ECR-Rus («Эффективный отклик на запросы потребителей»)
2006 Подключение к системе электронного обмена коммерческими документами ECOD компании Корус Консалтинг.
В настоящий момент для обмена данными о заказах через систему ECOD мы работаем с 30-ю поставщиками. В основном это крупные международные и российские компании такие как Danon, Schwarzkopf Henkel, Юнимилк, Procter&Gamble, Вимм-Билль-Данн, Dr.Oetker и др. Через ECOD ежемесячно проходит более 1300 заказов, что приближается к 10% от общего объема заказов.
Параллельно с использованием услуг внешних EDI провайдеров у нас запущен собственный b2b веб-портал. Здесь партнерами по обмену данными выступают как крупные международные и локальные компании, так и средние и небольшие компании. Сейчас их более 1600. Веб-портал не требует наличия у поставщика ИС и ориентирован на работу с человеком, не заменяя полностью его участие в процессе, а делая его более оптимальным и эффективным. Через портал обрабатывается более 30 000 заказов в месяц. Его функционал гораздо шире и помимо обмена заказами включает: уведомления о наличии возвратной продукции, электронные аукционы, систему отчетов о продажах и остатках товаров на складе, обмен справочной информацией о товарах, контактных лицах и адресах объектов, а также получение новостей. Имеется возможность выгрузки данных в электронном виде
Немного подробнее о электронных тендерах
Они позволяют менеджерам осуществлять торги с большим количеством поставщиков не вставая со своего места за компьютером. На сайте поставщики могут видеть размещенные менеджером по закупкам и открытые в настоящий момент заявки на приобритение продукции. Каждый из поставщиков выставляет свое предложение. Процедура обработки этих предложений занимает не более получаса, вместо рутинного изучения прайс-листов. По итогам торгов выбираются наилучшие предложения, при этом информацию не нужно повторно загружать в систему, т.е заказ на поставку готовится автоматически. Использование электронных аукционов позволяет понизить цены на 10-15%, увеличить кол-во обрабатываемых предложений и сократить время и прочие трудозатраты связанные с многочисленными переговорами и согласованиями условий.
Поставщики тоже получают свои выгоды от использования электронных торгов так как сама процедура закупок и выбора поставщика становится «прозрачной» и понятной.
Такой способ осуществления закупок в основном применяется для категории фрукты/ овощи, где цены меняются практически каждый день. Но возможно его применение и для других видов продукции.
Следующим шагом в для обеспечения эффективного обмена данными является использование концепции GDSN.
Глобальная сеть синхронизации данных (GDSN) – это сеть сертифицированных каталогов товаров, связанных между собой Глобальным регистром GS1. Она позволяет производителям и розничным сетям по всему миру, участвующим в цепи поставок, путем глобальной подписки и публикации синхронизировать основные данные о товарах в своих товарных справочниках, а также получать сведения о торговых партнерах
GDSN гарантирует, что данные, которыми обмениваются торговые партнеры, являются точными и отвечают универсально поддерживаемым стандартам, а также ксассифицированы единым способом.
Преимущества:
-позволяет эффективно обмениваться данными с партнерами, действующими как на локальных, так и на международных рынках
— гарантирует актуальность информации о товаре и согласованность данных между торговыми партнерами;
— обеспечивает единый способ классификации товаров торговыми партнерами через Глобальный классификатор продукции (GPC);
— обеспечивает единую точку доступа в GDSN для розничных сетей и поставщиков через выбранный ими каталог товаров;
— гарантирует однозначность данных и их соответствие стандартам.
