Компания «Лента» внедряет электронные счета-фактуры в работе с поставщиками. Переведя в электронный вид исходящие счета-фактуры, компания планирует ежемесячно экономить около 800 000 руб. В дальнейшем, когда ритейлер переведет в электронный вид входящие документы, экономия еще возрастет: в месяц специалисты сети обрабатывают около 14 000 входящих счетов-фактур.
Пилотный проект по переводу в электронный вид входящих счетов-фактур по товарам, исходящих счетов-фактур по услугам, а также актов выполненных работ был запущен летом 2011 г.
«В настоящее время в нашем проекте задействованы четыре поставщика: компании «Русьимпорт-Нева», «Метропресс», «Крафт» и «Балтика». Безусловно, мы планируем постепенное вовлечение в проект всех поставщиков, работающих с «Лентой» по EDI, а это около 80% всех поставщиков сети», — рассказывает Денис Свеженин, руководитель направления Retail службы информационных технологий компании «Лента».
Также в планах компании использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) и на других видах документов: входящие и исходящие счета-фактуры по услугам и товарам, акт сверки, уведомление о взаимозачете, уведомление о расчете премии или штрафа, реестр платежей.
Компания потратила 3 000 руб. на приобретение электронной цифровой подписи, операционные расходы на отправку и хранение документов составляют от 3 до 10 руб. за передачу одного сообщения в зависимости от провайдера. Услуги хранения провайдеры пока предлагают бесплатно, но возможно, потребуются инвестиции для организации собственного хранилища.
По словам Дениса Свеженина, благодаря переводу документов в электронный вид, вырастет скорость документооборота, уменьшится количество разногласий с поставщиками, снизятся расходы на обработку требований налоговых органов по представлению документов, помимо этого компания получит возможность оперативно проверять достоверность баланса.
Первые результаты пилотного проекта представитель розничной сети озвучит на конференции «Без бумаги к 2020 г. Электронные документы – эффективная экономика», которая пройдет 20 октября в Digital October.
