Производитель «ФрутоНяни» перевел около 85% внутреннего документооборота в электронный вид благодаря программным продуктам Directum. Компания снизила расходы на бумагу и пересылку документов, создала условия для удаленной работы, уменьшила количество рутинных задач.

Компания «ПРОГРЕСС» (бренды «ФрутоНяня», «ФрутоKids», «Малышам» и «Липецкий бювет») — лидер на рынке детского питания в России [1]. Мощности производства позволяют компании выпускать более 2 млрд единичных упаковок в год. Продукция представлена во всех регионах России и экспортируется в различные страны мира.

В компании уже много лет организован внутренний электронный документооборот (ЭДО), но прежняя система устарела и перестала удовлетворять потребностям организации в полной мере. Поэтому с 2020 года «ПРОГРЕСС» перешел на Directum RX — интеллектуальную систему управления бизнес-процессами и документами.

При переходе на новый продукт перед командой внедрения стояли задачи:

  • организовать электронный архив для удобного хранения документов;
  • перейти на внутренний и межкорпоративный ЭДО;
  • повысить скорость и прозрачность согласования и подписания документов;
  • улучшить качество сервиса для клиентов и сотрудников.

Главное, к чему стремится «ПРОГРЕСС» в части цифровизации, — быстрый доступ к актуальной и достоверной информации с минимальными трудозатратами и наибольшей эффективностью.

600 пользователей работают в едином информационном пространстве

80% поставленных задач удалось закрыть функциональностью коробочной версии системы Directum RX. Кастомизировать пришлось только функции, связанные с форматами входящих документов: их ориентацию, вид, соответствие корпоративному стилю.

Около 85% внутреннего документооборота ведется в электронном виде: доверенности, заявки на закупку, приказы, распоряжения, входящие и исходящие письма, регламенты и пр. Для каждого типа есть определенный готовый шаблон. Нужно просто заполнить карточку — документ сформируется в соответствии со стандартами компании.

Сегодня в системе работают 600 пользователей:

  • регистрируют входящие и исходящие письма;
  • подписывают соглашения и договоры;          
  • управляют кадровыми процессами;
  • проводят тендерные процедуры по внутреннему регламенту (от заявок до протокола);
  • ведут внутренний документооборот и обмен с контрагентами;
  • регистрируют и хранят финансовые документы.

Сотрудники могут использовать систему удаленно через веб-интерфейс или мобильное приложение, это позволяет оперативно согласовывать документы даже со смартфонов.

Подписание соглашений и их хранение

Система выстраивает иерархии связи документов, поэтому информацию по типу и подписанту можно просматривать в электронной карточке. Благодаря маркировке штрихкодами поиск занимает несколько секунд.

В электронном архиве документы хранятся с обеспечением юридической значимости. Электронные подписи (ЭП) гарантируют подлинность и исключают ручное визирование, как это было ранее. В Directum RX можно использовать разные виды подписей: квалифицированные и неквалифицированные. Сертификаты ЭП обновляются в системе раз в год.

«Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) стал для нас важным нововведением. Могу отметить, что во многих организациях сейчас согласование и подписание документов происходит отдельно друг от друга. Мы же используем защищенные электронные подписи, у нас есть собственный корпоративный центр регистрации. Система Directum RX хранит сертификаты подписей столько, сколько это необходимо по закону для каждого типа документа. Вообще ЮЗЭДО сейчас намного быстрее и дешевле, чем бумажное подписание. А для нас скорость принятия решения играет ключевую роль. От этого зависит результат переговоров, коммуникация с партнерами и в целом эффективность взаимодействия», — комментирует Алексей Бердин, руководитель департамента ИТ АО «ПРОГРЕСС».

Межкорпоративный документооборот в цифре

Directum RX выступает единой точкой входа для всех типовых документов. Обмен с контрагентами, согласование и подписание осуществляются прямо в системе за счет интеграции с сервисом ЭДО Контур.Диадок. Из всех файлов, попадающих через сервис обмена, автоматически извлекаются данные и заносятся в электронную карточку. Благодаря этому можно отслеживать статусы подписания и связи по одной операции.

Документы, поступающие от контрагентов, с которыми сохраняется бумажный документооборот, также согласовываются в системе.

Интеграция Directum RX с сервисом Контур.Диадок

«Около 80% документов от контрагентов автоматически загружаются в систему и уходят на согласование по настроенным маршрутам. В планах — максимально приблизится к отметке в 100% и существенно сэкономить время, бумагу и трудозатраты сотрудников», — говорит Алексей Бердин.

Результаты

  • На 30% ускорились обработка и согласование документов.
  • Уменьшилось время на поиск нужной информации.
  • Появилась полная уверенность в легитимности операций.
  • Повысилась прослеживаемость сроков выполнения задач и ответственность исполнителей.
  • Сократились расходы на пересылку и обработку бумажных документов.
  • Компания стала более экологичной с точки зрения разумного потребления бумаги и пластиковых файлов.

«Для «ПРОГРЕССа» важно не просто согласование документов, а комплексная цифровизация процессов. У нас много обязательств перед контролирующими органами, поэтому работа с документацией и передача данных для проверки должны быть четко выстроены. Мы уже устроили обработку первичных документов на 30%. В будущем планируем улучшить эти и другие показатели», — утверждает Алексей Бердин.

[1] По данным проведенного ООО «РОМИР МОНИТОРИНГ СТАНДАРТ» исследования с использованием SCIF (Shopper-Centric Information Flow) Panel, за период с июля 2019 года по декабрь 2019 года, АО «ПРОГРЕСС» в категории Детское питание имеет наибольшую аудиторию среди всех покупателей категории Детского питания за период с июля 2019 года по декабрь 2019 года, проживающих в городской России с населением свыше 10 тыс. чел.

Реклама. ООО «ДИРЕКТУМ». ИНН 1835056809. ERID Kra24Awfj

Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первыми быть в курсе главных новостей ритейла.