Кейс компании Billa о внедрении системы Диадок для обмена электронными юридически значимыми документами с поставщиками
Решение: система для обмена электронными документами Диадок
Исполнитель: СКБ Контур
Затраты: 150 000 руб. за 3 месяца
Проблема
Сеть супермаркетов Billa, состоящая из 69 торговых точек по России, сейчас ведет работу более чем с 600 поставщиками, ежемесячно формируя и отправляя в их адрес большое количество документов, подтверждающих операции.
Например, только по премиям и по возврату товара сеть каждый месяц создает 51 000 документов (127 400 листов бумаги), среди которых около 20 000 только счетов-фактур. На это тратится более 120 000 рублей – на расходные материалы и почтовые пересылки. Большая часть документов хранится в архивах ритейлера и занимает много места.
Кроме того, каждый документ от момента его создания до момента получения поставщиком в течение месяца проходит одну и ту же процедуру — его печатают, подписывают, на нем ставят печать, затем отправляют на почту.
Длительный срок подготовки и отправки документов вызывает недовольство поставщиков и затрудняет взаимодействие. Например, ретейлер начисляет премии, отправляет документ, подтверждающий это. Поставщик получает документы только через месяц и в случае несогласия с новыми условиями сообщает об этом в розничную сеть. Но это происходит с запозданием.
Поэтому, чтобы избавиться от огромного количества бумажных документов и счетов-фактур, сделать их круговорот в цепочке «ритейлер-поставщик» оперативным и контролируемым, компания Billa решила перейти на электронные версии документов.
Решение
Первой попыткой перевести документооборот хотя бы частично в электронный вид стала настройка системы SAP, которой пользуется Billa, на отправку всем поставщикам электронных писем с извещением о создании счета-фактуры и начислениях. Это позволяло каким-то образом выстроить цепочку по оперативному информированию поставщиков, но не избавляло от большого объема бумажной работы – документ по-прежнему необходимо было распечатывать и отправлять почтой.
Billa стала искать новые пути решения. В результате в мае 2011 года с компанией СКБ Контур была достигнута договоренность о реализации пилотного проекта по обмену электронными документами с поставщиками своей розничной сети. Система обмена электронными документами Диадок, разработчиком которой является СКБ Контур, идеально подходила для решения проблем ритейлера, связанных с большим объемом и медлительностью документооборота.
Электронные документы, переданные через такую систему, вместо обычной печати и ручной подписи подписываются электронной подписью. Такие цифровые документы обладают юридической силой – их не нужно дублировать на бумаге и высылать почтой.
Начать процесс перехода на электронные документы было решено с документов по премиям и возвратам.
Результат
Так как Billa работает с австрийской системой, то на начальном этапе возникли сложности со стандартизацией загрузки сформированных документов в систему Диадок. СКБ Контур решил проблему при помощи специально созданного приложения, которое организовывает массовую автоматическую рассылку документов по поставщикам. Оно позволяет без лишних затрат времени и усилий перевести файл со счетом-фактурой в электронный вид и отправить поставщику.
Все затраты по отправке документов розничная сеть Billa взяла на себя. От поставщиков требуется только подключение к системе. За три месяца внедрения системы электронного документооборота и его тестовой работы Billa потратила средства, сравнимые с ежемесячными прямыми расходами компании на бумагу, коробки и т. д. (120 000 руб.). Вложенные в проект средства были потрачены собственно на разработку решения и на оплату пересылки документов через систему Диадок.
«Новшества всегда вызывают опасения. Многие думают, что еще нет практики по электронным документам, подписанным ЭЦП, что с аудиторами и налоговыми инспекторами будет слишком много проблем. Во-первых, практика есть! Сейчас практически не существует компаний, которые носят бумажные платежные поручения в банк. Все высылают платежки из офиса, подписывая их ЭЦП. Были ли у кого-нибудь из-за этого проблемы с аудиторами или налоговой инспекцией? Нет. Также и с другими документами, компании могут обмениваться ими в электронном виде, тем самым упрощая себе работу и повышая производительность труда. Благодаря высокому проникновению Интернета и наличию компьютеров в каждом офисе это становится реальностью», – комментирует Александр Грибановский, исполняющий обязанности главного бухгалтера розничной сети Billa.
* На правах рекламы
