Retailer.RU традиционно обращается к читателям с пробой присылать свои материалы по теме обзора. В этом обзоре мы публикуем выдержки из письма Владислава Горлова, финансового директора холдинговой компании "Экспромт", который рассказывает о том, к чему могут привести ошибки в штрих-кодировании и как их избежать.
From: Vladislav Gorlow [mailto:gorlowv@mail.ru]
Sent: Friday, March 02, 2007 9:12 AM
To: alla.malova@retailer.ru
Subject: Штрихкодирование в розничном магазине
Здравствуйте!
Предлагаю для Вашего обзора свой доклад по штрихкодированию в розничной торговле, проведенный в рамках проекта "Суперрозница".
Практикам известно немало проблем, связанных с применением штрих-кодирования.
Первый вопрос, с которым сталкиваются директора магазинов, решивших внедрить систему штрих-кодов, – это вопрос использования штрих-кодов изготовителей. Мировая практика давно и надежно внедрила эту систему не только в магазинах, но и на производствах. Система облегчает процесс учета единиц товара и другой продукции. Потому мы, покупатели, сегодня замечаем полоски штрих-кодов практически на всех товарах. Многие продавцы внедряют систему, основанную на использовании оригинальных штрих-кодов производителей. Но, как и ширина рельсов в Европе, стандарты у всех свои. И если предприятие осуществляет продажу импортных товаров, на которых имеются разные системы штрих-кодов, использует свою собственную систему.
Потому возникает второй вопрос – это либо обработка товара по наклеиванию собственных этикеток со штрих-кодом либо заведение кодов производителей в карточки товара. Первая задача решается быстро на этапе создания кодов в карточке товара при его заведении в систему учета через автоматизацию механизма.
А вот далее встает проблема при наклейке этикетки на товар. Она должна быть наклеена, прикреплена таким образом, чтобы не потеряться в момент транспортировки и хранения товара. Не должна перекрывать оригинальное название товара. И для облегчения поиска этикеток, соответствующих товару и наоборот, целесообразно включать в состав этикетки кроме самого штрих-кода еще и полное наименование товара. При этом, обычно, в номер штрих-кода закладывается внутренний код системы учета этого товара. То есть по комбинации цифр в номере штрих-кода облегчается поиск товара в справочниках номенклатуры системы учета компании. К тому же некоторые этикетки с нанесенным штрих-кодом могут быть испорчены: помяты, испачканы, оторваны. Потому целесообразно кроме самого штриха иметь номер кода, внутренний номер кода и полное наименование товара на этикетке товара.
Второй случай – когда используются коды производителей.
В этом случае возникает вопрос, как занести номер кода. Любой код имеет цифровое значение. То есть занесение кода возможно как в автоматическом варианте – непосредственно считыванием кода с этикетки сканером системы, либо ручное – занесение оператором цифрового значения в соответствующее поле. И в том, и в другом случае налицо так называемый «человеческий» фактор. Потому сотрудник должен иметь соответствующие навыки и быть достаточно ответственным за выполняемую работу. Контроль соответствия кода в карточке товара коду, имеющемуся на товаре, возлагается на работников, проводящих выборочные и сплошные инвентаризации.
Однако, несмотря на всю красоту перспективы автоматизации, считывание автоматом штрих-кода происходит только с подачи человека: работника кассы, продавца и кладовщика. На сегодня многие сканеры имею защиту от «двойного считывания», то есть считывания одного кода дважды. Но, тем не менее, существуют широкополосные лазерные сканеры, считывающие код на расстоянии 50 см и более. При продаже мелких изделий небрежные продавцы могут допускать ошибку – будет считываться код не того товара, который продается, а находящегося по соседству на полке или столе продавца. Это необходимо иметь в виду при выборе инструментов и их расположении на рабочем месте. И важно включить пункт по правилам использования сканера штрих-кода продавцом на его рабочем месте.
Пересортица при штрих-кодировании
Несмотря на то, что система штрих-кодов по своей направленности уже является автоматизацией процесса учета, тем не менее участие человека в процессе использования этой системы достаточно велико. И потому человеческий фактор «играет свою роль» в жизни этой системы, приводя к «болезням». Одно из таких «заболеваний» это пересортица товара.
При использовании своих кодов или кодов изготовителя случаются ошибки, когда наименование, цвет, размер и другие признаки не полностью соответствуют той информации, что несет в себе штрихкод, нанесенный упаковку или этикетку товара.
Такая пересортица обнаруживается либо при проведении инвентаризаций, либо, что гораздо хуже, при возникновении «непреходящих чеков». То есть, когда распознается код товара, отсутствующего в магазине.
И в том, и в другом случае необходимо провести выборочную инвентаризацию по товарам с данным кодом и данного вида. При этом надо отследить движение товара по документам. Скорее всего, если ошибка была не преднамеренной, товар, по которому будет отмечаться недостача, обнаружится.
Хуже, когда это обнаруживается на месте кассира-операциониста, производящего оформление покупки и выписку счета покупателю. В таком случае в счет покупателя будет записан товар, отличающийся от фактически проданного. Если покупатель заметит это сразу, краснеть придется не только кассиру, продавцу, но и администратору магазина. Однако, если такая ошибка останется незамеченной, то покупатель вряд ли сможет вернуть товар в течение двух недель, что отводятся Законом «О защите прав потребителей» для обмена на другую модель. Потому что документы будут расходиться с фактами. И случится самое ужасное: покупатель с этого момента станет клиентом вашего конкурента.
Поэтому такая малая и незаметная с первого взгляда ошибка, как несоответствие штрих-кода товару, на котором он наклеен, может иметь достаточно серьезные последствия. Метод борьбы с такой ошибкой только один: постоянная профилактика пересортицы.
Профилактика пересортицы по штрих-кодам заключается в сверке соответствия кода на ярлыке товара самому товару, то есть его наименованию, цвету, размеру и единице измерения. Как правило, такие сверки устраивают при проведении выборочных или полных инвентаризаций групп товаров или мест хранения товаров.
Однако профилактика пересортицы должна проводится не только в моменты инвентаризаций. Если коды используются при перемещении товаров, то материально ответственные лица должны выборочно сверять товар по наименованию, размеру, цвету и единице измерения с номенклатурными позициями накладных. Кроме того, продавцы, развешивающие ценники на товары, должны проверить соответствие кода на ценнике коду на этикетке и (или) упаковке товара, а также соответствие наименования, размера, цвета и единицы измерения. В высокопрофессиональных коллективах сотрудники постоянно поддерживают эстетичный вид товара, поправляя как сам товар на витрине, вешалке и пр., так и висящие ярлыки, этикетки и ценники. Сверка соответствия содержания ценника этикетке, а так же совпадение штрих-кодов на различных ярлыках товара является в данном случае совершенно нелишним делом.
Совмещение различных единиц измерения
Система штрих-кодов позволяет успешно решать проблемы по учету разных единиц измерения товара. Например, компания занимается продажей кафельных плиток. Эти плитки поступают палетами. Продаются в розницу квадратными метрами, коробками и штуками. Для идентификации каждой единицы товара в компании вводится оригинальный штрих-код. При приеме товара сначала маркируются все палеты. Не слишком долгое занятие – наклеить этикетки со штрих-кодом на каждую паллету, позволяет в дальнейшем ускорить операции с палетами. Ведь для фиксации движения (получения, перемещения или выдачи) достаточно считать сканером штрих-код паллеты, чтобы идентифицировать количество товара, подвергшегося движению. После разгрузки товара и размещения его на складе, выдача в торговый зал осуществляется коробками. Поэтому каждая коробка должна быть промаркирована кодом для коробок. У продавца- консультанта имеется каталог по образцам плиток. И, обслуживая клиента, он может сформировать счет, используя штрих-код единицы или квадратного метра плитки в каталоге товара.
В свою очередь, ревизор или товарный бухгалтер, проводя инвентаризацию остатков товаров, использует коды коробок по не распакованным коробкам и коды единиц по распакованным плиткам. Механизм пересчета единиц должен быть заложен в системе учета предприятия. И в любой момент работник, имеющий доступ к информации, должен иметь данные об остатках товара, как в штуках, так и в паллетах, коробках, метрах и проч.
Другой пример – из опыта фирмы, занимающейся продажей альпинистского снаряжения, в том числе, веревок. Товар, веревка в бухтах, приходит от поставщика с оригинальным кодом. Но поставщик отпускает товар либо в штуках бухт, либо в килограммах. Продажа товаров покупателю, конечно же, осуществляется в погонных метрах. Таким образом, для учета получения товара, используется один штрих-код, соответствующий единице измерения в товарно-транспортных накладных поставщика. Перемещения товара со склада в торговый зал используется другой штрих-код, согласно тем измерениям, в которых он передается в розничную сеть. И, наконец, продавцы используют штрих-код, означающий погонный метр веревки. Он же указан на ценниках товара и в каталогах кодов у кассиров- операционистов.
Инвентаризация и человеческий фактор
Проведение инвентаризации в месте хранения товара – процесс достаточно длительный и трудоемкий. Составление и заполнение инвентаризационных описей товаров, дальнейшее их сведение в сличительные ведомости и составление на их основе актов по расхождению остатков проходит достаточно долго и требует немалых людских ресурсов. Закрываются на достаточное количество времени помещения хранения товара, блокируются движения товаров до выяснения результатов инвентаризации. Отвлекаются от текущей работы бухгалтеры и материально ответственные лица. При этом допускается немало ошибок как при составлении описи, пересчете товара, внесении данных, так и при сведении полученных результатов. Несмотря на то, что процесс контролируется старшим по проведению инвентаризации, застраховаться от человеческого фактора не возможно, будь то ошибки по невниманию, незнанию, халатности или преднамеренный сговор. Именно это и называется человеческим фактором. Избежать действия человеческого фактора, можно только снизив его роль. То есть через автоматизацию процесса.
Автоматизация инвентаризации складских остатков возможна при применении системы штрих-кодов на предприятии. В этом случае технология проведения инвентаризации значительно меняется. Перед инвентаризацией составляется электронная ведомость остатков товара в месте его хранения. После этого, проверяющий и проверяемый с переносным сканером просчитывают все остатки товара на складе. Они считывают сканером штрих-код каждой позиции, конечно, если эти позиции не являются рыболовными крючками. Потому что мелкие позиции дешевых товаров эффективнее пересчитывать вручную. После обработки таким образом места хранения товара, можно открывать его для дальнейшего движения. А данные переносного сканера тем временем вносятся в базу данных, где автоматически происходит сопоставление книжных остатков фактическим. И формируется акт по несинхронным позициям, то есть выявляется недостача и излишки товара. Таким образом, время, затрачиваемое на проведение инвентаризации с использованием инструментов штрих-кодов, сокращается в несколько раз по сравнением с обычной инвентаризацией. При этом требуется гораздо меньшее количество персонала, занятого проведением инвентаризации. И самое главное то, что при сокращении времени инвентаризации сокращается и количество ошибок, допускаемых инвентаризующими работниками.
Тем не менее, следует обратить внимание, что при проведении инвентаризаций надо предварительно или параллельно провести сверку соответствия штрих-кодов на этикетках товаров самим товарам, на которых прикреплены эти этикетки. Рассмотренный выше вопрос по пересортице товара должен быть в обязательном порядке проконтролирован при проведении инвентаризации, что сведет ошибки проверяющих к нулю. В противном случае, достоверность результатов инвентаризации может вызвать большие сомнения.
Расширение области применения системы штрих-кодирования в управлении предприятием
Использование системы штрих-кодов позволяет автоматизировать не только место кладовщика или кассира-операциониста. Инструменты системы обеспечивают создание счетов на товар (чеков, накладных) для покупателей непосредственно продавцами на местах хранения товара, что позволяет учесть все пожелания клиента и наиболее полно удовлетворить его запросы, минимизируя при этом время на его обслуживание. Созданный таким образом документ автоматически поступит в кассу, где клиенту необходимо будет его оплатить, и в службу упаковки и (или) доставки, где приготовят, упакуют и (или) доставят этот товар клиенту.
Однако современный мир уже переполнен штрих-кодами различного назначения. Не только товар, который мы покупаем, маркирован этими метками. К нам приходят письма с этикеткой штрих-кода, эти палочки поселились в паспортах некоторых государств, на страховых свидетельствах. Штрих-коды используют на беджах участников различных конференций, работников банков и пр. для идентификации личности. То есть области применения штрих-кодов гораздо шире, нежели товарные этикетки.
Кроме того, штрихкод используется при идентификации личных продаж продавцами-консультантами. Для этого каждый из них наклеивает собственный ярлык на ценник продаваемого покупателю товара. И кассир, занося информацию о товаре при формировании чека, заносит информацию о продавце с помощью сканера, считывая штрих-код продавца. Данная система позволяет идентифицировать продажи товаров отдельным продавцом-консультантом, определить объемы его личных продаж за отчетный период. При этом не нарушается принцип сокращения временных издержек при обслуживании клиента.
Справка:
Владислав Горлов с мая 2004 года работает финансовым директором холдинговой компании "Экспромт" (розничная продовольственная и непродовольственная торговля, бытовые услуги , производство инфракрасных кабин, научно-производственная деятельность в области медицины и косметологии).
С 2001 по 2004 гг. работал финансовым директором компании "АльпИндустрия" (оптово-розничная торговля товарами активного отдыха, туристическая деятельность). Имеет опыт работы главного бухгалтера и налогового эксперта.
