Как снизить риски внедрения ERP-системы, быстро ли окупаются инвестиции в проект, на что нужно обращать внимание еще во время планирования проекта? Об этом и многом другом Rm рассказал Тихон Смыков, генеральный директор Inventive Retail Group.
— В компании проходит процесс внедрения ERP-системы, в то время как многие другие участники рынка все еще используют отдельные для каждого направления бизнеса системы управления. Какова экономическая целесообразность проекта?
— До внедрения ERP-системы у нас было все, как это модно сегодня говорить, «доморщенное». Все процессы работали и продолжают работать на базе системы 1С, которая настраивалась еще десять лет назад для оптового бизнеса, затем приспосабливалась для розницы и за эти годы многократно переписывалась. Операционную и управленческую отчетность получали по каждому направлению отдельно. С ростом наших сетей возникла потребность в налаживании единой современной системы управления предприятием.
Прежде всего, мы думали об улучшении показателей двух групп: о сокращении out-of-stock (отсутствие в торговой точке необходимого для продажи товара) и, следовательно, повышении продаж и маржи путем более оптимального управления запасами каждой торговой точки. Кроме этого, при росте количества магазинов становилось все сложнее управлять ассортиментной матрицей.
Ожидаемый эффект от внедрения в цифрах я бы не хотел называть, но могу сказать, что при достижении поставленных целей проект должен окупиться за несколько месяцев. Это очень короткий срок для инвестиций в проект такого масштаба. Отмечу, что систему мы внедряем только для российских магазинов.
— Как проходил подготовительный этап внедрения системы управления?
— До внедрения ERP-системы мы долго работали над реинжинирингом существующих коммерческих бизнес-процессов. Это было первой частью нашей совместной работы с консультантом, которого мы привлекли на проект. Второй стала техническая составляющая проекта — внедрение самой информационной системы.
Кроме этого, весь наш проект разбит на этапы. На наш взгляд, это позволяет избежать многих рисков и ошибок, которые могут возникнуть, если идти методом «большого взрыва», когда все составляющие системы готовятся и запускаются одновременно. Поэтапный процесс позволяет экспериментировать, хо-тя, конечно, такой подход требует больше времени и трудозатрат. Так как у нас несколько направлений деятельности, мы можем себе позволить поэкспериментировать, например, на этапе заказов и управления заказами в небольших сетях.
Кроме этого, мы не пошли по пути использования пакетного решения. Наши специалисты уже проходили через такие проекты, но это, на наш взгляд, не совсем актуально для розничного бизнеса. Здесь нужен индивидуальный подход, тем более что мы развиваем разные по специализации сети.
— Расскажите, пожалуйста, более подробно об этапах внедрения ERP-системы.
— Сейчас мы находимся на этапе запуска товародвижения в SAP (запланирован на июль 2013 г.). Сделана техническая настройка процессов. Это третий и самый трудозатратный этап, так как, по сути, это ядро всех бизнес-процессов компании. Если его тронуть, это почувствует вся компания, начиная от розницы, заканчивая даже маркетингом, например в плане учета материалов.
С какого функционала начинать? Это зависит от того, какие цели преследует та или иная компания. Мы решили начинать автоматизацию с процессов, на которых можем либо больше заработать, либо минимизировать затраты. Анализ показал, что это коммерческие бизнес-процессы. В работе с ними мы выделили пять основных этапов: управление ассортиментом и категорийный менеджмент, заказ поставщика и распределение по магазинам, товародвижение, автораспределение и автозаказ товара, ценообразование.
Первый этап мы запустили в марте текущего года, но это не означает, что мы больше над ним не работаем. Неизбежно «просаживается» то одно, то другое. Это нормально, так как это только первый элемент всей системы, для полного формирования которой всегда возникает потребность в доработке функционала.
Почему решили начать с категорийного менеджмента и уп-равления ассортиментом? Мы просто начали с тех процессов, которых раньше у нас не было. Мы систематизировали цикл управления ассортиментом и перенесли его в информационную систему.
Самым трудоемким стал процесс формирования товарного классификатора. Казалось бы, что тут сложного? «Забил» в справочник товар — и дело в шляпе. Но на практике возникает очень много вопросов: как классифицировать товар, чтобы потом можно было удобно пользоваться классификатором, как составить наименование. Наименование определяет многое: как товар будет представлен, как его будут искать в том же классификаторе сотрудники розничного направления, как товар будет печататься на ценнике.
Принцип такого рода проектов, на самом деле, прост: прежде всего необходимо уделять внимание глубоким потребностям бизнеса, а не технической составляющей. Тогда все получится. Если взять в качестве примера тот же классификатор товаров, то необходимо задаться простым вопросом: каким должен быть классификатор, чтобы на нем можно было бы заработать больше денег? Сам классификатор не позволит заработать больше денег. На выручке скажется правильное планирование ассортимента, которое будет уже технически воплощено в классификаторе. Мы увидели позитивные изменения в выручке уже на первом этапе проекта, хотя, казалось бы, вся система еще не запущена.
— С какими особенностями вы столкнулись на втором этапе внедрения ERP-системы?
— Второй этап оказался для нас достаточно простым. У нас же нет сложной логистики — только два распределительных центра в Москве. Мы взяли полностью ту модель, которую предложил SAP. Она помогла упорядочить цены, условия договоров и другие детали взаимодействия с поставщиками.
— Сколько сотрудников в компании занимаются вопросами внедрения ERP-системы?
— Наш IT-отдел довольно компактный. В нем работают всего 11 человек. Но, конечно, время от времени мы задействуем также категорийных менеджеров и специалистов отдела логистики, для которых в основном и внедряется система.
— Планируете ли еще какие-либо IT-проекты в текущем году?
— Во втором полугодии планируем внедрить CRM-систему. Сейчас активно занимаемся структурированием нашего взаимодействия с покупателями и сервисной политикой. Вообще, планов много. Продолжаем открывать магазины. В этом году нас ждет не меньше 50 открытий по всем брендам. В основном это будут магазины Samsung и Lego.
*На правах рекламы
