Сегодня гипермаркет работает через систему электронного заказа EDI.Контур со 154 из 193 поставщиков. До конца 2016 года "Гипербола" намерена перевести в электронный вид взаимоотношения с 95% поставщиков.
Предпосылки
"Гипербола" — это уникальный для Урала проект. Сегодня он включает два крупных продуктовых гипермаркета в Екатеринбурге, при создании которых учтен лучший мировой опыт ритейла. У "Гиперболы" 193 поставщика. Документы гипермакета формируются в товароучетной системе Gestori. До внедрения EDI "Гипербола" использовала автозаказ. Он базировался на фиксированном перечне товаров, сформированном на основе номенклатуры Gestori. При необходимости категорийный менеджер менял количество товара в заказе, и эта информация отправлялась поставщику. Стороны согласовывали номенклатуру, цены и количество. Четкой системы при этом не было. Времени уходило много, на приемке товара неизбежно появлялись расхождения, документооборот увеличивался, так как документы приходилось переделывать. Чтобы решить эти проблемы, в конце 2014 года было принято решение о переходе на электронный заказ EDI.
Задачи
С помощью EDI "Гипербола" планировала:
- выстроить четкий бизнес-процесс заказа: с момента его отправки до приемки товара и формирования закрывающих документов;
- обеспечить согласованные действия всех участников процесса заказа и приемки товара;
- сократить и упростить приемку товара;
- контролировать заказ и поставку на каждом этапе.
Дмитрий Рогулькин, руководитель отдела информационных технологий торговой сети "Гипербола": "Выбирая провайдера, мы в первую очередь оценивали опыт: число и уровень реально запущенных и работающих решений документооборота. Также для нас было важно, сколько в целом поставщиков успешно работают через данного провайдера. Выбор почти сразу пал на СКБ Контур. Он соответствовал нашим требованиям, у нас уже был положительный опыт взаимодействия на примере системы электронной отчетности Контур.Экстерн. Центральный офис СКБ Контур, как и наш, расположен в Екатеринбурге, это ускоряет и облегчает контакты наших IT-специалистов с разработчиками СКБ Контур".
Решение
Главная техническая часть проекта была реализована за три месяца. Большую часть этого времени IT-специалисты "Гиперболы" дорабатывали и тестировали терминалы сбора данных. Нужно было научить их и Gestori работать с заказами в новом формате.
Дмитрий Рогулькин: "При EDI поставка принимается по черновику товарной накладной. А раньше мы принимали товар по заказу. Нужно было доработать и настроить наше программное обеспечение. В частности, мы научили Gestori формировать заказ по новому принципу и обмениваться информацией с поставщиком через провайдера. И мы доработали программное обеспечение терминалов сбора данных, чтобы они работали с новым типом заказов, подтвержденных поставщиком".
Полное техническое внедрение EDI.Контур в документооборот "Гиперболы" заняло полгода. Сейчас гипермаркет использует цепочку ORDERS-ORDRSP-DESADV-RECADV — [INVOIC] ЭСФ+ЭТОРГ12.
Категорийный менеджер отправляет поставщику заказ напрямую из Gestori, в которую загружены цены по договору поставки. Поставщик получает заказ, подтверждает или корректирует его и отправляет категорийному менеджеру "Гиперболы", чтобы он подтвердил. Весь обмен информацией происходит через товароучетные системы поставщика и сети, поэтому расхождения в номенклатуре, пропуски информации или ошибки сводятся практически к нулю.
Пилот
В пилотном проекте "Гиперболы" участвовали Хладокомбинат № 3, ТД "Сыробогатов", ООО "Прометей" и Уктусский молочный завод. С этими поставщиками, которые находятся в одном регионе с гипермаркетом, было удобно тестировать EDI.
Во время пилота сеть столкнулась с проблемами при отправке заказа по EDI и при получении подтверждения от поставщика. Чтобы их решить, пришлось исправлять алгоритм обработки EDI-сообщений в Gestori.
Также в этот период наглядно проявились ошибки, связанные с человеческим фактором на стороне поставщиков: нарушался регламент обмена, возникали сбои и т. д. Чтобы избежать этого, "Гипербола" внесла в договор дополнительный пункт о штрафных санкциях для поставщиков.
Дмитрий Рогулькин: "Большинство крупных и средних поставщиков приветствовали новый формат взаимодействия. С EDI им самим проще согласовывать заказы и отгружать товар. Но некоторые отреагировали негативно. Думаю, во многом это связано с тем, что автоматизация процессов повышает уровень ответственности сторон. Человеческим фактором уже не оправдаешься. Кроме того, мы заключили с поставщиками дополнительное соглашение о штрафных санкциях на случай, если поставка не соответствует заказу. Команда СКБ Контур плотно работала с поставщиками, поэтому их сотрудники довольно быстро научились работать с системой, не провоцировать сбои и соблюдать регламент".
После завершения пилота в течение 1,5 месяцев было подключено сразу около 70 поставщиков. Сейчас их число уже достигло 154.
Результаты
С помощью системы EDI.Контур "Гипербола" решила все задачи, которые поставила на старте проекта:
- Товар принимается быстро за счет того, что расхождения почти исчезли. Если раньше акты расхождений по причинам "отсутствует в заказе", "отсутствует в товароучетной системе", "недовоз" или "излишки" составляли 50 % все актов расхождений, то теперь причины "отсутствует в заказе" и "отсутствует в товароучетной системе" сократились до нуля. Число актов расхождений из-за "недовоза" и "излишков" сократилось более чем в три раза.
Дмитрий Рогулькин: "Надо понимать, что EDI — не средство от всех болезней, оно не избавит от спорных моментов, связанных с браком, боем или потерей товарного вида на этапе приемки. Также надо понимать, что даже после всех согласований не исключено, что грузчик на складе поставщика банально может что-то перепутать. Но расхождения после внедрения EDI сокращаются очень значительно, прежде всего за счет того, что поставщик и заказчик при согласовании поставки говорят на одном языке. Если можно так выразиться, на формализованном языке обмена EDI-сообщениями".
- Нагрузка на штат приемщиков и операторов снижена, персонал переориентирован на другие задачи.
- В разы сократилось время, которое затрачивает бухгалтерия на сверку первичных документов с поставщиками.
Сейчас "Гипебола" завершает цепочку — внедряет электронные счета-фактуры и ТОРГ-12 — с теми поставщиками, которые уже четко и без сбоев работают с ней через EDI. Параллельно идет привлечение оставшихся поставщиков к работе через EDI.
*На правах рекламы
