Компания Xerox известна как производитель и поставщик одноименной техники. И далеко не все знают, что Xerox — один из мировых лидеров в области аутсорсинга бизнес-процессов, в том числе в сфере финансов и бухгалтерского учета (F&A). О том, как это направление бизнеса представлено в России, Retailer.RU рассказал Валерий Кузьмич, руководитель отдела маркетинга и стратегических программ российского подразделения корпорации Xerox.
— Валерий, F&A-аутсорсинг — это очень широкое поле. Честно говоря, Xerox совсем не ассоциируется с услугами по ведению бухгалтерского учета…
— Для того чтобы разрушить стереотипы, требуется время. Между тем, оказанием услуг в сфере финансов и бухгалтерского учета по всему миру заняты более 7 000 сотрудников корпорации. И спектр таких услуг действительно широк — от расчета заработной платы до управления взаиморасчетами с поставщиками.
Должен сразу оговориться, что в России мы начали развивать это направление относительно недавно, поэтому пока стараемся не уходить слишком далеко от наших ключевых компетенций и фокусируемся на аутсорсинге тех бизнес-процессов, в которых документы играют первостепенную роль. В качестве примера приведу услуги по обработке первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур.
— Если речь идет о сканировании документов, распознавании и извлечении данных, то в чем ваше преимущество или ноу-хау в сравнении с другими поставщиками таких технологий?
— Это как раз один из стереотипов. Сканирование и распознавание документов — это не есть наша услуга, это лишь способ автоматизации относительно небольшой части сложного и трудоемкого процесса. Раз уж мы заговорили о технологиях, то, в отличие от большинства игроков рынка ИТ, мы сами являемся пользователями, причем достаточно продвинутыми и требовательными. Мы создаем решения в области обработки документов, исходя из специфики задач наших клиентов, и сами используем их ежедневно в своей работе. Внедрение технологий не самоцель. Наша задача — построить максимально эффективный, с точки зрения производительности и затрат, процесс. Поэтому мы подходим к выбору и использованию технологий очень прагматично, то есть, прежде чем начать работу, всегда оцениваем экономический эффект.
— Все же давайте вернемся непосредственно к услугам. Могли бы вы в нескольких словах рассказать, в чем заключаются услуги Xerox "по обработке первичных бухгалтерских документов"?
— Если мы говорим о ритейле, то мы помогаем крупным компаниям в обеспечении взаиморасчетов с многочисленными контрагентами. Прежде чем произвести оплату поступившего счета, бухгалтер должен быть уверен в том, что оплачиваемый товар был действительно заказан, его количество соответствует тому, что было принято магазином, выставленная сумма соответствует ранее согласованной цене. Кроме того, нужно убедиться, что все документы, относящиеся к данной поставке, оформлены в соответствии с правилами регулятора и данные в них непротиворечивы. Этот процесс критичен для любого ритейлера — не только потому, что речь идет об управлении большими денежными потоками, обеспечении порядка в налоговой отчетности, поддержании партнерских взаимоотношений с поставщиками. Для обработки сотен тысяч и даже миллионов документов, которые поступают ежемесячно от нескольких тысяч контрагентов, требуются значительные ресурсы.
Мы выполняем ту рутинную работу, которую обычно выполняют многочисленные бухгалтеры наших клиентов: мы принимаем счета-фактуры, накладные и другие документы, поступающие от поставщиков, сортируем и проверяем их комплектность и правильность оформления; мы проверяем данные, сверяем их с информацией в ERP-системе о заказах и приемке товаров, после чего формируем данные для проводок, конвертируя их в формат ERP-системы клиента. Мы также проводим расследование в тех случаях, когда находим ошибки и несоответствия, информируем соответствующие подразделения клиента (магазины), связываемся с контрагентами.
Как видите, в нескольких словах не получилось. На практике все еще сложнее, если учитывать вариативность самих документов, особенности и требования каждого клиента.
— Что же должно мотивировать финансового директора компании прибегнуть к услугам Xerox?
— Вообще говоря, есть стандартный набор таких факторов, которые предопределяют решение о передаче какого-либо процесса на аутсорсинг, первый из них — это нежелание заниматься этим самим, инвестируя в ресурсы и инфраструктуру, которые напрямую не связаны с получением компанией прибыли.
Одним из главных результатов нашей работы является создание прозрачного и контролируемого процесса, что позволяет снизить риски, связанные с неправильным исчислением налогов, а также уменьшить потери, возникающие во взаиморасчетах с поставщиками. Кроме этого, трансформируя существующий процесс, мы помогаем наладить учет всех поступающих документов и их контроль на всех этапах обработки, свести к минимуму количество ошибок, сократить время обработки, обеспечить быстрый доступ к электронным образам документов, реализовать другие сервисы, которые делают работу бухгалтеров более продуктивной и комфортной.
— Многие компании, в том числе и в России, пошли по пути создания Общих центров обслуживания, что подразумевает и централизацию обработки accounts payable. Что дает вам уверенность утверждать, что вы сделаете это лучше, быстрее и дешевле?
— Наука говорит, что "лучше" и "быстрее" обычно стоит денег (улыбается). А если серьезно: за нашими плечами — не только экспертиза, накопленная корпорацией по всему миру, но и опыт успешной реализации таких проектов здесь, в России. Среди наших клиентов такие крупные компании, как X5 Retail Group и "Седьмой Континент". Есть несколько проектов в стадии проработки, не только в ритейле, но и в других отраслях. Интересный факт, что в случае с X5 мы со своей услугой интегрированы в структуру и процессы их Центра обслуживания.
Вместе с тем мы допускаем, что существуют компании, которые приблизили данный процесс к совершенству. А потому мы не можем с ходу гарантировать потенциальному клиенту, что партнерство с нами обернется для него, скажем, экономией или улучшением качества процесса. Для этого нам самим нужно четко представлять, за счет чего в каждом конкретном случае мы обеспечим ту или иную составляющую оптимизации. Именно поэтому любой проект начинается с аудита текущих процессов клиента. Его результаты не только являются основой для подготовки нашего предложения, но и помогают клиенту более четко сформулировать свои ожидания и критерии оценки работы нас, как провайдера услуги.
— Можете привести примеры, за счет чего удается, например, сократить количество ошибок?
— Есть несколько разных подходов. Один состоит в том, чтобы найти те места в процессе, где возможны ошибки, и придумать, как исключить возможность их появления. Например, оператор не может забыть выполнить какую-то операцию, потому что система не позволит ему перейти к следующей. Второй подход — ввести проверки, которые помогают выявлять допущенные ошибки. Например, проверка названий товарных позиций на соответствие номенклатурным справочникам, которая осуществляется автоматически и не отнимает времени. И тот и другой подходы, как правило, реализуются за счет сочетания технологических решений и организационных мер.
— "Легализация" электронных счетов-фактур ускорила процесс перехода ритейлеров и их поставщиков на безбумажный документооборот. Каким образом это сказывается на вашем бизнесе?
— Мы видим свою миссию в упрощении ведения бизнеса нашими клиентами. Поэтому появление электронных счетов-фактур мы считаем позитивным моментом. Наша цель — не противодействовать, а способствовать этому процессу.
Переход на электронный документооборот во взаимоотношениях с поставщиками начался не сегодня и не вчера и займет еще не один год. Этот процесс не бесплатный: для небольших компаний стоимость входа может оказаться неподъемной с точки зрения необходимых инвестиций и ресурсов. Кроме того, помимо счетов-фактур, остается много других бумажных документов, сопровождающих поставку, а существование двух параллельных процессов, электронного и бумажного, может в каких-то аспектах даже усложнить жизнь компании. Поэтому мы по-прежнему видим много возможностей для применения наших компетенций, развития нашего предложения в области аутсорсинга бизнес-процессов.
— Есть ли у компании планы уйти в электронные сервисы? Например, стать оператором EDI или удостоверяющим центром?
— Думаю, у тех, кто следит за развитием бизнеса корпорации Xerox, которая раньше ассоциировалась исключительно с производством печатной техники, такой сценарий не вызвал бы удивления. На сегодняшний день у нас есть направления бизнеса, которые никак не связанны с бумагой, и даже с документами. В США нашими коллегами реализованы проекты, в рамках которых Xerox выполняет функции клирингового центра в системе социального страхования штата или муниципалитета. Еще один пример — услуги по управлению сбором платежей в системе общественного транспорта крупного города, терминалы оплаты, считыватели и турникеты, единая система, в которую поступают все данные, гибкое управление тарифами с учетом пассажиропотоков и т. д. Во многих городах Европы, Азии и Америки вся эта инфраструктура находится в управлении Xerox, хотя пассажиры могут об этом и не догадываться.
Тем не менее мы считаем, что сегодня и в среднесрочной перспективе в России есть интересные и перспективные области для применения наших традиционных компетенций, за счет которых мы помогаем нашим клиентам повышать эффективность бумагоемких процессов и обеспечивать их тесную интеграцию с теми процессами, которые опираются на электронные документы (EDI и ЭСФ). Например, уже сейчас в рамках услуги мы готовы обрабатывать в том числе и проблемные EDI-документы.
Тем самым мы создаем условия для органичного и безболезненного перехода на безбумажный оборот.
— Какие вопросы клиенты задают на этапе переговоров чаще всего? Каковы их основные требования?
— Приблизительно те же, что и вы: "Почему вы так уверены?", "Насколько будет дешевле?", "Как вы это сделаете?" Есть универсальные подходы, но нет универсальных рецептов (улыбается).
— С какими основными проблемами вы сталкиваетесь на первоначальном этапе сотрудничества с клиентом?
— Можно отметить одну скорее не проблему, а закономерность, которая свойственна, наверное, всем проектам, связанным с изменениями, трансформацией бизнес-процессов компании. Зачастую приходится менять состав услуги и расширять границы проекта на ходу, практически сразу после его внедрения. Такое желание возникает у клиента в тот момент, когда открываются узкие места и проблемы на разных участках процесса, о которых он раньше не задумывался и не придавал им значения. Тогда же, из первого опыта практического взаимодействия, приходит и более полное понимание потенциала и возможностей услуги.
И хотя нам точно есть что улучшить в работе с ожиданиями на этапе аудита и согласования проекта, я думаю, что эту закономерность будет нелегко поменять.
