Компания «Форвард» завершила развертывание ERP-системы AVARDA в 170 магазинах торговых сетей «Полушка» и «Йомарт». О том, как это происходило и каких результатов удалось добиться ритейлеру, рассказал Рашит Саитов, ИТ-директор компании
— Что побудило руководство компании «Форвард» начать проект по внедрению новой ERP¬-системы?
— Для любой компании важно видеть перед собой перспективу роста и развития. Ну а чем грандиознее планы развития, тем надежнее и основательнее должно быть обеспечивающие этот процесс окружение. На момент начала внедрения наша сеть насчитывала 128 магазинов, сегодня уже 170, и это не предел — в следующем году ожидается рост торговой сети как минимум на треть.
Одним из самых важных элементов окружения является информационное обеспечение принятия решений. Естественно, оно должно основываться на своевременном сборе необходимых данных, их предварительной обработке и доставке готовой информации до потребителей. Это как раз и есть основные задачи Корпоративной Информационной Системы любого предприятия. Имеющаяся до настоящего внедрения собственная система автоматизации (КИС «Форвард») и лоскутная автоматизация различных бизнес-процессов перестали соответствовать требованиям и масштабу нашего бизнеса. Собственно говоря, это и побудило руководство компании начать проект.
— По каким критериям компания выбирала ERP-систему и поставщика?
— Основными критериями выбора были нагрузочная способность и надежность системы, наличие требуемого функционала для торговой деятельности, поддержка распределенной структуры компании, возможность масштабирования компании с минимальными затратами на ИТ, низкая стоимость владения системой, открытость платформы для доработок системы своими силами. К поставщику системы так же предъявлялись высокие требования: положительный опыт внедрения системы в компаниях нашего масштаба, высокая мотивация проектной команды на достижение положительного результата, быстрая реакция службы поддержки производителя. Отбор проходил и по множеству других критериев, но именно эти обладали максимальным приоритетом.
— Какие требования предъявлялись к новой ERP-системе?
— Мы понимали, что любую систему придется дорабатывать под специфику нашей компании. Однако, базовый функционал системы должен решать все основные задачи многоформатной «продуктовой розницы», включая блоки управления ассортиментом, ценообразованием и закупками. Важную роль сыграло наличие собственного рабочего места кассира, полностью интегрированного в ERP-систему, адаптированного под специфические бизнес-процессы, такие как сложные программы лояльности и ценообразования. Самым критически важным условием была поддержка системой реально больших объемов данных. И не просто возможность накапливать эти данные в архивах или дополнительных хранилищах, но актуальный, в пределах 1 часа, обмен информацией между всеми взаимозависимыми подразделениями, включая сбор данных о продажах с детализацией до строки кассового чека. Учитывая, что в нашей сети ежедневно регистрируется около 1 миллиона строк о продажах товара, к подсистеме обмена информацией предъявлялись самые высокие требования. Это условие требовало доказательств на примере действующих проектов или в виде работающего макета с заявленными параметрами и ожидаемым результатом. В финальной части тендера остались два бренда, один из которых был AVARDA – разработка российской компании. После детального знакомства с каждой системой и опытом их реальных внедрений, мы остановили свой выбор именно на этом программном продукте.
— Стратегия внедрения основывалась в большей степени на опыте поставщика или на пожеланиях компании «Форвард»?
— Конечно же, за основу брался опыт внедрения поставщика ПО. Методология ведения проекта у компании Ansoft детально регламентирована Уставом проекта, является эффективной и глубоко проработанной. Её мы придерживаемся и сейчас, т.к. в ней прописаны регламенты практически для любой ситуации, которая возникает в ходе проекта. К моменту старта по каждому этапу проекта были согласованы содержание, сроки и ответственные – как со стороны поставщика, так и с нашей стороны. Оставалось контролировать исполнение сроков и бюджета. Доработки первого этапа, в том числе интеграция с КИС «Форвард», выполнялись сотрудниками Ansoft, в задачи нашей ИТ-службы входило интеграционное тестирование и функциональная приемка работ.
Специфичных доработок было немного — нас устраивала базовая конфигурация выбранной системы и динамика её развития производителем (мы даже сохранили часть бюджета, внедряя функционал из ее новых версий). Учитывая то, что мы осознанно придерживались типового решения AVARDA.ERP, часть наших бизнес-процессов пришлось подстраивать под типовые процессы AVARDA, в итоге, это пошло даже на пользу. До старта проекта оптимизации бизнес-процессов не проводилось, чтобы не делать двойной работы. Все понимали, что новая система может привнести в отлаженные механизмы новые технологии ввода и обработки данных, разделения ролей пользователей и т.д., всё то, чего не было в нашей системе из-за понятных ограничений архитектуры.
— Какие силы были привлечены к проекту с Вашей стороны?
— При внедрении корпоративной ERP — системы всегда происходят глобальные изменения в работе компании, которые неминуемо затрагивают все подразделения, правда на разных этапах и в разной степени. Мой ИТ-отдел, по определению, принял на себя основную нагрузку, как в техническом, так и в организационном плане. Каждый сотрудник продолжал выполнять задачи по поддержке действующей системы, и дополнительно был задействован в новом проекте внедрения. Так было во время обследования, согласования требований к системе, в процессе приемки доработок, а так же во время развертывания системы по всей сети. На втором, наиболее сложном этапе внедрения, роль координатора проекта с нашей стороны, была возложена на руководителя аналитического отдела Ирину Анатольевну Валентинову. Это позволило вывести проект на новый уровень взаимодействия с Исполнителем, а также оперативно решать внутренние вопросы координации участия бизнес подразделений во внедрении. Не могу не отметить значительный вклад в успех проекта высшего руководства нашей компании. Участие в проекте на регулярной основе нашего генерального директора Сергея Михайловича Смолягина давало дополнительный стимул и необходимую мотивацию всем участникам проекта.
— А уровень квалификации проектной команды со стороны поставщика Вас устраивал?
— Вполне. В нужный момент привлекались сотрудники с требуемым уровнем компетенции. Поддержка осуществлялась на достаточно высоком уровне, невзирая на время суток. Можно сказать, что Исполнитель обладает достаточным потенциалом для предоставления консультаций и выполнения работ не только в рамках внедряемого ПО AVARDA, но и в предметных областях, связанных с настройкой используемых ОС (пользовательских и серверных), внешнего оборудования (торгового и сетевого) и другими сопутствующими задачами. Кажущаяся излишней обязательность документооборота по проектным работам, позволила контролировать исполнение бюджета проекта с точностью до каждой плановой задачи.
— С какими сложностями сталкивались в ходе проекта и как их преодолевали?
— Первоначальная настройка аналитик складов в магазинах оказалась впоследствии избыточной. Делали по аналогии с прежней системой, потом поняли, что ведение учета остатков внутри магазина по местам хранения не эффективно, и с успехом заменяется учетом состояния товаров, имеющегося в системе AVARDA. Корректировки внесли уже после перевода на AVARDA большей части магазинов, а для отказа от мест хранений в этих магазинах без потери накопленных данных потребовалось разработка специального алгоритма. Были сложности с оптимизацией работы дисковой подсистемы серверов БД, «дефолтные» настройки себя не оправдали. В нужный момент к решению проблемы подключался главный архитектор исполнителя. Не оправдала себя попытка на начальной стадии проекта взять на себя всё управление проектом и ответственность за результат. Более разумным оказался компромисс — привлечение исполнителя к сложным задачам и контролю выполнения этапов проекта. Сами этапы проекта были продиктованы последовательностью перевода подразделений и пользователей в новую систему, что тоже вызывало сложности, но значительно меньшие, чем перспектива перевода всех бизнес-процессов в новую систему единовременно.
— С бюджетом проекта проблем не было?
— Я бы сказал, что сложности возникали, но нам удалось выдержать его в заданных рамках, что в проектах такого масштаба случатся не часто. Где-то за счет выполнения работ собственными силами, где-то Ansoft шел навстречу и выполнял непредвиденные работы в рамках абонентского обслуживания. Да и вообще, стоимость владения системой в целом остается в рамках заявленной во время тендера.
— Устраивает ли вас, как работает новая система?
— Выводы по первым годам жизни в новой системе – положительные. Проведена большая работа, позволившая за это время открыть новую сеть магазинов «Йомарт», расширить сеть магазинов «Полушка», а ведь именно это было одним из основных требований к системе. Проект внедрения довольно масштабный, и мы сейчас где-то в середине пути. Так что делать окончательные выводы еще рано, а сетовать на какие-то недочеты начального этапа не продуктивно. Вложенные силы и средства себя оправдывают, динамика – положительная, «паникеров» в команде нет, и значит, мы можем двигаться дальше и уверенно смотреть в будущее. В условиях постоянного развития бизнеса говорить об окончании внедрении ERP-системы не приходится, то есть система будет развиваться вместе с потребностями бизнеса.
— Какие возможности дает компании «Форвард» новая система?
— В результате развертывания новой системы автоматизации во всей розничной сети, наша компания получила реальную возможность централизовать управление всеми торговыми объектами разного формата. Система AVARDA установлена на всех объектах, включая Центральный офис, Back- и Front-офис каждого магазина. В головном офисе осуществляется контроль и управление ассортиментом, закупками, ценообразованием и товарными запасами. Сотрудники офиса получают оперативную информацию о продажах и остатках любого магазина почти в реальном режиме времени. Кроме того, материально ответственные сотрудники магазинов, в рамках своих полномочий и возложенных на них функций, участвуют в создании и обработке электронных документов прихода, возврата и прочих, ставя тем самым на них свои электронные подписи — система фиксирует каждое действие в истории изменения документов. Современное средство автоматизации позволяет руководителям подразделений на своих уровнях добиваться поставленных целей путем повышения эффективности бизнес-процессов, а высшему руководству — получать своевременную информацию для выработки управляющего воздействия. Конечная цель любой автоматизации с точки зрения акционеров — повышение прозрачности и управляемости компании, особенно если речь идет о крупной холдинговой структуре. Внедрение системы AVARDA позволило нам успешно достичь поставленной цели.
— Что бы вы посоветовали своим коллегам, которые стоят перед подобными задачами?
— Возможно, я не скажу ничего сверхоригинального и повторю известные всем рекомендации коллег, прошедших внедрение ERP-систем. Но сам я в ходе этого проекта еще раз убедился и в том, что звучность бренда не является определяющей в вопросе выбора системы и поставщика услуг, и принимать решение надо строго в соответствии с целями компании. Также хотелось бы повторить еще один важный момент: представители высшего руководства компании, на мой взгляд, обязательно должны принимать участие в подобных проектах для задания процессу нужного ритма и усиления мотивации сотрудников коммерческих отделов. Без таких «волшебных» воздействий риски затягивания сроков и снижения эффективности работы команды внедрения значительно повышаются.
* На правах рекламы
