Одно небольшое изменение вашего еженедельного расписания – и вот вы уже достигаете своих стратегических целей вместо того, чтобы едва поспевать в ежедневной гонке. О какой же нехитрой перемене идет речь? Освободите от встреч один день.
Этот прием я использовала в 2016 году, чтобы написать свою третью книгу и закончить план следующей. Эту же стратегию я советую своим клиентам, которых консультирую по вопросам управления временем. Подарив себе один свободный от встреч день в неделю, вы снижаете количество "переключений", которые замедляют работу над серьезными проектами. Больше не нужно тратить 10 минут перед встречей, заканчивая одно дело и готовясь к ней, а затем еще 15-30 минут после нее подводить итоги и пытаться снова сосредоточиться. Можно просто работать.
День без встреч подходит не всем. У экстравертов, у тех, кому трудно долго сосредотачиваться, кто легко начинает скучать, день без встреч может убить всякую производительность. Вместо того, чтобы успевать больше, такие люди, скорее всего, будут тянуть время, поскольку у них нет стимула закончить дело до следующей встречи. Также они начнут скучать по общению с людьми, а значит станут отвлекаться, бродя по офису, чтобы поговорить с коллегами, или зависая в соцсетях. Если вы относитесь к этому типу людей, лучше ограничить свое время без встреч: пусть это будут отрезки длиной 1-2 часа, максимум полдня. Поэкспериментируйте, чтобы узнать, что сработает именно для вас.
Но тем, кому нравится глубоко погружаться в дело и кому трудно переключаться с одной задачи на другую, день без встреч приносит огромные перемены к лучшему. Вы увеличите свои шансы на успех, предприняв следующие шаги.
Шаг первый: дайте себе твердое обещание. У меня своя фирма уже больше 11 лет. Но несмотря на это мне было психологически сложно внедрить систему дня без встреч. Что-то внутри меня заставляло чувствовать себя неловко, когда я отказывалась назначить встречу на выделенную для индивидуальной работы дату, если другого свободного дня в ежедневнике не находилось. Но несмотря на некоторое внутреннее сопротивление я решила попробовать.
Для начала я поставила пометку "занято" на каждую среду в своем ежедневнике. И когда люди обращались к моей онлайн-системе планирования времени, вариантов встреч в среду там просто не было. Когда я назначила свободным от встреч один и тот же конкретный день на каждую неделю, а не выбирала его по новой в зависимости от ситуации, это повысило мои шансы в соблюдении границ и исполнении задуманного.
Труднее всего было, когда кто-либо просил меня о встрече в среду, а я была вынуждена предложить им другой день. Сначала я просто говорила, что занята, но со временем осмелела и стала рассказывать о том, чем именно я занята (в то время я писала книгу). Я обнаружила, что подобная открытость помогала мне меньше сомневаться и быть образцом для других людей в установлении подобных границ.
Шаг второй: проинформируйте окружающих. Обсудите свою стратегию с непосредственными коллегами и руководителем. Можно объяснить, почему вам кажется важным включить такой день в свое расписание и чего люди должны ожидать от вас не только по части личных встреч, но и в общении в целом (например, когда вы будете доступны – или недоступны – по электронной почте). Вместо того, чтобы полностью отключиться от интернета, я рекомендую обозначить пару периодов, когда вы будете быстро проглядывать почту на случай чего-то чрезвычайного – например, в обед и в конце дня. Но помните: ваша цель – сосредоточиться.
Некоторые люди будут считаться с подобными границами, другие – нет. Иногда, когда вы будете получать просьбу о встрече в свой свободный день, вам придется принимать непростое решение. Если об этом попросит ваш руководитель, который знает о вашем распорядке, но все равно настаивает на встрече именно в это время, скорее всего, вам следует принять приглашение. Но в случае с коллегами и непосредственными подчиненными у вас должно быть больше гибкости: следует назначить встречу на то время, которое удобнее вам. Если встречи в свободный день не избежать, постарайтесь назначить ее на начало или конец дня. Так у вас останется значительная часть свободного от встреч времени. Или подумайте о том, чтобы совместить общение с естественным перерывом – например, устройте встречу во время обеда или послеобеденного затишья.
Кроме того, отгородитесь физически. Можно просто закрыть дверь (если она есть), пойти в место, отведенное для личной работы, переместиться в кофейню или работать из дома. Вам не понравится, если в ваш день без встреч вам будут постоянно мешать люди, просто зашедшие поболтать.
Шаг третий: тщательно выбирайте, над чем работать. День без встреч принесет максимальные результаты, если вы используете его для правильных видов работы. Работайте над проектами, которые требуют сосредоточенности и умственного напряжения: пишите, занимайтесь стратегией, анализом, программированием, дизайном или проектом, требующим всего этого сразу.
Не начинайте свободный день, не имея плана. Недаром даже профессора приходят ко мне на консультацию о том, как продуктивно провести творческий отпуск. Дни без встреч не так просты в употреблении, как может показаться, ведь здесь требуется активно обеспечивать себе продуктивность, а не полагаться в этом на других людей. И нужно еще больше силы воли, чтобы сосредоточиться на чем-то значимом.
Я рекомендую выбрать один из больших проектов, над которым вы работаете, или 2-3 конкретные задачи. Напишите вашу цель на бумаге. Примите решение сконцентрироваться на том, чтобы выбранные задачи (и только они) сдвинулись с места. Суть в том, чтобы отодвинуть на время срочные дела и заняться тем, что по-настоящему важно. Если у вас будут четкие задачи, это поможет вам поддерживать концентрацию. Чтобы стимулировать эффективную работу и избежать прокрастинации, можно дать себе разрешение сделать что-нибудь приятное после того, как вы выполните намеченное (например, уйти с работы пораньше или поработать над любимым проектом).
Шаг четвертый: не обращайте внимания на повседневные дела и электронные письма. В свой первый день без встреч вы будете чувствовать неловкость. Поначалу вас может преследовать дискомфорт от того, что вы не отвечаете на письма и откладываете обычные дела, чтобы сосредоточиться на запланированном проекте. Но стоит вам привыкнуть к этому и почувствовать радость от возможности много успевать, и станет намного легче.
Для собственного спокойствия можно попробовать поставить почту в режим автоответчика, сообщая людям, что у вас день сфокусированной работы. Этот прием даст вам свободу не отвечать сразу на письма и не позволит другим втянуть вас в повседневную суету. Если вы ожидаете важного срочного сообщения, просмотрите вашу почту несколько раз в течение дня, но лучше не отвечайте ни на что до следующего дня.
Я обнаружила, что это действительно помогает мне сфокусировать свое внимание на работе, которая кажется мне важной, не поддаваясь назойливому зову срочных дел. Практикуя эту стратегию в течение года, я вижу, что все повседневные задачи по-прежнему выполняются и у меня получается продвинуться в своих крупных проектах без дополнительных вложений времени. С одним днем без встреч вы повышаете свою сосредоточенность на крупных проектах, становитесь эффективнее и продуктивнее. Эта стратегия естественным образом заставляет вас распределять все другие встречи и дела на оставшиеся четыре дня. Выделив один свободный день, вы можете не только изменить расписание, но и добиться того, чтобы важная работа давалась вам легче, почти без усилий.
Об авторе: Элизабет Грейс Сондерс – специалист и автор книг по управлению временем.
