Что такое WFM? Так принято называть класс IT-решений, которые помогают рассчитывать оптимальную численность персонала и планировать его графики. Сегодня трехбуквенная латинская аббревиатура на слуху, хотя совсем недавно в России немногие знали, что это такое. Но за последние три года произошел сдвиг: WFM-системы начали появляться в крупных и средних торговых сетях и из диковинки превратились в востребованное решение.

Сооснователь платформы Goodt, одного из лидеров отечественного рынка WFM, Максим Рябов написал для Retailer.ru, как системы ресурсного планирования развивались в России — становились точнее и адаптировались под нужды бизнеса — и что ждет рынок в ближайшем будущем.

Представьте, что вам подарили суперсовременный кухонный комбайн с множеством кнопок. Что он умеет? Какие блюда позволяет приготовить? Как им управлять? Когда на рынке появились системы WFM (workforce management), первое время для розничного бизнеса они были таким комбайном. Выглядит футуристично, но как работает — непонятно.

Внутри — сплав математических методов и сложных инструментов на базе искусственного интеллекта. Нейросети, линейное программирование и генетические алгоритмы, предиктивная и прескриптивная аналитика, которая работает на больших массивах данных. Нажатие одной кнопки — готов прогноз трафика и производительности персонала. Нажатие другой — система рассчитала, сколько и когда нужно людей на местах для выполнения определенного набора операций — и выстроила идеальное расписание. 

Казалось бы — вот она, “волшебная палочка”, которая должна помочь ритейлерам с тысячами и десятками тысяч линейных сотрудников оптимизировать штатную численность и ФОТ. Но математика ради математики не работает. По крайней мере, когда дело касается работы с живыми людьми. 

Свести математику с реальной жизнью в сценариях для бизнеса

Свести математику с реальной жизнью бизнеса, требованиями законодательства и индустриальной спецификой — задача, ничуть не менее важная, чем работа над технологической начинкой WFM-системы. Часто они сравнимы по сложности. С 2018 года мы в Goodt пропустили через свой центр разработки десятки гипотез относительно того, какие WFM-сценарии приносят пользу разным видам бизнеса.

Вместе с заказчиками мы провели множество экспериментов. Это десятки тысяч торговых точек и офисов обслуживания с совокупной пользовательской базой свыше 500 000 человек. Сегодня накопленная экспертиза позволяет нам предлагать клиентам не просто “голую математику”, но глубоко проработанные методологические решения и индустриальные сценарии в зависимости от направленности бизнеса и его “болей”.

Например, если ритейлер заинтересован в том, чтобы сократить аутсорсинг и закрывать ресурсную потребность силами своих сотрудников, подходящий сценарий — биржа смен. Как работает биржа? Система автоматически аккумулирует потребность в персонале, а управляющие торговых точек оперативно размещают запросы на привлечение дополнительных сотрудников через десктоп или мобильное приложение. Заинтересованные работники откликаются на запросы и могут выходить на смены в магазинах по месту работы и в других точках сети. Сотрудники получают возможность дополнительного заработка, а работодатель — инструмент мотивации.

Управляющие магазинов тратят на ручное составление графиков сотни часов в год. Решить это проблему позволяет другой оптимизационный сценарий. Конкретный пример: в магазине Nike в ТЦ “Атриум” со штатом 30 человек на составление расписания еженедельно уходило в районе 4,5 часов. Наша команда автоматизировала планирование смен в фирменных магазинах монобрендовой сети Nike под управлением Inventive Retail Group, и время на составление расписания и табелей сократилось до одного часа по всем магазинам. Теперь сам расчет занимает 15 минут, еще 15 минут — проверка, и не более получаса в неделю на то, чтобы сделать корректировки. Вместо того, чтобы строить в подсобке графики в Excel, админкоманда координирует своих сотрудников в торговом зале и работает с клиентами.

Эффективные WFM-сценарии доступны не только в ритейле, но и на производственных предприятиях, а также в сервисных компаниях. Прогнозировать нагрузку на персонал и формировать смены, учитывая компетенции сотрудников и сроки выполнения заявок на техническое обслуживание — такие задачи с помощью WFM решила одна из крупнейших сервисных компаний в России. На старте внедрения целью был рост коэффициента эффективности работы персонала на 2%, но по итогам проекта он составил 6%.

Запуск как первый шаг

В Goodt мы пересмотрели концепцию запуска WFM-решения. Если бизнес хочет получить не разовый экономический эффект от автоматизации, но инструментарий для построения современной системы взаимодействия с сотрудниками, без внутренних организационных изменений не обойтись. В первую очередь — это новая методология с переходом к коротким сменам и гибкой системе их планирования. 

В начале каждого нашего проекта формируется модель непрерывных изменений. Мы помогаем клиенту выйти на быстрый старт и достичь первых измеримых эффектов, а дальше совместно работаем над постоянными улучшениями. Выбирая оптимальные сценарии, адаптируя их, анализируя статистику и прорабатывая новые, движемся к лучшим результатам.

Важно, что мы не ограничены одной лишь функциональностью WFM — Goodt представляет собой полноценную HR-tech платформу для работы с массовым персоналом. Ансамбль продуктов позволяет осуществлять планирование, учет, контроль и мотивацию работников. Вместе с системой WFM он включает терминал для биометрической идентификации с открытой платформой HR-сервисов Goodt Clock и инструмент бизнес-геймификации для увеличения производительности сотрудников Goodt Robusta. 

В этом году нашу продуктовую линейку пополнила BI-платформа Insight. С ее помощью специалисты цифрового офиса клиента могут самостоятельно вести разработку data-driven веб-приложений и мобильных сервисов; создавать аналитические панели в нужных срезах и осуществлять визуализацию данных. При этом менять платформу или инвестировать в сторонние ИТ-решения нет необходимости.

Будущее WFM в России и мире

Несколько лет назад российскому бизнесу, который первым задумался о внедрении WFM, приходилось выбирать из решений западных вендоров — Oracle, SAP, IBM, KRONOS. Несмотря на высокое качество технологий, часто они были неудобны для работы на территории России, так как не учитывали локальную специфику, нюансы бизнеса и трудового кодекса, а также отличались высокой ценой.

В 2021 году бизнесу доступны российские решения, которые выигрывают за счет глубокого понимания местной специфики и своей гибкости. И хотя российский рынок молодой, на нем уже сформировались лидеры. Экспертиза Goodt основана на крупнейших по масштабам и числу пользователей проектах, а WFM-система Goodt Time занимает лидирующие позиции по индустриальному присутствию. 

По данным исследовательской компании Gartner, к 2025 году 80% крупных компаний, где варьируется потребность в персонале, автоматизирует у себя планирование смен. К 2026 году мировой рынок WFM достигнет объема в 10,2 млрд долларов, увеличившись почти двукратно. Сегодня продукты семейства Goodt — это проработанные до деталей сценарии, точные прогнозы, удобные интерфейсы, понимание норм законодательства и требований бизнеса. И никаких “лишних кнопок” — только самое необходимое. 

Мы намерены и дальше развивать свою платформу, инвестируя средства и ресурсы в новые технологии и направления на годы вперед. Но наша команда смотрим даже шире: нам интересны самые разные идеи в плоскости HR-tech. Мы всегда искренне рады поделиться опытом, показать последние наработки и проконсультировать. Вашему бизнесу необходимо решить оперативные задачи или реализовать глубокие сценарии управления графиками, мотивацией, учетом рабочего времени? Интересна специализированная аналитика для розничного персонала? Ждем вас на сессиях открытых дверей в Goodt!

*материал опубликован на правах рекламы.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первыми быть в курсе главных новостей ритейла.