Отсутствие товара порождает упущенную прибыль и риск снижения лояльности покупателя. Причём теряют все: ритейлер, поставщик, производитель. По статистике, не найдя нужный товар на полке магазина, 45% покупателей выберут аналог, 15% отложат покупку, 45% пойдут искать в другое место. А в среднем на третий раз отсутствия желаемого товара покупатель уходит в другой магазин навсегда.

Казалось бы, причём здесь EDI — технология, которая помогает поставщику и ритейлеру обмениваться бизнес-данными за несколько секунд, без ошибок и потерь? На самом деле, связь прямая. К отсутствию товаров на полках магазинов часто приводят перебои в поставках, а они, в свою очередь, возникают из-за неправильно выстроенных бизнес-процессов, в частности — из-за проблем с обменом документами. Ошибки в документах, потеря или порча их в пути, несвоевременная доставка документации приводят к задержке, переносу или вовсе к отмене поставок. Отсюда и полки пустые. EDI же помогает решить такую проблему. 

Что получается, когда бизнес не использует EDI?

Приверженцы обмена бумажными коммерческими документами сталкиваются с такими проблемами:

  • Самая распространённая — ошибки ручного ввода данных. Из-за них образуются расхождения между заказом товаров и их доставкой.
  • Высокий риск несоответствия требованиям в области расчёта налогов и НДС и целостности счетов-фактур. При бумажном документообороте автоматическая проверка расчётов не производится, вследствие этого повышается риск неприятного общения с налоговой инспекцией.
  • Рост дебиторской задолженности из-за долгой отправки счетов-фактур. В среднем объём дебиторской задолженности у компаний, не использующих EDI, достигает 30%.
  • Несоответствие стоимости товарных позиций при заказе и по факту отгрузки.

Прибавим к этому расходы на бумагу, печать и хранение документов, временные затраты и расходы на сотрудников.

Что даёт EDI:

  • Сокращение ошибок ручного ввода данных до 1%, снижение риска порчи и потери документов до 0.
  • Увеличение скорости подписания документов и получения оплаты до 90%.
  • Сокращение времени обработки документов на 70%.
  • Ощутимое снижение расходов на бумагу, печать и хранение документов.

В системе EDI каталог товаров с ценами, заказ, сопроводительные документы отправляются за пару кликов. Всё хранится в электронном архиве, в котором найти нужный документ можно за пару секунд.

Сколько может сэкономить среднестатистическая торговая сеть, внедрив EDI?

Покажем на примере выдуманного ООО «Отличные продукты». Представим, что у торговой сети 20 магазинов, 4 поставки в месяц в каждую точку, 50 поставщиков в каждой точке и 3 документа на поставку (заказ, накладная, акт приёмки).

В первую очередь отметим, что из-за ошибок в ручной обработке документов, может быть до 4% недоставленных (искажённых) заказов и до 10% документов, требующих переоформления. Для сравнения, EDI снижает эти цифры до 0,05% и 0,1%, соответственно.

Затраты на персонал (руб/час):

  • менеджер по обработке заказов — 150;
  • работник склада или экспедитор — 120;
  • бухгалтер — 250;
  • ИТ-специалист — 350;
  • сотрудник коммерческого отдела — 250.

Временные затраты:

Безусловно, сам сервис EDI требует определённого времени на поддержку и привлечение поставщиков к EDI-обмену. Но в среднем это 20 и 60 минут в месяц, соответственно.

На основе исходных данных произведём расчёт годовых затрат:

Итоговый экономический эффект — снижение затрат на 2 319 688 руб. в год при работе с EDI. Кроме того, образуется позитивный эффект на бизнес: увеличивается товарооборот, повышается лояльность контрагентов и удовлетворённость клиентов.

ИП и организации, заинтересованные в подобных эффектах, подключаются к EDI. Сеть супермаркетов «Кировский» за счёт EDI на 15% сократила транзакционные издержки, на 10% ускорила бизнес-циклы и на 15-20% снизила количество транзакций с ошибками. Торговая сеть «Красное и Белое» подключила EDI-обмен, чтобы быстрее и эффективнее работать с поставщиками. «Детский мир» считает, что переход на электронный обмен документами с поставщиками — это некий обязательный минимум современного бизнес-процесса.

СберКорус поможет начать работу в EDI за 2 дня, полностью переведя обмен информацией с коммерческими контрагентами в электронный вид.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первыми быть в курсе главных новостей ритейла.