Кадровые специалисты в ритейле ежедневно ведут неравный бой с «ветряными мельницами» бумажного документооборота:
- отправлять бумажные документы в удаленные филиалы и точки продаж почтой или курьером — долго и дорого, бумагу просто потерять или испортить. А если речь о трудовых договорах или соглашениях о материальной ответственности, возникают простои — сотрудники не могут приступить к работе вовремя;
- хранить кадровые документы на бумаге невыгодно – необходимо содержать архивные площади: аренду, охрану, пожарную безопасность. Добавим к этому ручной поиск документов и долгие подготовки к проверкам регуляторов;
- трудоустройство и увольнение персонала в больших сетях — трудоемкая рутина бумажного оформления. Монотонные действия приводят к ошибкам, тратится время на их исправление.
Как помочь современным кадровым «донкихотам» победить в этой схватке? Очевидный и уже легитимный способ – это перевести бумаги в цифру, то есть создавать, подписывать, использовать и хранить связанные с работой документы в электронном виде.
КЭДО, или кадровый электронный документооборот, — полностью российское изобретение, получившее огромный толчок к развитию во время пандемии Covid-19. Именно тогда компании были вынуждены отправлять сотрудников на удаленную работу, а законодатели — вносить соответствующие изменения в Трудовой кодекс.
Сегодня по закону работники могут подписывать в электронном виде трудовые договоры, приказы о переводе, заявления на отпуск и т.д. Ниже рассмотрим, каких выгод можно ожидать от КЭДО и какие инструменты нужны, чтобы переход был действительно эффективным.
КЭДО для территориально распределенных розничных сетей
- документы доставляются и подписываются моментально. Без дублирования на бумаге можно оформлять практически все трудовые документы, за исключением приказа об увольнении, акта о несчастном случае на производстве и журнала инструктажа по технике безопасности. Кроме ускорения процессов компания выигрывает в деньгах: электронный документооборот в 3-5 раз сокращает затраты на кадровое делопроизводство;
- процессы приема и увольнения не такие затратные. Документы формируются автоматически по шаблонам, отправляются на подпись в один клик, заявления заполняются корректно, работники подписывают документы в срок — до наступления кадровых событий;
- повышается лояльность кандидатов и сотрудников. Пока подписание кадровых документов в цифре – скорее исключение, чем правило, поэтому соискатели точно оценят фишки КЭДО, например, возможность отправить заявление на отгул прямо со смартфона. Компания получает имидж продвинутого работодателя и лояльность работников и кандидатов.
КЭДО в Directum HR Pro: возможности для ритейла
Комплексная система для управления кадровыми документами, процессами и сервисами.
Доступ к Directum HR Pro есть у всех сотрудников — для этого не нужен компьютер. Подписать документы или ознакомиться с приказом можно с личного мобильного телефона. Электронные подписи работники получают прямо в системе, и там же подписывают кадровые документы.
Кадровая система в кармане
Весь персонал – независимо от того, работает он в офисе, за кассой, на складе и т.д. – имеет доступ к цифровым кадровым сервисам. В Directum HR Pro для этого есть удобный личный кабинет, в который сотрудник может зайти с любого устройства (компьютера, планшета или смартфона), чтобы, например, подписать кадровые документы, ознакомиться с локальными нормативными актами, спланировать и оформить отпуск.
Личный кабинет можно гибко адаптировать под требования компании: изменить порядок работы с документами, задать свой сценарий обработки заявок от сотрудников в системе, подключить нужные информационные системы и т.д.
Электронные подписи работников
Усиленные неквалифицированные электронные подписи (УНЭП) выдаются и обновляются внутри Directum HR Pro автоматически. Такого типа ЭП достаточно, чтобы сотрудники могли подписывать важные кадровые документы, в том числе трудовой договор. Облачные ЭП из Directum HR Pro безопасны и юридически значимы, не требуют затрат на логистику и токены.
Клиенты Directum могут выбрать для своих сотрудников бесплатные УНЭП, сгенерированные в государственном приложении «Госключ». Возможности этой технологии интегрированы в систему Directum HR Pro.
Готовый комплект шаблонов ЛНА
При переходе на КЭДО важно соблюсти все регламентные процедуры. Компания Directum оказывает клиентам методологическую поддержку, предоставляет весь пакет документов, который каждый работодатель должен подготовить согласно ТК РФ.
Чтобы узнать подробнее о том, как грамотно уйти от бумажных документов в трудовых отношениях, скачайте чек-лист «6 шагов на пути к кадровому ЭДО».
Подписание в срок
Некоторые документы важно подписывать до наступления кадрового события. Система позволяет отслеживать, кто из работников своевременно не подписал документы. Можно настроить отправку автоматических напоминаний работникам.
Например, Directum HR Pro напомнит сотрудникам об окончании срока ознакомления с приказом на командировку.
Массовое подписание и ознакомление с документами
Если нужно отправить на ознакомление приказ, предназначенный конкретному подразделению, специалисту не придется выбирать сотрудников из списка вручную: можно «в один клик» отправить документ в системе сразу на весь отдел или филиал, а также отследить всех, кто еще не ознакомился с приказом. Точно так же руководитель может массово подписать документы по сотрудникам, например, приказы о предоставлении отпусков.
Отправка документов из 1С
Сотрудники отдела кадров привыкли работать в учетной системе. Не переключаться между интерфейсом 1С и Directum HR Pro помогает дополнительная кнопка «Отправить документы для подписания» в интерфейсе 1С.
Кроме того, можно организовать обмен данными с другой учетной или HRM-системой. Для интеграции используется встроенный API.
Интеграция с порталом «Работа в России»
По закону сотрудники имеют право оформлять, подписывать электронной подписью и отправлять работодателю кадровые документы через портал «Работа в России». Пока функциональность этой платформы в качестве информационной системы ограничена: работодатель, например, не сможет проконтролировать подписание того или иного документа.
Однако направление государственных кадровых сервисов активно развивается, поэтому в системе Directum HR Pro уже настроена интеграция с порталом «Работа в России».
Цифровизация кадровых процессов не роскошь, а необходимость
КЭДО и подписание документов электронной подписью — это только база, «кадровый мастхэв». Документы не существуют в отрыве от процессов. Мало просто подписать приказ на отпуск в системе, важно вовремя составить и утвердить графики, уведомить сотрудников о приближающемся отпуске, не нарушить количество дней отдыха по ТК РФ и т.д. Именно качественно выстроенные цифровые процессы напрямую влияют на эффективность, экономию и лояльность сотрудников и кандидатов.
Directum HR Pro имеет модульную структуру, то есть все решения качественно работают вместе и в отрыве друг от друга. Можно постепенно добавлять те блоки, которые отвечают задачам компании — КЭДО, удаленное трудоустройство, отпуска и пр. — или внедрить только одно решение, если компания посчитает это достаточным.
Онлайн-прием и движение персонала
При бумажном документообороте трудоустройство кандидата из другого города затягивается из-за долгой доставки документов. Пока будущий сотрудник ждет приказа о приеме на работу, невозможно сделать его материально-ответственным, а значит и допустить к исполнению обязанностей.
Цифровизация работ по приему, переводам и увольнению сотрудников в 2-3 раза ускоряет эти процессы и на 50-70% снижает затраты на трудоустройство и кадровые перемещения. С Directum HR Pro работодатель может нанимать новых сотрудников полностью удаленно через интеграцию с порталом Госуслуг с подписанием электронной подписью всех кадровых документов, включая трудовой договор (и упомянутый договор о материальной ответственности тоже).
С точки зрения сотрудника онлайн-прием — максимально прозрачен и удобен. Всё, что от него нужно, – зайти в информационную систему работодателя и подписать документы.
Отпуска
Цифровое планирование отпусков облегчает жизнь и сотрудникам, и кадровым специалистам. Работники указывают желаемые даты в интуитивно понятном интерфейсе системы, все данные собираются в предварительный график. Система сама найдет пересечение в датах отпусков и укажет на это при утверждении графика руководителем подразделения.
При этом система учитывает все требования законодательства и внутренних правил организации, не давая работнику ошибочно указать начало отпуска в выходной или праздничный день.
Кадровому специалисту больше не нужно «вручную» контролировать процедуры, связанные с отпусками: корректно ли составлено заявление, соответствует ли графику, выпадает ли период на праздники и пр.
Всё это берет на себя система: следит за соответствием сроков, правильностью маршрутов согласования документов, исключает человеческие ошибки. Сотрудники вовремя получают уведомления об отпусках и подписывают документы до наступления кадрового события.
Командировки
Во многих компаниях командировки остаются производственной необходимостью. Нужно создавать на них заявки, подписывать приказы о направлении в командировку, прикладывать отчет — теперь это можно сделать в электронном виде.
Чтобы запустить согласование командировки в системе, достаточно нескольких минут. Командируемый сотрудник в один клик создает новую задачу на согласование поездки, где указывает цель и причину командировки, даты, пункт назначения, расходы на проезд и проживание. Для каждого типа затрат задаются лимиты, которые можно настроить в зависимости от должности сотрудника или его подразделения.
В любой момент инициатор командировки может узнать, на каком этапе находится документ. Как только участники регламента утвердят приказ, сотрудник получит его на ознакомление.
Какие еще задачи можно закрыть с помощью системы Directum HR Pro
- Оформление сервисных заявок. Систему можно использовать как единое окно для обращения сотрудников за услугами компании: в личном кабинете работник может в несколько кликов отправить запрос на замену оборудования или заказать справку из бухгалтерии.
- Долговременный архив. HR Pro обеспечивает сохранность и юридическую значимость кадровых документов на протяжении необходимых сроков хранения. Для этого в системе предусмотрены регулярные штампы времени и электронные подписи в формате CADES-A. Электронный архив снижает стоимость хранения больших объемов информации и разгружает хранилища информационных систем компании.
Избавьтесь от «бумажного наследия» в кадровых процессах и документах
Важной частью ритейла должна стать цифровизация работы с сотрудниками: это позволит компании быть более конкурентоспособной и снизить издержки от текучки. «Примерьте» КЭДО к вашей компании – отправьте заявку на консультацию.
Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первыми быть в курсе главных новостей ритейла.
