О сложностях внедрения EDI, перспективах развития российского рынка электронного документооборота и планах на будущее рассказал Булат Рахимбердиев, руководитель отдела организации бизнес-процессов Media Markt.
Retailer.RU: Как проходило внедрение EDI в сети? С какой целью вы внедряли это решение и какие задачи хотели с его помощью решить?
Булат Рахимбердиев: EDI как стандарт электронного документооборота между розничными сетями и поставщиками — достаточно старая европейская инициатива еще с 90-х гг. Она повсеместно внедрена в Германии и, разумеется, в немецком Media Markt. Поэтому внедрять EDI российскому подразделению холдинга было достаточно просто. Все наши основные системы и бизнес-процессы уже были заточены под EDI в том объеме, в котором его внедрили наши немецкие коллеги. Казалось бы что проще — подключаем поставщиков и начинаем работать, но здесь есть свои нюансы.
Прежде всего, также как и в обычном документообороте, где существуют разные типы документов, в EDI cуществуют разные типы сообщений. Внедрение каждого из них — отдельный самостоятельный проект, потому что при переводе документа в электронный формат меняется не только технология, но и сам процесс.
Мы начали с того, что внедрили сообщение ORDER в 2008 г., которое позволило нам размещать заказы в системе поставщика. Мы достигли в этом умеренного успеха. Сейчас около 30% наших поставщиков работают по этому типу сообщений. Однако мы столкнулись с тем же, с чем сталкиваются российские FMCG-сети, которые начинали внедрять этот тип сообщений. Перед внедрением сообщения ORDER необходимо синхронизировать каталоги продукции. Ведь прежде чем что-либо заказать у поставщика мы должны знать, как оно выглядит в электронном виде и знать код товара. К сожалению, синхронизация мастер-данных сделана не была. Поэтому и результат достаточно скромный. Несмотря на это экономия времени получилась очень значительной.
-Какой тип сообщений вы внедрили в дальнейшем?
— Далее мы внедрили Inventary Report — отчет о товарах со склада. Этот тип сообщения интересует поставщиков не только с точки зрения работы с наличием товара в розничных сетях. Некоторые из поставщиков заинтересованы в нем с точки зрения своей внутренней аналитики: где и какая именно модель продается, какой из товаров не получил массового распространения и т. п. Работать с этим сообщением мы начали 2009 г., причем внедрение заняло всего пару месяцев, поскольку большая часть работы уже была сделана нашими немецкими коллегами.
После мы взялись за внедрение сообщения известного как INVOICE, с помощью которого мы можем передавать документы в различных форматах. Внедрение началось в 2011 г. и заняло примерно полгода.
— В чем для вас выгода от внедрения EDI?
— Все экономические обоснования внедрения EDI строятся на сокращении трудоемкости и времени обработки данных. За счет перевода документооборота на электронику нам удалось высвободить около 5% от общего количества персонала компании и перевести их на другие позиции в сети.
— Удалось ли окончательно избавиться от бумажных документов при переходе на электронный документооборот?
— При передаче данных мы используем классический формат EDI, тип сообщения INVOICE, а также бумажные документы. Кроме того, у нас есть один бумажный документ— это товарные накладные. При транспортировке товара накладные подтверждают легальность груза. Поэтому окончательно избавиться от бумаги не удалось. На сегодня на уровне министерств и ассоциаций идет работа по выработке решения по переводу этих товарных накладных в электронный формат. Если такое решение будет выработано, то мы получим свой российский, а не стандартизированный формат накладных. Полагаю, это может произойти в течение двух лет.
-Каковы инвестиции в проект?
— Весь проект складывается из бизнес-анализа и проектирования или перепроектирования бизнес-процессов, которые связаны с этим документооборотом. Внедрение всех типов сообщений обошлось нам достаточно дешево, потому что мы внедряли EDI не отдельно, а участвовали в проекте холдинга. Я думаю, что оценка одного внедрения не превышает 100 000 евро.
— С какими трудностями столкнулась компания при внедрении EDI?
— Нам в достаточной степени повезло. К тому моменту, когда был запущены проект на уровне холдинга по внедрению соответствующих форматов сообщений, уже существовали рекомендации, разработанные в России. Не было сложностей ни с внедрением, ни с обучением персонала, так как сотрудники непосредственно с этими типами сообщений не работают. Разумеется, какое-то минимальное обучение проходило, но это заняло часы.
Главное проблема — это подключение поставщиков. Так как даже если они уже работают с EDI, то им необходимо проработать наш Message Implementation Guide и внести на своей стороне какие-то изменения для того, чтобы их данные были совместимы с нашими требованиями. Это главное, что тормозит процесс. Данная проблема существует практически у каждой розничной компании и решается медленнее или быстрее в зависимости от того, как ритейлер хочет оказать давление на поставщика.
— Какими EDI-сообщениями вы сейчас обмениваетесь с поставщиками?
— ORDER, Inventary report, INVOICE.
— Сколько сейчас у вас поставщиков и сколько из них подключено к EDI?
— Около 20% поставщиков работают с нами через EDI.
-Кто должен платить EDI-провайдеру – ритейлер или поставщик, по вашему мнению?
— Есть практика рынка, а есть мое личное мнение. Первое заключается в том, что EDI-провайдеру платит поставщик. Это отражает некую тенденцию на рынке, которая заключается в том, что розница платит только за товар, а поставщик за все остальное. Если смотреть трезво, кому это больше нужно, то могу сказать, что выгодно это в равной степени как поставщикам, так и ритейлерам. В конечно варианте сокращается трудоемкость.
— У кого вы храните электронные документы – у себя или у оператора электронного документооборота?
— Мы храним документы и у себя, и у оператора. Ведет также архив немецкий оператор, который обслуживает весь EDI холдинга.
— Со сколькими провайдерами вы сейчас работаете?
— У нас 4 провайдера.
— Какие основные сложности в работе с данной технологией?
— Одна из главных проблем розницы — это счета-фактуры. Со всеми остальными документами работать довольно просто. К примеру, получаем мы счет и для его обработки нам необходимо понять, от какого поставщика этот счет, какова сумма оплаты и сумма НДС. Мы вводим все данные в систему, и счет оплачивается. А по счетам-фактурам необходимы данные о стране происхождения продукции и номер Государственной таможенной декларации, по которой товар был ввезен в страну. Все эти данные по каждой товарной позиции нужно переписать в счет-фактуру, занести в систему и проч. В этом процессе в одном магазине задействовано 1-2 сотрудника на полной ставке. Это довольно трудозатратный процесс, поэтому многие ритейлеры считают счеты-фактуры своей главной проблемой, связанной с электронным документооборотом.
Кроме того, счета-фактуры в EDI-формате трудно сделать юридически значимыми. По большинству других документов контрагенты могут договориться о признании юридической значимости какого-то электронного формата. Со счетами-фактурами все хуже, так как их надо представлять в Налоговую службу. В этом году ФНС, наконец, утвердила российский электронный формат счетов-фактур, который, по моему мнению, означает конец счетов-фактур в формате EDI в России. Российский формат ни технически, ни идеологически не совместим с EDI, но позволяет добиться юридической значимости. Какие есть пути: либо использовать EDI-сообщение INVOICE и бумажный документ, но это не решает главной задачи – избавиться от бумаги, либо использовать юридически значимый формат ФНС. Выбор очевиден, все будут использовать именно последний вариант.
— Какие в целом перспективы у EDI?
— Если к критически важному для розницы национальному формату счета-фактуры добавится еще и собственный российский формат товарной накладной, то я подозреваю, что переход на электронный документооборот между розницей и поставщиками будет не за счет EDI, а за счет национальных форматов. Вопрос – полностью ли уйдет EDI? Нет, поскольку есть западные компании, все системы которых корпоративным IT заточены под EDI. Мы ведем диалог с некоторыми провайдерами о том, чтобы они построили сервис, позволяющий обмениваться на уровне контролирующих органов документами в национальном формате, а для нас специально конвертировали их в формат EDI. То есть у EDI останется достаточно нишевая функция – интеграция с теми компаниями, которые давно и долго работают именно с этим форматом, это и наш случай.
— Какие еще проекты сейчас реализует компания в этом направлении?
— Сейчас мы работаем над проектом, который позволит нам перевести 100% счетов-фактур в электронный вид. Это позволит нам получить полный объем счетов-фактур в электронном виде и сократить все ресурсы, которые сейчас задействованы в процессе передачи этих данных.
