Многие не придают значения развитию в себе навыков эпистолярного жанра, и зря: все, что мы пишем на работе, — часть того, как нас воспринимают
Большинство людей бизнеса тратят полжизни на написание документов или, если они на высоких позициях, на их чтение, — говорит Нил Тейлор, креативный директор консалтинговой компании The Writer. — Если вы автор, ваша заявка может конкурировать с десятком других предложений, в которых говорится примерно то же самое. Или вам, например, три раза в год надо писать документ для совета директоров. В зависимости от того, как вы их напишете, эффект может отличаться в корне«.
Письменное творчество помогает сформировать репутацию, говорит Роберт Майат, директор компании бизнес-психологии Kaisen: «В эпоху, когда копии электронных писем достигают сотен людей, это реальный шанс выделиться».
«Люди имеют вредную привычку торопиться, — сетует Стивен Ллойд, специалист по деловой переписке. — Я всегда призываю: “Надо думать, писать и перечитывать”! Но они чаще всего просто пишут себе, бездумно». Ллойд считает, что это особенно справедливо в отношении электронной почты: «Она часто используется для неформального общения, поэтому люди и относятся к ней неформально. Но электронное письмо может быть важным бизнес-документом. Потратив на него чуть больше времени, можно сэкономить время в перспективе».
Тейлор предупреждает, что желание выглядеть профессионально и по-деловому также может привести к ухудшению качества письма: «Люди забывают, что они люди. Важничают, нарочито усложняют то, что пишут, думая, что от них именно этого ждут. Распространенное заблуждение. Хорошее письмо — это кратко, интересно и по существу».
«В сфере розничной торговли вам, вероятно, может сойти с рук использование большого количества сокращений, — говорит Майат. — Но в юридической фирме предметом особой гордости бывает именно качество письма».
«А вот жаргон почти никогда и никому не приносит пользы — он воздвигает преграду и создает впечатление, что вы прячете за ним неспособность к ясному выражению мыслей», — замечает Ллойд.
Уоррен Баффетт тоже дает совет: «Составляя годовой отчет Berkshire Hathaway, я притворяюсь, что разговариваю со своими сестрами <…> Они поймут простой английский, но жаргон может озадачить их».
Еще одно полезное правило — никогда не писать в гневе. «Не пользуйтесь электронной почтой, если вас обуревают эмоции,- подсказывает Майат. — Запишите все, но не отправляйте письмо. Так вы избежите многих неловких ситуаций».
