Вопрос точного планирования– один из самых актуальных для владельца розничного магазина. Сколько нужно людей? Как много времени займет у них выполнение той или иной операции? Как быстро сотрудники смогут обслужить клиентов при наплыве покупателей? Ответ на эти и многие другие вопросы можно получить, запустив процесс нормирования рабочего времени.

Современные розничные сети чаще всего рассчитывают потребность в персонале, исходя из планового товарооборота. При таком подходе не учитывается фактор различных трудозатрат на разные товары, ведь время на выкладку 10 мешков цемента отличается от времени на выкладку 10 отверток, а стоить они могут одинаково.

На помощь ритейлеру в этом случает приходит нормирование труда, которое хоть и вызывает ассоциации с плановой экономикой, но по-прежнему остается эффективным инструментом управления. Оно закладывает основу для расчета потребности в персонале, позволяет сформировать соответствующий бюджет, контролировать сотрудников и оценивать эффективность их работы.

Дмитрий Бельский, коммерческий директор VERME, компании-разработчика одноименного российского решения по оптимизации рабочих графиков персонала, объяснил, почему процесс нормирования так важен и поделился рекомендациями, как его успешно запустить.

Какие должности можно нормировать?

Нормирование рабочего времени персонала напрямую связано с эффективностью работы розничного магазина. Чтобы выполнить все планы по продажам и удовлетворить потребности покупателей, сотрудникам необходимо четко понимать, сколько времени им отводится на выполнение конкретных действий. Директор магазина в свою очередь должен контролировать соблюдение нормативов, чтобы обеспечить бесперебойную работу. Кого же следует подвергнуть процессам замера?

Теоретически нормирование можно применить для любой позиции, однако с экономической и практической точки зрения для этого рекомендуется рассматривать именно массовые линейные должности, в задачи которых входят повторяющиеся в рамках процесса операции. Это мерчендайзеры, кассиры, кладовщики и др. Информация о времени выполнения действий этими людьми дадут вам представление о том, сколько сотрудников нужно в той или иной ситуации – например, когда ожидается наплыв покупателей или наоборот, в «спокойные» дни.

Какие есть требования к процессу?

Чтобы получить объективные данные о времени выполнения операций, важно соблюдать баланс между количеством и статистической достоверностью замеров. Для ритейла мы рекомендуем нормировать по нескольку человек на одной позиции в каждом магазине из выборки в 3-7 магазинов. Это позволит получить репрезентативные нормы для сети.

Если же говорить об «атомизации» операций (до какого момента следует дробить процессы), то существует несколько подходов. Среди них — американский MOST (Maynard Operation Sequence Technique — микроэлементное нормирование), который подразумевает раскладывание действий до «элементов». Например, Action distance (А) – движение на определенное расстояние, Body motion (B) – движение корпуса тела; Gain control (G) –захват и др.

Все операции, производимые работником, складываются в последовательность этих элементов, после чего каждому из них присваивается определенный индекс (зависит от разных параметров – от расстояния до объекта, его тяжести, необходимости наклона и т.д). Чтобы рассчитать длительность выполнения операции, индексы суммируются и умножаются на коэффициент. Метод MOST оптимально подходит для тех компаний, где есть множество вариантов исполнения трудовых операций.

Для офлайн-ритейла мы бы рекомендовали присмотреться к более знакомым способам: ФРВ (фотографиям рабочего времени), методу моментных наблюдений и хронометражам.
Фотографии рабочего времени подразумевают наблюдение за одним сотрудником в течение смены. Это дает понимание баланса рабочего времени – какие операции и в какое время выполняются, а также какой процент времени занимает каждое действие у определенной должности.

Метод моментных наблюдений заключается в том, что нормировщик двигается по торговой зоне и фиксирует, что делают сотрудники в каждый момент времени. Это позволяет собрать полную статистику о том, что происходит в том или ином отделе магазина (торговый зал, склад и т.д). Смысл хронометражей заключается в фиксации времени выполнения отдельных операций, что позволяет вычислить их нормы. Выбор метода определяется исходя их задач проекта и наличия времени, но чаще всего используется комбинация всех вышеперечисленных способов.

Сами замеры мы рекомендуем проводить 10-30 раз для каждой из должностей в магазине. Количество зависит от времени выполнения операции, чем дольше операция – тем меньше замеров. Это позволяет исключить человеческий фактор и получить объективный средний показатель по позиции.

Почему это выгодно?

Наш опыт показывает, что нормирование отлично помогает понять общее количество персонала, необходимое для магазина, с детализацией до месяца. Это позволяет снизить затраты на трудовые ресурсы и тем самым оптимизировать расходы. По нашим оценкам, расчет потребности в персонале с помощью нормирования позволяет сократить ФОТ на 0,5-1%.

Однако и этот показатель можно улучшить. Для этого необходимо внедрение Workforce Management (WFM) системы. С ней директора магазинов могут не только точно спрогнозировать потребность в сотрудниках с учетом нормирования и различных факторов (сезонность, динамика по кластерам магазинов, маркетинговые акции, история каждого магазина), но и контролировать эффективность работы персонала, отслеживать соблюдение нормативов по каждому виду действий, составлять рабочие графики и многое другое.

По данным наших экспертов, применение WFM систем в сетях с мерчендайзиноговой моделью (выкладкой) дает эффект в 7-12% экономии ФОТ, в консультативных продажах (фэшн, электроника) — 3-7% увеличения выручки. Например, сеть Оливье, состоящая из 11 супермаркетов площадью 1200-1500 кв.м., после внедрения WFM-решения VERME смогла снизить ФОТ на 15%.

Нормирование труда – эффективный инструмент для снижения расходов на персонал. Сокращение штата до оптимального количества сотрудников, требуемого для бесперебойной работы магазина, может помочь ритейлерам стать эффективнее в условиях современной экономики, когда выполнять план по прибыли можно только при условии последовательного сокращения затрат.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первым быть в курсе главных новостей ретейла.