Кейс: внедрение системы электронного документооборота в X5 Retail Group.
Решение: EXITE-Evolution, ECOD, EDIWEB.
Время реализации проекта: апрель 2010 г. – ноябрь 2011 г.
Затраты: не разглашаются.
Проблема:
В апреле 2010 г. Х5 Retail Group развивала 1 372 магазина «Перекресток», «Карусель» и «Пятерочка». Компания сотрудничала более чем с 6 000 поставщиков, передавая им в среднем 60 000 заказов в день, или 1,5 млн в месяц.
Для этого X5 Retail Group использовала электронную почту и программное обеспечение собственной разработки P-Line.
«Функционал P-Line было невозможно модернизировать и масштабировать под наши задачи. Обмен данными через электронную почту был очень трудоемким: чтобы сделать заказ поставщику, менеджерам X5 Retail Group приходилось заполнять формы вручную»,— отмечает руководитель проекта по внедрению EDI в X5 Retail Group Андрей Мигаль.
В начале 2010 г. X5 Retail Group решила внедрить систему EDI (Electronic data interchange, англ. — электронный обмен данными) для обмена данными между магазинами, распределительными центрами, бэк-офисом и поставщиками. В компании рассчитывают, что благодаря ей удастся:
— отказаться от передачи документов с помощью e-mail, факса, телефонной связи и на 80% сократить время на обработку каждого документа;
— снизить затраты, связанные с бумажным документооборотом: на расходные материалы, оргтехнику, курьерскую доставку и почтовые расходы (сервисный центр Х5 по обработке бухгалтерских документов расположен в Нижнем Новгороде);
— исключить/уменьшить количество ошибок во всем документообороте благодаря отказу от ручного ввода данных;
— контролировать выполнение заказа (с помощью статусов документов «отправлен», «прочитан», «не прочитан») и повысить уровень сервиса поставщиков.
Интеграция с системой SAP позволит управлять процессом «заказ-поставка» прямо из учетной системы.
Андрей Мигаль, руководитель проекта по внедрению EDI в X5 Retail Group:
«Внедрение стандартов делает каждый товар исключительным, понятным и однозначно идентифицируемым для всех информационных систем, что позволяет работать с единым каталогом продукции с разными поставщиками».
Решение:
В апреле 2010 г. X5 Retail Group начала внедрение системы управления взаимоотношениями с поставщиками SRM. Переход на электронный обмен данными EDI стал первым этапом этого проекта.
Сам сервис электронного обмена данными предоставляют EDI-провайдеры. Они же помогают поставщикам подключиться к системе электронного обмена данными. Интеграцией ERP-системы X5 Retail Group SAP с информационными системами EDI-провайдеров занимаются сотрудники ритейлера.
Подключение РЦ, магазинов и поставщиков к протестированной технологии EDI началось в феврале 2011 г. Сейчас в проекте участвуют все 24 распределительных центра, более 1 000 магазинов различных форматов и более 650 компаний-поставщиков.
Сумма инвестиций в проект электронного документооборота вычисляется исходя из зарплаты различных специалистов Х5, приобретения ключей электронно-цифровой подписи, проведения нагрузочного тестирования систем EDI-провайдеров, затрат на доступ в Интернет.
Сумму инвестиций в компании не разглашают, но уточняют, что окупить вложения планируется до середины 2012 г.
Результаты:
Оценка экономической эффективности внедрения EDI (по материалам комитета по технологическому обеспечению ECR-Rus).
Возьмем торговую сеть, которая отправляет поставщику 4 000 заказов в месяц (для сравнения, X5 Retail Group отправляет в месяц 1,5 млн заказов).
Ручная обработка заказа занимает 30 минут, обработка с EDI— пять минут.
Стоимость времени сотрудника— ежемесячная з/п сотрудника с учетом всех налогов и премий— 32 000 руб., 1 час = 32 000/21,75/8 =184 руб.
Прямая экономия на заработной плате сотрудников: 4 000 × 25/60 × 184 = 301 000 руб.
Если учесть, что Х5 отправляет в месяц в 375 раз больше заказов, то экономия составит 301 000 × 375 = 112,9 млн руб.
Перспективы:
Подключение всех поставщиков к электронному документообороту должно завершиться к 11 ноября 2011 г. К этому времени ритейлер намерен обмениваться с ними 11 видами документов: «Заказ» (ORDERS), «Ответ на заказ» (ORDRSP), «Уведомление о получении» (RECADV), «Уведомление об отгрузке» (DESADV), «Информация о поставщике», «Информация о новых магазинах» (PARTIN), «Прайс-лист» (PRICAT), «Акт сверки взаиморасчетов» (COACSU), «Счет-фактура» (COACSU), «Коммерческая дискуссия» (COMDIS), «Отчеты о продажах (SLSRPT) и остатках» (INVRPT).
Х5 Retail Group планирует использовать электронно-цифровую подпись и частично отказаться от бумажного документооборота. По данным ECR-Rus, за счет отказа от бумажных документов отправитель экономит около 27 руб. на одном документе, получатель— около 110 руб.
Андрей Мигаль, руководитель проекта по внедрению EDI в X5 Retail Group:
«Внедрение электронного обмена данными выгодно поставщику в той же степени, что и ритейлеру. Технология EDI полностью исключает возможность потери документа «Заказ», а интеграция EDI с учетной системой поставщика позволит ему избавиться от ручного ввода информации из «Заказа» в свою учетную систему, исключит человеческий фактор и ошибки ввода данных. К сожалению, большинство поставщиков пока не понимают преимуществ этой технологии. Мы приложим все усилия для исправления этой ситуации».
Справка:
X5 Retail Group развивает сети «Пятерочка», «Перекресток» и «Карусель». На начало 2011 г. под управлением компании находилось 2 469 магазинов в Москве, Санкт-Петербурге и других городах России. Из них 1 392 магазина «Пятерочка» формата «мягкий» дискаунтер, 301 супермаркет «Перекресток», 71 гипермаркет «Карусель», а также 45 магазинов «у дома» и 660 приобретенных магазинов «Копейка».
Этот и другие кейсы читайте в книге «IT в ритейле». Этот проект продолжает серию изданий ИД Retailer, где в легкой форме и с определенной долей юмора рассказывается о решении серьезных бизнес-задач. Купить книгу уже скоро можно будет тут.
В преддверии выхода книги «Информационные технологии в ритейле в карикатурах и кейсах» с 25 по 29 апреля Retailer.RU проводит тематическую неделю, посвященную IT-решениям в торговых сетях. В этот раз тематическая неделя проходит в интерактивной форме. Вы можете не только читать каждый день новый материал, посвященный последним тенденциям в автоматизации розничных сетей, но и задать вопросы представителям ИТ-компаний и высказать свою точку зрения в опросе Retailer.RU
