Кейс: Внедрение программы для обмена информацией с поставщиками P-Line в петербургской сети «Пятачок»
Спикер: Тимур Незаметдинов, ведущий технический специалист сети универсамов «Пятачок»
Инвестиции: не раскрываются
Поставщик решения: СЭЛТОРС
Время на разговоры
Петербургская сеть универсамов «Пятачок», насчитывающая 15 магазинов, ежедневно отправляет около 270 заказов своим поставщикам. Большинство заявок формируются в центральном офисе , но на товары ежедневного спроса (молоко, хлеб и т.п ) заказы делаются в самих магазинах.
Изначально переговоры велись с помощью электронной почты (в центральном офисе) и с помощью телефона (в магазинах). Однако ритейлер подсчитал, что сотрудники тратят на общение с контрагентами, по уже заключенным и согласованным контрактам слишком много времени.
«Менеджерам центрального офиса приходилось выгружать заказ в документ, а затем этот документ еще и отправлять по электронной почте, — рассказывает Тимур Незаметдинов. — Магазину, приходилось тратить время на дозвон поставщикам и на диктовку заказа».
Вторым недостатком существующей ситуации было отсутствие обратной связи: отправив заказ, менеджер не мог точно знать, обработал ли заказ поставщик, привезет ли он продукцию в полном объёме или частично. «Даже если некоторые поставщики в ответ на письмо с заказом что-то писали, то их ответы требовалось обрабатывать вручную, запоминать или куда-то записывать, кто ответил, а кто нет», — отмечает Тимур Незаметдинов. Чтобы сократить время на передачу заказов и для получения обратной связи от поставщиков компания решила автоматизировать данный бизнес-процесс.
По примеру Х5
Требованиями к техническому решению стали автоматическая передача заказов в электронном виде, получение обратной связи от поставщиков (подтверждений, отказов, расхождений в количестве или в ценах) и автоматическая передача документов на возврат товара.
Рассмотрев все возможные варианты, «Пятачок» остановился на системе P-Line от компании СЭЛТОРС «Это простое и понятное решение, «заточенное» именно для передачи и обработки заказов», — комментирует Тимур Незаметдинов.
Упрощенно P-Line представляет собой сайт в Интернете, содержащий информацию о заказах товаров, поступивших от розничной сетей. Причем каждый поставщик видит только ему предназначенные заказы и не видит ни какую информацию о других поставщиках.
«Системы для обмена данными с поставщиками типа EDI/EDO менее универсальны, при этом они существенно более дороги, — объясняет выбор решения Тимур Незаметдинов. — Многие провайдеры данного вида услуг предлагают схему, когда за всё платит поставщик. Однако, поставщик зарабатывает, продавая нам товар, а это значит, что деньги на оплату услуги в итоге он возьмёт из нашего «кармана», заложив их в цену продукции».
Дополнительным аргументов в пользу выбора P-Line стал тот факт, что данное решение использовалось крупнейшим по выручке российским ритейлером – X5 Retail Group. «Многие из наших поставщиков так же поставляют свою продукцию и в Х5, а это значит, что у них в большинстве случаев есть интеграция с P-Line. Поэтому они с удовольствием выразили свою готовность работать через портал и с нами», — говорит Тимур Незаметдинов.
Использовать по максимуму
Внедрение было начато в июне 2012 г. и проходило в три этапа. Поскольку «Пятачок» решил максимально широко использовать все возможности P-Line, на первом этапе ритейлер сформулировал перед разработчиком задачи, которые хотел решить с его помощью.
На втором этапе в июле-августе решение дорабатывалось с учетом поставленных задач. Также была разработана схема «стыковки» решения с товароучётной системой ритейлера «СуперМаг». Доработку и внедрение проводила компания СЭЛТОРС.
По словам Тимура Незаметдинова, этот сложный период был пройдет «Пятачком» и его контрагентами довольно легко. «Наша товароучётная система хорошо документирована, интеграция прошла легко. А многие поставщики этот этап прошли еще когда эту систему начала использовать X5», — отметил спикер.
Наконец, на третьем этапе состоялось собственно внедрение и тестирование системы. Серьезных проблем не было, были только мелкие недочеты связанные с «притиркой» нашей товароучетной системы с P-Line.
В сентябре 2012 г. «Пятачок» окончательно перешел на общение с поставщиками через P-Line, и сейчас через систему с ритейлером работают 80% контрагентов. Исключение составляют поставщики скоропортящегося товара, однако впоследствии «Пятачок» рассчитывает подключить к системе также и их.
Инвестиции в проект «Пятачок» не раскрывает, однако Тимур Незаметдинов отмечает, что по большей части они были связаны с разработкой стыковки решения с товароучётной системой. «Но они были несущественными по отношению к тому, какие задачи сейчас решает система», — подчеркивает Тимур Незаметдинов.
И себе, и поставщику
Для передачи заказов поставщикам сотрудникам «Пятачка» достаточно просто сформировать заказ в системе «СуперМаг» и, заявка автоматически будет передана на портал. Статус заказа (отправлен/доставлен/подтверждён) менеджер видит также в своей товароучётной системе в списке заказов. Поставщик получает уведомление о заказе по электронной почте. «У кого хорошо с автоматизацией смогут скачать заказ прямо в свою товароучётную систему. Остальные смогут зайти на портал и обработать заказы вручную», — говорит Тимур Незаметдинов.
В итоге менеджеры центрального офиса и сотрудники магазинов тратят гораздо меньше времени на передачу заказов и оперативно получают обратную связь. «Теперь гораздо реже возникают ситуации, когда магазин остаётся без какого-то товара, так как заказывающий уже в день заказа узнаёт о том, что кто-то что-то не привезёт и может сделать заказ другому поставщику или сделать заказ альтернативного товара», — отмечает специалист.
По словам Тимура Незаметдинова, обмен данными с помощью P-Line удобен не только для ритейлера, но и для поставщика. Каждый контрагент видит список товара, который он поставляет ритейлеру и текущую договорную цену. Кроме того, поставщик может проставить свои коды товаров и свои коды магазинов сети. «В итоге ему гораздо удобнее видеть заказ в своей кодировке, в отличие от электронных писем, которые мы отправляли ранее, где присутствовали только наши коды и поставщикам приходилось их переводить в свои», — рассказывает Тимур Незаметдинов.
Впоследствии ритейлер не исключает возможности подключения к сервису EDI, а также системе электронных торгов, подключить которые к системе в скором времени рассчитывает разработчик.
*На правах рекламы
