Инвентаризация представляет собой важный инструмент для контроля и обеспечения сохранности корпоративного имущества. Закон обязывает каждое предприятие регулярно проводить данную процедуру. Крупные компании на западе уже многие годы предпочитают проводить независимую инвентаризацию, нежели делать это своими силами.
Подобная практика постепенно приходит и в Россию, например, аутсорсинговая компания Leader Team отмечает резкое повышение спроса на данную услугу в последние несколько лет. Причина понятна — в кризис выручка компаний падает и руководство начинает задумываться над повышением эффективности, а независимая инвентаризация позволяет получить объективную картину ситуации и задействовать все возможные резервы.
Стоит ли доверять инвентаризацию сторонним организациям?
Передачу инвентаризации на аутсорсинг в российской бизнес-практике первыми реализовали торговые сети с иностранным капиталом. К сожалению, невысокая культура ведения бизнеса и наличие сверхприбылей в годы постоянного роста сдерживали развитие этого рынка. Желание объективно разобраться с ситуацией внутри собственной компании пришло только когда руководство и собственники компаний оказались перед перспективой банкротства или резкого сокращения нормы прибыли. Независимая инвентаризация позволяет существенно сократить сроки проведения данной процедуры, повысить объективность полученных результатов и выявить «болевые точки», показывающие неэффективное использование ресурсов компании. Во многих случаях выявленные недостатки в разы превосходят общие расходы на инвентаризацию.
Нередко аутсорсинговые услуги Leader Team и специализированных аудиторских компаний позволяют впервые выявить очевидные факты хищений, серьёзных недостач, существенного завышения уровня затрат в отдельных подразделениях или всей организации в целом. Круговая порука, непрофессионализм и часто встречающееся формальное отношение внутренних ревизоров к своим обязанностям не позволяют сделать это при проведении инвентаризации своими силами. Крупные игроки на рынке услуг по независимой инвентаризации чаще всего сертифицированы по международным стандартам, обеспечивают максимально сжатые сроки и абсолютную прозрачность процедуры. Такое решение удобно ещё и тем, что компании имеют большой штат ревизоров в разных регионах и могут провести инвентаризацию крупной федеральной сети в считанные дни.
Как информационные технологии помогают получить объективный результат?
Компания Лидер Тим и другие крупные игроки стремятся минимизировать влияние человеческого фактора и активно внедряют современные решения, позволяющие сократить издержки на формирование отчетности и предоставить клиенту объективный результат в максимально удобной форме. К примеру, для контроля товарно-материальных ценностей и основных средств используется специальное оборудование (терминалы для сбора данных) и программное обеспечение с возможностью интеграции с ERP-системами компании-клиента. Это позволяет получить объективные данные и передать его высшему руководству, несмотря на возможное противодействие со стороны руководителей среднего звена и отдельных подразделений. Высокая степень автоматизации является важным конкурентным преимуществом компании, осуществляющей независимую инвентаризацию.
На практике для руководства компаний-заказчиков очень важно видеть промежуточные результаты и отслеживать ход исполнения проекта в режиме реального времени. Корректировка данных всегда вызывает вопросы и сомнения, поэтому контроль за изменением цифр нарастающим итогом важен для топ-менеджеров чисто психологически. Если компания действительно заинтересована в качественных изменениях и создании нового конкурентного преимущества за счёт внутренней оптимизации, то для неё принципиально важно и представление информации в удобной форме. Это позволяет оперативно подготовить и принять необходимые управленческие решения по результатам инвентаризации.
Какие существуют виды инвентаризации и в какие сроки ее реально провести?
Инвентаризация может быть как комплексной, так и затрагивать отдельные виды активов компании – основные фонды, материальные запасы, товарные остатки, имущество и оборудование, средства на счетах и финансовые активы. Инвентаризация основных средств характерна для финансово-кредитных учреждений, крупных производств, стразовых и лизинговых компаний, участников рынка HoReCa, крупных торговых сетей, проверка товарно-материальных ценностей характерна для любых компаний с развитой сетью торговых точек и складским хозяйством. Большинство заказов на независимую инвентаризацию в Leader Team поступает от компаний с развитой филиальной сетью в регионах. Иногда клиенты предпочитают отдать на аутсорсинг только ревизии в отдельных регионах, а все остальное осуществляют своими силами. Также инвентаризация может затрагивать не все предприятие целиком, а быть выборочной, частичной или периодической.
Независимая инвентаризация может быть осуществлена всего за одну ночь во всех торговых точках, офисах и складах компании в разных регионах. Точные сроки зависят от конкретного проекта и пожеланий заказчика, но в подавляющем большинстве случаев это получается на порядок быстрее, чем силами собственного контрольно-ревизионного отдела. Экономия расходов на проведение всех процедур даже в крупнейших торговых сетях и банках составляет от 20% по сравнению с затратами на содержание целого отдела ревизоров. Ещё худшее решение – использовать для проведения ревизий сотрудников с другими функциями, что может вызывать не только вопросы к качеству инвентаризации, но и проблемы на других участках работы.
Таким образом, если топ-менеджмент компании заинтересован в повышении эффективности бизнеса, то независимая инвентаризация выглядит оптимальным решением. К сожалению, многие российские компании все ещё боятся пускать на свою территорию независимых ревизоров, но они тем самым лишают себя возможности сокращать издержки и найти внутренние ресурсы для развития, что особенно важно в кризис.
*опубликовано на правах рекламы
