Разговоры о возможности заменить бумажные счета-фактуры электронными вбудоражили умы не только ритейлеров, но и поставщиков, также мечтающих избавиться от бумажных трудностей и увеличить эффективность бизнеса.
Кейс компании «Нестле Россия» о внедрении системы Диадок для обмена электронными счетами-фактурами с контрагентами.
Исполнитель: СКБ Контур
Спикер: Андрей Бусыгин, руководитель направления оптимизации бизнес-процессов компании «Нестле Россия».
Компания «Нестле Россия» уже достаточно давно использует технологии электронного документооборота при взаимодействии с государством. Вся отчетность подается компанией в налоговую службу в электронном виде. Если, аналогично налоговым декларациям в контролирующие органы можно будет представлять и счета-фактуры, то это существенно упростит работу. Тем более, что и процедура такой подачи документов для проверки уже разработана и утверждена (Приказ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@). Сейчас осталось подождать, пока Федеральная Налоговая служба утвердит формат, в котором собственно и будут представляться документы, и после этого начать постепенно исключать “бумагу” из документооборота с контрагентами.
Напомню, что переход на электронный документооборот делается по взаимному согласию контрагентов и не может быть сделан в одностороннем порядке одной из сторон. Только по договоренности и готовности. До этих пор бумага была, есть и остается альтернативой.
По мнению специалистов «Нестле Россия», законодательство уже давно позволяет перевести ряд документов на электронные носители, но это не происходит из-за того, что основной документ – счет-фактура – по-прежнему должен быть бумажным. Как только мы сможем сделать счет-фактуру электронным, то это послужит стартом к электронизации всех остальных документов. Применение электронной подписи для других видов документов не подпадает под требования Федеральной Налоговой службы, и перевод их в электронный вид – дело времени.
Важно заметить, что бумага давно является атавизмом во многих бизнес-процессах. Сами бумажные документы теряются, доставляются с опазданием, информация с бумажных документов попадает в системы контрагентов только в процессе ручной обработки, вдобавок ко всему, ее еще и нужно хранить в течение пяти лет. Однажды мы посчитали, что тратим в год около $100 000 только на то, чтобы довести срочной курьерской отправкой исправленные бумажные счета-фактуры нашим контрагентам
«Учитывая все это, а также размеры нашей страны, отдаленность некоторых из партнеров и требование по предоставлению счетов-фактур в течение 5 рабочих дней после сделки, электронные счета-фактуры действительно являются решением для бизнеса, — говорит Андрей Бусыгин. — Нет смысла даже считать выгоду и экономию на бумаге так как априори ясно, что электронный документооборот значительно эффективнее и выгоднее бумажного. У нас в «Нестле» это называется внедрение лучшей практики, что не требует специальных обоснований.
Стремление «Нестле Россия» быть максимально готовыми к тому моменту, когда Федеральная Налоговая служба утвердит формат электронных счетов-фактур, привело к тому, что была начата работа с компанией СКБ Контур, развивающей систему электронного обмена документами между компаниями (система называется Диадок).
«Мы сделали совместный проект, в котором СКБ Контур выступил в роли провайдера электронной подписи в счетах-фактурах, — сообщил Андрей Бусыгин. – Контрагентом была выбрана компания METRO Cash & Carry. Сеть METRO активно участвует во всех дискуссиях и проектах связанных с электронным счётом-фактурой и, в первую очередь, из-за ощутимой возможности экономить не только на бумаге, которую Метро используют, предоставляя бумажные счета-фактуры, но и на складском хранении оригиналов счетов-фактур.
В ходе проекта было установлено защищенное и надежное соединение между серверами Нестле и СКБ Контур. На основе электронных сообщений, предоставляемых в удобном для Нестле формате – EANCOM/INVOIC, со стороны СКБ Контур происходило формирование электронных счетов-фактур, осуществлялось автоматическое их подписание с помощью электронной подписи и доставка контрагенту – в розничную сеть. Также в ходе проекта был отработан процесс обмена электронными счетами-фактурами, в соответствии с требованиями порядка Минфина. Результаты проекты показали, , что система Диадок обеспечивает быстрый и простой переход для таких крупных поставщиков, как «Нестле», на электронный документооборот счетами-фактурами с их клиентами.
«У госорганов серьезные требования к электронным документам. Для того, чтобы обеспечить их равнозначность бумаге, необходимо учесть множество нюансов, — комментирует Андрей Бусыгин. — Это делает за нас СКБ Контур, компания, у которой за плечами значительный опыт сдачи электронной отчетности той же налоговой. Мы не программистская компания и потому не можем оперативно отслеживать все новшества и изменения в форматах электронных документах и другие требования законодательства. А СКБ Контур — может».
Как только ФНС утвердит формат электронных счетов-фактур (ожидается, что это произойдет в до конца 2011 г.), «Нестле Россия» постарается оперативно исключить бумажные версии этих документов из своей работы.
«Переход на электронные счета-фактуры – высокий приоритет для нас, и мы сделаем все, чтобы наши контрагенты тоже имели возможность вместе с нами перейти на работу с электронными документами, — говорит спикер. — За этим стоит хорошая обоюдовыгодная экономия и эффективный бизнес-процесс. Уверен, что и мы , и наши контрагенты , а в итоге и конечные покупатели, только от этого выиграют.
* На правах рекламы
