Социальные сети постепенно из разряда чисто развлекательных сервисов превращаются в полноценный деловой инструмент. Один из главных бизнес-трендов сезона – использование корпоративных социальных сетей внутри компаний. Так сотрудникам становится гораздо проще взаимодействовать и делиться друг с другом гениальными идеями. Легкость внутренних коммуникаций может оказаться серьезным бизнес-преимуществом
Социальные сети — деловой инструментДля людей, занятых в бизнесе, термин «нетворкинг» знаком если не сам по себе, то по сути. Он означает процесс создания связей и знакомств с людьми, которые в будущем могут пригодиться. И как правило, человек с активной жизненной позицией и быстрым доступом в Интернет обязательно регистрируется в паре-тройке социальных сетей с деловым уклоном и не очень: Linkedin, «МойКруг», Professionali.ru, Facebook и т.д. Это уже стадо нормой и в нашей стране. И сейчас в социальных сетях в первую очередь ищут информацию о потенциальных сотрудниках, партнерах, заказчиках, исполнителях. Это позволяет легче найти точки соприкосновения, узнать человека лучше и обнаружить общих знакомых, которые могут дать рекомендации, в то время как полное отсутствие информации о личности в социальных сервисах как минимум настораживает.
В общем-то и до появления Интернета работали те же самые механизмы. На работу всегда было легче устроиться через знакомых, с их рекомендациями. Связи с нужными людьми создавались на отраслевых конференциях и «круглых столах». Интернет убыстрил это явление, облегчил и удешевил. Теперь, чтобы познакомиться с сотней экспертов по какому-либо вопросу, нужно сделать лишь несколько кликов мышкой. Кроме того, информационные технологии позволяют преодолеть физические ограничения человека на общение. Закон Данбара гласит, что один индивид может создать и поддерживать личную социальную офлайновую сеть, состоящую максимум из 150 других людей. Больше никому не под силу, особенно если отношения с некоторыми требуют личных встреч или даже звонков по телефону.
Современные соцсети позволяют обмениваться опытом, сообщениями, идеями, историями, экспертизой и получать фидбэк от тысяч людей. Интернет дает возможность узнать о человеке больше, чем при офлайновых коммуникациях, он также снимает ограничение закона Данбара.
ВРаботе.ру
Внутри больших компаний, где число сотрудников измеряется сотнями и тысячами, налаживание социальных связей является жизненной необходимостью. Что происходит сейчас, когда в организацию, не использующую внутреннюю социальную сеть, приходит вновь принятый сотрудник? Его знакомят с непосредственным начальством, подчиненными и парой коллег из того же департамента. Дальше он должен искать людей с нужной экспертизой самостоятельно, собирая информацию о прошлых проектах и их участниках по крупицам. Это сильно удлиняет этап адаптации на новом месте работы. Компания на этом теряет деньги и эффективность. В идеале любой работодатель хочет, чтобы пришедший ценный кадр с первого дня начал приносить пользу. Внутренние соцсети позволяют добиться этого эффекта. Такие решения относят к классу Enterprise 2.0, и с недавних пор поставщики корпоративных программных продуктов встраивают в них соответствующий функционал. «Внутрикорпоративные социальные сети решают одну из главных проблем средних и крупных компаний – поиск нужной экспертизы и управление знаниями организации», – отмечает Игорь Бреус, руководитель подразделения технических специалистов по технологиям Lotus IBM в России и СНГ. По словам Дмитрия Романова, директора по развитию технологий информационного менеджмента компании «АйТи», внутрикорпоративные соцсети позволяют решать абсолютно все бизнес-задачи. «Любая бизнес-задача реализуется людьми, а люди взаимодействуют друг с другом при решении любой бизнес-задачи, – объясняет Романов. – Внутренние социальные сети повышают эффективность такого взаимодействия. Так же, как и внешние соцсети, они позволяют сокращать цепочки между носителями знаний и теми, кому эти знания нужны (и нужны именно сейчас, а не вообще); они сокращают число звеньев в цепочках, по которым распространяется информация (а чем больше промежуточных звеньев, тем больше искажений в сведениях)». Но эксперт при этом не считает, что любую бизнес-задачу можно и нужно решать только с помощью внутренних социальных сетей. «Это дополнительный инструмент, а вовсе не замена традиционным корпоративным информационным системам», – утверждает Дмитрий Романов.
Компании, попробовав использовать социальные сети, неожиданно для себя обнаружили, что смогли по-новому управлять, контролировать взаимоотношения сотрудников, а также атмосферу в коллективе
Сергей Рыжиков, генеральный директор «1С-Битрикс», рассказывает о собственном опыте: «Социальные сети стали феноменом в Интернете, и компании, попробовав использовать их внутри, неожиданно для себя обнаружили, что с помощью этого инструментария смогли по-новому управлять, контролировать взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также атмосферу в коллективе. Для сотрудника формируется новая среда, где он чувствует себя комфортно, и в таких условиях коллектив представляет для него не набор малознакомых людей, а друзей, с которыми его связывают деловые отношения. Современная внутрикорпоративная социальная сеть очень мягко интегрирует в себя как инструменты соцсетей, так и классические продукты: таск-менеджмент, коллективную работу с документами, календари и зачастую тайм-менеджмент».
Только для своих
Эксперты не рекомендуют использовать уже существующие внешние социальные сети, такие как Linkedin или MySpace, для налаживания внутренних коммуникаций. Дмитрий Романов говорит: «Плюсы общедоступных сетей – это бесплатно, многие уже пользуются и привыкли, можно получить знания экспертов не только внутри своей компании. Минусы – обратная сторона плюсов. Бесплатно – значит, можно забыть про конфиденциальность; многие уже используют, но, скорее всего, привыкли это делать для решения личных, а не рабочих проблем; конкуренты могут точно так же пользоваться знаниями наших сотрудников». А Сергей Рыжиков уверен, что использовать внешние сети практически никогда не удается, так как решают они исключительно коммуникационные задачи, вынося при этом за пределы компании часть корпоративной культуры и конфиденциальных данных. «Именно внутренние продукты для организации социальных сетей позволяют компании в полном объеме ощутить преимущество таких решений – не беспокоиться за конфиденциальность и интегрировать социальную сеть в уже работающие в компании программные продукты», – убежден гендиректор «1С-Битрикс». Игорь Бреус также напоминает, что внутрикорпоративная соцсеть настраивается под нужды конкретной компании, в то время как внешние общедоступные соцсети не позволяют фирме находить решения индивидуальных бизнес-проблем. Кроме того, они повышают риски, связанные с безопасностью бизнеса, в то время как внутрикорпоративная социальная сеть позволяет защитить интеллектуальный потенциал коммерческой структуры. «Надо отметить, что многие компании столкнулись с утечкой конфиденциальной информации через публичные социальные сети и сейчас пытаются вырабатывать правила для своих сотрудников по использованию этих сервисов», – рассказывает Бреус.
Работа – не волк
При создании внутренних соцсетей не стоит забывать о так называемом сетевом эффекте, о котором говорил Роберт Меткалф, основатель Ethernet. Ценность сети для пользователя прямо пропорциональна числу ее участников. То есть если в социальной сети коммерческой организации будут находиться три пользователя, да и те из IT-департамента, то есть по долгу службы, вся идея окажется под сомнением. Эдуард Лецкий, заведующий кафедрой АСУ МИИТ, руководит проектом создания межвузовской соцсети для студентов, которые обучаются как специалисты по продуктам IBM. Сейчас в этой сети участвует пять вузов. Проект создавался в качестве площадки для обсуждения различных специфических проблем и обмена опытом. Полноценный запуск произошел в начале этого года. По мнению Лецкого, чтобы в организации начал полноценно работать свой мини-Facebook, нужно заниматься раскруткой: наполнять контентом, оповещать потенциальных участников и вовлекать их, поддерживать общение и т.д. Этим в компании должны заниматься специальные люди.
Чтобы в организации начал полноценно работать свой мини-Facebook, нужно заниматься раскруткой: наполнять контентом, оповещать потенциальных участников и вовлекать их, поддерживать общение
Может возникнуть опасение, что при появлении такого удобного сервиса для общения сотрудники начнут меньше времени уделять непосредственно работе. Дмитрий Романов на сто процентов уверен, что люди обязательно найдут и другие варианты использования внутренней соцсети. «Но верхом наивности было бы думать, что и без внутренних социальных сетей сотрудники все рабочее время тратят на работу, а не на общение, решение проблем с личной жизнью и т.п.», – напоминает он. Сергей Рыжиков, напротив, считает риск того, что при использовании внутрикорпоративной сети сотрудник будет тратить свое время на непроизводственные задачи, минимальным. «Потому как все, что он делает, находится на виду, в отличие от использования внешних социальных сетей, – объясняет Рыжиков. – Работнику просто невыгодно направлять свои усилия на создание непроизводственного контента». Игорь Бреус считает, что избежать подобных проблем можно, только используя внутреннюю самоорганизацию персонала. «В определенных обстоятельствах эта возможность является благом для компании. С одной стороны, она позволяет сотрудникам самовыразиться и стать более лояльными к компании, а с другой – компания сможет управлять этим риском», – полагает эксперт IBM.
Инструменты начинающего социолога
Что касается конкретных решений, то Дмитрий Романов из западных продуктов корпоративного уровня отмечает программы IBM, в частности Lotus Connections и Microsoft SharePoint2010, сильно продвинувшийся в данном направлении. Из российских – решения компании «Битрикс». Сергей Рыжиков говорит, что самым большим преимуществом продуктов «Битрикс» является объединение идей современных социальных сетей с классическими внутрикорпоративными решениями. Используя привычные и простые инструменты и работая только через браузер, сотрудники могут ставить задачи себе и подчиненным, контролировать их исполнение, вести учет времени, обмениваться данными своих календарей, планировать встречи и собрания. При этом персонал, действуя внутри корпоративной социальной сети, отражающей структуру и настроение компании, еще может подключить обмен мгновенными сообщениями и видеоконференцсвязь с шестью людьми одновременно. «Именно эта комплексность и объединение классических и новых инструментов позволяют задействовать скрытый потенциал компании», – утверждает Сергей Рыжиков. Игорь Бреус рассказывает о продукте IBM: «Модуль Lotus Connections Profiles помогает собрать в одном месте информацию о том, чем именно занимается сотрудник на основе занимаемой им должности, структуры подчинения, опыта его работы, навыков, его активности в корпоративных блогах (Lotus Connections Blogs), на форумах, в сообществах (Lotus Connections Communities) и размещенной информации в Wiki (Lotus Connections Wiki)». По словам Бреуса, одним из часто используемых модулей Lotus Connections является подсистема публикации и обмена файлами (Lotus Connections Files) как в рамках рабочей группы, так и напрямую между пользователями. Попав в систему, файлы и документы существуют не сами по себе, а хранят всю необходимую информацию об изменениях, комментариях, уровне доступа, а также прошлые версии. Для доступа к Lotus Connections может использоваться стандартный интернет-браузер, а также набор коннекторов для интеграции с офисным программным обеспечением, таким как Lotus Notes Symphony, Sametime, Microsoft Outlook, Office, Sharepoint и т.п. Система также адаптирована для доступа с мобильных устройств.
