В рознице неправильное ведение учета на складе может привести к значительным финансовым потерям, путанице в бухгалтерском учете, а, следовательно, и в обязательных отчетных документах. Поэтому важно вести складской учет правильно. В статье расскажем, что собой представляет учет на складе в розничном магазине и как его вести.
Для чего ведут учет на складе
Складской учет — это по сути база сведений о всех принятых на склад и списанных со склада товарах. Причем помимо товаров складскому учету также подлежат сырье и полуфабрикаты, используемые при производстве товаров. Однако в розничном магазине обычно учитывают только товары.
Основная задача складского учета — избежание путаницы при продаже товаров в магазине. Благодаря ему владелец магазина или кассир может точно сказать, сколько товара поступило на склад, какой это товар, как скоро у него закончится срок годности и когда товар был списан или продан. Также складской учет позволяет составить всю необходимую отчетную документацию и определить, на какие товары идет спрос, а закупку каких товаров следует сократить, потому что они не распродаются до конца.
Как учитывать товары
Есть несколько способов учета, которые зависят от товарного ассортимента и размеров магазина:
- Учет по номенклатуре — на складе для каждого товара заводят отдельную карточку номенклатуры, по которой потом его находят и совершают операции с ним. Такой учет подойдет для маленького розничного магазина.
- Учет по партиям — каждый набор товаров (партия) хранится на складе отдельно. Партия приходит на склад по одному документу и от одного поставщика. Такой учет используется в магазинах с небольшим ассортиментом, а также для продукции с особенным сроком годности.
- Сортовой учет — принятые на склад товары распределяются по группам, в зависимости от признака. Например, это может быть группа «хлебобулочные изделия», куда относят хлеб, булочки, сушки и другие товары с теми же признаками. Такой способ учета используется в больших магазинах, где продается много разных товаров и товарных групп. Также сортовой учет совмещают с партионным — тогда партии товаров на складе распределяются по товарным группам.
Используемый способ складского учета зависит от магазина. Если говорить о маленьком магазине у дома, то здесь подойдет учет по номенклатуре, а большим супермаркетам удобнее использовать сортовой учет с делением на группы.
Что включает в себя складской учет
В розничном магазине товары на складе обычно учитываются поштучно или на развес, например, если речь идет о фруктах и овощах без индивидуальной упаковки.
При этом складской учет включает в себя следующие операции:
- поступление товаров на склад магазина;
- перемещение товаров на полку со склада или с одного склада на другой;
- выбытие товаров или их продажа;
- подсчет остатков товара и проведение инвентаризации.
На каждом этапе формируются складские документы. Разберем каждый этап подробнее на конкретном примере.
Товар приезжает на склад
Допустим, у нас небольшой розничный магазин у дома, в который привезли хлеб на продажу. Когда товар поступает на склад, его привозит поставщик товара. В нашем случае — хлебозавод. При приеме товара оформляется приходная накладная на основе накладной от поставщика товара. Этими документами подтверждается операция — поставщик списал товар у себя, передал его в магазин, а мы приняли его на своем складе и учли как свой товар на продажу.
После приема товара его проверяют на количество и качество. Если претензий ни к тому, ни к другому у магазина нет, оформляется форма ТОРГ-1 или акт приемки товара.
Далее в зависимости от выбранного способа учета заполняется карточка товара, создается отдельная номенклатура для каждого товара, отражаются партии или сорта товара.
Товар перевозят или расставляют на полках
После оформления хлеба на складе нужно отразить факт его передачи в торговый зал. Для этого оформляется форма ТОРГ-13 или накладная на внутреннее перемещение товаров.
Для передачи товара на другой склад, например в соседний магазин розничной сети, оформляется документ М-11 или требование-накладная.
Товар продают или списывают
Если хлеб заплесневел или у него закончился срок годности, оформляют акт о списании товара, на основании которого продукция впоследствии и списывается.
Продажа товара оформляется через кассу в торговом зале. Когда продавец сканирует товар, факт его продажи регистрируется на кассе и передается в учетную программу.
Как вести учет на складе: вручную или автоматически
Конечно, можно вести складской учет вручную, если объемы товаров позволяют. Но при таком варианте розничному магазину трудно масштабироваться и увеличить свою прибыль. Лучший вариант — автоматизировать все складские операции с помощью терминалов сбора данных (ТСД).
ТСД — это специальное устройство или мобильный телефон, с помощью которого можно сканировать товары и заносить их в учетную программу автоматически. Для работы терминала нужно установить специальное программное обеспечение, например, Клеверенс.
С помощью сервиса можно проводить все складские операции по приему, перемещению и выбытию товаров со склада, просто отсканировав штрих-код товара. При этом вся информация о товарах на складе передается в учетную программу по Wi-Fi, исключая долгую выгрузку сведений из терминала и загрузку данных в программу вручную.
Так программное решение Клеверенс можно использовать совместно с 1С в облаке от Scloud для полной автоматизации складского учета в розничном магазине:
- Заносить все товары в 1С путем сканирования штрих-кода без ручного ввода данных.
- Проводить инвентаризацию с помощью ТСД и быстро просматривать всю нужную информацию о товарах.
- Работать с маркированными товарами, передавать сведения о них в 1С и формировать соответствующие документы для передачи в систему маркировки.
Такой способ учета не только ускорит работу склада, но и позволит избежать путаницы в товарах и ценах. С помощью автоматизации склада владелец магазина или бухгалтер может легко сформировать бухгалтерские отчеты и оценить эффективность работы магазина.
Реклама. ООО «СервисКлауд», ИНН 7104516184.
Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первыми быть в курсе главных новостей ритейла.
