EDI — это вид электронного обмена данными. В отличие от электронного документооборота (ЭДО), сообщения, отправляемые коммерческими партнёрами в рамках системы EDI, не похожи на привычные документы — например, договоры, товарные накладные или акты выполненных работ. Данные передаются в стандартизированном виде, при этом стандарты устанавливаются либо на всероссийском, либо на международном уровне.

Кто применяет EDI?

Обмениваться информацией с коммерческими партнёрами через EDI-системы могут компании и предприниматели, работающие в сферах:

  • ритейла;
  • телекома;
  • дистрибуции;
  • ТЭК и промышленности;
  • логистики;
  • финансового сектора;
  • транспорта.

Большинство участников электронного обмена данными пользуются системой стандартов GS1. Самыми популярными идентификаторами являются стандарты GLN и GTIN:

  • GLN — это штрихкод, который позволяет идентифицировать участников цепи поставок. В нём 13 уникальных цифр. Две или три первых цифры показывают, к какой стране относится участник EDI-оборота. Оставшиеся цифры помогают найти информацию о почтовом адресе, требованиях и ограничениях доставки, типе объекта (например, складе или торгового помещения), банковских реквизитах, регионе, сотруднике для связи, телефонном номере производителя, импортёра или поставщика.
  • GTIN — это уникальный зашифрованный код товара, который присваивается регистратором в каждой отдельной стране.

Также для обмена информацией могут применяться стандарты ISO, UN.

ИП и организации, заинтересованные в работе с торговыми сетями, обязаны подключиться к EDI. СберКорус поможет начать работу в EDI за 2 дня, полностью переведя обмен информацией с коммерческими контрагентами в электронный вид. Работа в EDI-системах помогает бизнесу сократить время цикла от заказа до оплаты более чем на 20 %.

Виды EDI-сообщений

Одна из схем организации EDI

Ниже рассмотрим, какие стандартизированные сообщения используются в системе EDI:

  • RETANN — уведомление о возврате, направляется, если покупатель хочет вернуть товар поставщику и не желает его принимать;
  • ORDERS — заказ какой-либо продукции у поставщика;
  • RECADV — сообщение о получении товара покупателем;
  • ORDRSP — уведомление, направляемое поставщиком, которое показывает приобретателю, что новый заказ принят в работу или, наоборот, организация или предприниматель вынуждены от него отказаться;
  • DESADV — информирование об успешной отгрузке товара со склада;
  • PRICAT — сообщение содержит в себе каталог товаров от конкретного поставщика, через которых можно узнать о текущем ассортименте продукции, её характеристиках и ценах;
  • INVOIC — автоматически формирует счёт-фактуру и готовит сведения для отправки налоговой отчётности;
  • ALCRPT — специальное сообщение, подтверждающее отгрузку алкогольной продукции, обычно направляется совместно с DESADV.

Преимущества EDI

Переход на EDI имеет массу преимуществ:

  • Снижение количества ошибок ручного ввода данных. Универсальные передаточные документы (УПД) формируются с верными сведениями, а расхождения между заказом товаров и их доставкой сводятся к нулю. Автоматизация обмена данными выявляет и исправляет проблемы, связанные со сверками документов. Средняя оценка ритейлеров и оптовиков, использующих автоматизацию сверок, заключается в сокращении ручных операций до 60-70 %. Мультипликативный эффект достигается за счёт снижения издержек и повышения общего качества работы с документами, а также отказа от бумажного архива.
  • Снижение рисков некорректно рассчитанных налогов и неправильной отчётности. По статистике, больше половины компаний отмечают проблемы соответствия требованиям в области расчета налогов и НДС (63%) и целостности счетов-фактур (54%). Платформа минимизирует количество ошибок благодаря встроенным интеллектуальным механизмам: при обнаружении ошибки во время обработки информации пользователь мгновенно получает оповещение.
  • Ускорение отправки счетов-фактур. С помощью EDI передача документа контрагенту занимает всего 6 минут, когда пересылка счёта-фактуры на бумаге в среднем занимает 1 неделю. Это, в свою очередь, помогает снизить объёмы дебиторской задолженности компании перед поставщиками до 2-3 % (без EDI они достигают 30 %). Электронный обмен данными наполовину снижает количество неотфактурированных поставок и помогает организации своевременно возвращать НДС.
  • Сокращение времени приёмки товаров и согласования цен. По подсчётам СберКорус, временные затраты сокращаются до 30 %. Благодаря этому водители могут объехать больше торговых точек. Своевременная загрузка каталогов цен через сообщение PRICAT исключит ситуации, когда покупатель заказал товары по одной цене, а при приёмке поставщик назвал уже другую стоимость.
  • Экономия на бумажном документообороте. Чем больше заказов у покупателя, тем объёмнее документооборот. В EDI-системах информация хранится электронно, что снижает расходы на печать, доставку и архивирование документов.
  • Понятный интерфейс. Работа в EDI чем-то напоминает обмен письмами в электронной почте. Заказчик и поставщик в любой момент могут отследить статус товара.
  • Мгновенный обмен данными. Коммерческие контрагенты обмениваются информацией в режиме реального времени.

Покажем выгоду от внедрения EDI на примерах. Исходные данные:

  • количество отправляемых заказов — 5 000 ежемесячно;
  • зарплата 1 сотрудника — 31 000 руб. в месяц.

Ручная обработка заказа сотрудником занимает в среднем 30 минут. Чтобы успевать разобраться с 5 000 заказов в месяц, компании придётся нанять в штат 14 специалистов. За смену один человек способен обработать в среднем 16 заказов.

EDI упрощает работу. На обработку одного заказа уходит всего 5 минут, и сотрудник за смену способен обработать уже 96 заказов. При этом количество нанятых в штат специалистов за счёт электронной обработки информации можно сократить до 2 человек.

В среднем организация, подключившая EDI, экономит 372 000 руб. ежемесячно, или более 4 млн руб. в год. И это подсчитана только экономия на персонале. Бизнес сберегает средства в том числе на закупках бумаги, печати, курьерских услугах и издержках, связанных с повторным отправлением документов, если они потеряются.

Также EDI можно интегрировать в существующую учётную систему фирмы или ИП, чтобы при необходимости оформить юридически значимые документы в несколько кликов.

*материал опубликован на правах рекламы.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первыми быть в курсе главных новостей ритейла.