По данным Росстата, в июле 2018 года автомобильным транспортом было доставлено 518 648,2 тысяч тонн груза. Можно предположить, какой внушительный поток бумажных документов сопровождал процессы грузоперевозок. Давайте выясним, почему в транспортно-логистических компаниях (далее – ТЛК) документооборот достигает таких объемов, и заглянем в его возможное «электронное» будущее.
104 млн бумажных транспортных накладных в месяц
Для начала предлагаю рассчитать примерное количество транспортных накладных, сформированных за месяц по грузоперевозкам.
Если среднестатистическая вместимость автомобиля – 5 тонн, а каждую транспортировку сопровождает одна накладная, то путем нехитрых вычислений получаем примерно 104 млн документов в месяц.
Число неточное, но оно позволяет представить весь масштаб документооборота. Более того, оно увеличится, если принять во внимание, что зачастую в кузове одного автомобиля перевозится несколько партий груза для разных получателей, и на каждую партию формируется отдельная накладная.
Традиционная схема: долго, зато надёжно?
Ниже на схеме вы увидите, как сейчас протекает работа с бумажной транспортной накладной (далее – ТрН) в большинстве транспортно-логистических компаний.
Чаще всего ТрН формируют в момент приемки товара водителем – перед погрузкой в автомобиль. Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 документ составляется в трех экземплярах – для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Но распространены случаи, когда создается и большее количество ТрН.
1 Несмотря на то, что подписание и обмен транспортными накладными происходит традиционно на бумаге, документы формируются с использованием информационных и технических средств, например, в интерфейсе WMS- или TMS-системы предприятия. Большинство разделов заполняются автоматически. Сотрудники распечатывают документ и вручную вносят данные в оставшиеся поля.
2. На следующем этапе уполномоченный сотрудник грузоотправителя и водитель подписывают документ.
3. После доставки товара грузополучатель вносит в накладную данные о фактической дате и времени прибытия автомобиля на выгрузку, проставляет отметки о состоянии груза. Ответственный сотрудник грузополучателя и водитель подписывают документ.
4. Казалось бы, теперь ТрН подписана всеми сторонами грузоперевозки, и цепочка документооборота закрыта. Но это не так: подписанный экземпляр может еще долгое время колесить в пути от грузополучателя к грузоотправителю, задерживая тем самым оплату транспортных услуг.
Как сделать так, чтобы владелец груза получал готовый документ уже через несколько минут после подписания? Легко. В следующей главе вы узнаете, как ускорить возврат накладной и минимизировать риск потери.
Как перейти от «бумажной» реальности в цифровое будущее?
Все участники цепочки поставки (грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания) сегодня могут использовать ЭТрН в сервисе Synerdocs. Происходит это по схеме:
1 Ответственный сотрудник грузоотправителя создает и подписывает транспортную накладную в своей учетной системе.
2. Водитель принимает груз и оставляет подпись в документе, используя наиболее приоритетный инструмент мобильного подписания:
чат-бот для мессенджера Viber
или SMS
3. Водитель поставляет товар. Вместо бумажного носителя у него есть печатная форма транспортной накладной, с которой он может ознакомиться прямо в смартфоне – в интерфейсе чат-бота.
4. Грузополучатель оставляет подпись в документе в момент приемки материальных ценностей, подтверждая, что груз прибыл в пункт назначения.
5. Во время сдачи груза водитель повторно использует чат-бот или SMS-подписание.
6. Последней документ подписывает транспортно-логистическая компания. При этом накладная будет доступна перевозчику с самого момента ее отправки грузополучателем.
Заметили, что порядок подписания электронной транспортной накладной не сильно отличается от традиционного на бумаге? Это действительно так. Процессы остаются прежними, а вот бумага исчезает.
Как начать работать в электронном виде?
Используйте ЭДО в грузоперевозках, потому что это:
● Быстро – на подписание документа уходит минимум времени.
Традиционный документооборот в рамках одного города длится не менее суток. Если же речь идет о междугородних перевозках, то время работы с транспортной накладной увеличивается пропорционально расстоянию маршрута и может достигать нескольких недель. С переводом работы в электронный вид перевозчик получает накладную сразу после подписания последним участником.
● Надежно – документы больше не теряются.
Напомню, что бумажные ТрН «путешествуют» бок о бок с водителем, преодолевают вместе с ним тысячи километров. В пути бумага испытывает на себе трудности кочевой жизни, отчего часто теряет первоначальный вид. Нередки и случаи утери документов.
А теперь представьте, как удобна электронная транспортная накладная. Она спокойно «лежит» в сервисе, ей не страшны никакие погодные условия и потери.
● Удобно – исчезает проблема с хранением накладной и ведением объемных архивов.
Первичные документы по умолчанию находятся в сервисе обмена ЭДО. Условия и сроки хранения документов обсуждаются индивидуально.
Автор: Константин Тасмаев, бизнес-аналитик Synerdocs
*материал опубликован на правах рекламы.
Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первым быть в курсе главных новостей ритейла.
