При автоматизации учета товаров важно учитывать специфические потребности отрасли. Многие компании стремятся к автоматизации розничных продаж и управления запасами, потому что хотят облегчить работу своих сотрудников и одновременно повысить производительность за счет сокращения бумажной работы или ручных задач. В этой статье мы рассмотрим, как выбрать решение, которое поможет сделать работу сотрудников эффективней и увеличит прибыль компании за счет использования автоматизированных систем.

Surf более 12 лет разрабатывает флагманские мобильные приложения и кастомные системы автоматизации для лидеров рынка. Среди наших клиентов: Mars, Магнит, Лабиринт, KFC, РИВ ГОШ, Rendez-Vous и многие другие.

Преимущества автоматизации учета товара

Для чего ритейлеру необходима автоматизация учета:

• отслеживать движение товара — можно легко посмотреть, как товар перемещается между складами;
• контролировать остатки — быстро проверять, что имеется в наличии, а чего не хватает;
• синхронизироваться с продажами — списание товара со склада происходит в момент продажи без дополнительных операций;
• контролировать сотрудников — при помощи автоматизированного сервиса можно смотреть, кто их сотрудников эффективен, а кто нет;
• вести отчётность в цифровом формате;
• реализовать удобную инфраструктуру — при подключении к программе складов и торговых точек ей могут пользоваться все задействованные в процессах сотрудники.

Автоматизация учета — это реальность для всех торговых компаний, независимо от их размера и отрасли. Автоматизированные системы внедряются в повседневные рабочие процессы повсеместно — от небольших магазинов, которым требуется быстрое пополнение запасов, до крупных сетей, которые стремятся к автоматизации, поскольку она позволяет им лучше контролировать все бизнес-процессы.

Особенности автоматизированного складского учета 

Основной подход при складском учете влияет на выбор инструмента для автоматизации учета товаров на складе. Выбор одного из них определяется объемом товарооборота и масштабами компании:

• При номенклатурном учете товару не присваивается группа и категория, учет ведется в карточках. Такой подход возможен в случае небольшого товарооборота. 
• При партионном — учет ведется партиями, чаще применяется для товаров с ограничением срока годности.
• При сортовом — продукция делится на сорта или типы, каждый новый товар относится к определенному типу без расшифровки данных о поставщике, цене закупки и дате поступления. Подход не применим, например, для аптек или продуктовых магазинов, для них важны срок и условия хранения.
• При партионно-сортовом — товар учитывается по партиям, но в них разделяется на сорта. Наиболее удобен для компаний, у которых широкий товарный ассортимент. 

Как автоматизировать учет ТМЦ

При учете ТМЦ есть базовые принципы:

• Следите, чтобы фактическое наличие совпадало с отчетностью (принцип соответствия).
• Фиксируйте каждое движение единицы товара (принцип отчетности). Особенно важно соблюдать его для товаров, подлежащих обязательной маркировке — к ним относятся молочная продукция, фармацевтические товары. 
• У каждого этапа должен быть сотрудник, за него отвечающий (принцип ответственности).Автоматизированное решение позволит быстро назначать ответственных.

Учет поступлений товаров на склад 

При больших объемах поступлений товаров на склад автоматизация помогает значительно ускорить работы персонала. Например, для быстрой маркировки продукции можно интегрировать портативный сканер и принтер для оперативной печати штрих-кодов с мобильным приложением, установленным на телефон ответственного сотрудника.

Учет остатков товара на складах

За поддержание остатков в актуальном состоянии отвечает ответственное лицо. Это может быть старший продавец, кладовщик или логист. Автоматизированная система учета продажи и остатков товаров поможет проще контролировать движение товаров и эффективно распределять их по торговым точкам сети, исходя из актуальных остатков.

Процесс инвентаризации отнимает много времени и выполняется вручную, но с автоматизированной системой он станет проще. Для подсчета товаров на складе или в торговом зале необходимо сначала разделить помещение на зоны — по секциям, складам, полкам и т.д. Сотруднику поручается просканировать все товары, находящиеся в его зоне, чтобы актуализировать информацию о наличии. Для этого они обычно используют портативные сканеры. Если синхронизировать сканер с мобильным приложением, информация о наличии будет оперативно обновляться для всех сотрудников сети.

Как контролировать движение товаров

При помощи автоматизированной системы легко и удобно контролировать движение товаров. Интегрировав мобильное приложение со сканером штрих-кодов, вы упростите контроль следующих процессов:

• поставка — видно, когда пришла продукция на склад;
• инвентаризация — данные по наличию товара оперативно обновляются уже в процессе инвентаризации;
• реализация.

Стоимость товара меняется в зависимости от курса валют и бизнесу постоянно приходится делать его ручную переоценку. Автоматизировав учет товаров, компания сможет автоматизировать и их переоценку.  

Инвентаризация при помощи автоматизированного сервиса

В магазинах с большим оборотом инвентаризация может стать проблемой для сотрудников и владельцев бизнеса. Без автоматизации у бизнеса нет понимания, какие товары и в каком количестве есть на складе. После инвентаризации выявляются недостачи или пересорт, с причинами которых сложно разобраться вручную. 

Автоматизированный сервис упростит и ускорит процесс инвентаризации. Информация со сканеров штрих-кодов быстро попадает в систему и обновляется. На финише достаточно сформировать акт инвентаризации и выявить расхождения. Такой подход поможет сэкономить время и для проведения инвентаризации не нужно закрывать магазин.

Автоматизация для контроля персонала

Использование программ автоматизации учета поможет свести к минимуму риск того, что недобросовестные сотрудники скрывают поставки или мошенничают в процессе продажи. Ведь все операции с товаром, приёмка, перемещение и продажи в этом случае есть в сервисе. 

Кроме того, он поможет контролировать учет рабочего времени персонала. Такую систему мы реализовали для KFC: сервис распознавал лица на основе биометрических данных и передавал информацию в систему учета рабочего времени. Обмануть систему нереально.

Краткая инструкция для автоматизации учёта товара

• При выборе программы ориентируйтесь на потребности вашего бизнеса: коробочное решение дешевле, но кастомное можно адаптировать ко всем специфическим особенностям вашей сферы бизнеса.
• Подключение онлайн-кассы — важный этап, который позволит синхронизировать продажи с другими данными по учету товара.
• Для настройки автоматизированного учета будет необходимо собрать весь ассортимент в единую базу. 
• Любая кастомная система учета требует настройки под потребности конкретного бизнеса.
• Для получения полной информации нужно настроить интеграцию системы с внешним оборудованием, сканерами штрих-кодов, кассой и т.п. 

Как использовать мобильное приложение при учете товаров

В нашей практике были кейсы, когда систему автоматизации учета товара реализовывали через мобильное приложение для планшета или смартфона. Таким сервисом удобно пользоваться сотрудникам любого уровня, ведь телефон всегда под рукой. 

• Продавцы могут быстро посмотреть наличие товара в других магазинах или подробную информацию по нему, наведя камеру на штрих-код. Это удобно как для прямых розничных продаж, так и для оптовых. Складские работники смогут быстро учитывать новый товар и следить за его движениями.

• Менеджеры и управляющие —могут оперативно следить за ситуацией по наличию и движению товара, делать выводы о том, что продается лучше, находить расхождения при инвентаризации, составлять графики работы сотрудников.
• Собственники бизнеса получают быстрый доступ к отчетности, на основе которой можно скорректировать план продаж и даты закупок.

Больше продуктовой экспертизы в сфере цифровых решений для ритейла, финтеха и фудтеха — в Telegram-канале Surf. Напишите нам на hello@surfstudio.ru, если хотите создать кастомное решение для автоматизации вашего бизнеса. 

Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первыми быть в курсе главных новостей ритейла.