Заказы поставщикам розничной компании НТС, включающей 310 магазинов "Бахетле", "Супермаркет+", "Универсам" и проч., формируют всего шесть человек. Как ритейлеру удается справляться с такой нагрузкой столь небольшими ресурсами?
Кейс: внедрение системы централизованного заказа в группе компаний НТС
Сроки: 2009 г. – 2010 г.
Инвестиции: не раскрываются
Спикеры: Егор Кривченко, IT-директор группы компаний НТС, Андрей Путинцев, генеральный директор компании RunRetail (разработчик системы Run2010)
Курс на централизацию
На момент расторжения договора франчайзинга с «Пятерочкой» в 2007 г., под управление группы компаний НТС находился 141 магазин. Причем 100% заказов на поставки делались напрямую из торговых точек, на что у их директоров уходило в среднем три часа в день.
«Кроме того, это были люди разные с разным уровнем знаний, — рассказывает Егор Кривченко, — и им не всегда удавалось адекватно оценить потребности магазина в том или ином товаре, что приводило либо к дефициту, либо к излишкам, что негативно сказывалось на продажах товара и показателе оборачиваемости».
Наконец, НТС планировала дальнейшую региональную экспансию и запуск новых форматов (уже в 2008 г. был заключен договор франчайзинга с «Бахетле»). Понимая, что при существующей системе заказов усложнение структуры и создание географически распределенной сети привело бы к значительному снижению эффективности ритейлера, руководство НТС объявило о переходе на централизованную схему заказа.
Без стыковки
В качестве технического решения, которое бы обеспечило точность заказов и автоматизировало контроль их выполнения, НТС выбрала RunOrders (Центрозаказ) в составе системы управления товародвижением Run2010 от RunRetail, которую компания на тот момент использовала.
«Мы выбрали это решение, в том числе, потому, чтобы избежать проблем со стыковкой, – рассказывает Егор Кривченко. — Ведь проще дописать имеющийся в системе модуль, чем скрещивать два решения и неизвестно что получить в итоге».
По словам топ-менеджера, модуль центрозаказа RunRetail уже содержал основной функционал, необходимый ритейлеру, и предусматривал
— автоматизированный сбор заявленных потребностей и статистических данных по товародвижению со всех объектов сети;
— прогноз потребности с учетом многих управляемых параметров с возможность группировки торговых объектов для большей гибкости управления;
— возможность учета особенностей каждого подразделения;
— автоматическое формирование заказов и отправка их на склады и поставщику;
— автоматическое формирование первичных документов по поставкам товаров.
Однако, принимая решение о внедрении данной системы, НТС предъявил к разработчику ряд дополнительных требований. «Например, нам нужно было, чтобы система была бы удобной не только для ритейлера, но и для поставщика, причем для любого – от федерала до индивидуального предпринимателя», — отмечает Егор Кривченко. Для этого RunRetail доработал модуль RunOrder, внедрив настраиваемые по поставщикам графики и параметры поставок, а также добавил в модуль спецификаций RunSpec структуры «поставщик-договоры-спецификации-дополнительные соглашения».
Также в систему был включен алгоритм расчета колебаний продаж товаров с учетом не только общефедеральных, но и городских праздников (например, День города, День основания градообразующего завода, День шахтера и т.д.), что позволяет ритейлеру более точно прогнозировать спрос по каждому конкретному городу.
Доработка модуля под требования НТС заняла порядка 2-3 месяцев Еще месяц заняло тестирование. «Параллельно этим процессом шел сам процесс внедрения, так как особенность системы централизованного заказа заключается в обработке огромных объемов статистической информации, а ее можно получить только с реально работающих магазинов», — комментирует Андрей Путинцев, генеральный директор RunRetail.
Наконец, начале 2011 г. НТС перевел свой центральный офис на централизованный заказ с помощью модуля RunOrders в составе Run2010.
Централизованный ликбез
Если убедить поставщиков в использовании новой системы НТС удалось убедить достаточно быстро, то с собственными сотрудниками все оказалось не так просто. «К нам сыпались десятки заявок в день с требованием объяснить, почему система посчитала заказ так, а не иначе, — рассказывает Егор Кривченко. – Дело в том, что алгоритм расчета не очевиден для человека без специального образования, поэтому нам приходилось обратно раскладывать формулу и доказывать, что все верно».
По словам топ-менеджера, в общей сложности на такой ликбез ушло 3-4 месяца, по итогам которых сотрудники наконец оценили преимущества новой системы. «Сейчас к нам поступает максимум одна такая заявка в месяц», — говорит Егор Кривченко.
«Необходимо отметить огромную роль владельцев и топ-менеджмента компании в данном проекте, — комментирует Андрей Путинцев. — Без выстроенной ими системы мотивации для персонала и без их поддержки внедрение Центрозаказа заняло бы гораздо больше времени, а возможно, и вообще не состоялось».
Улучшения без передышки
Преимущества новой системы оценило и руководство НТС. В центральном офисе компании, которая на конец 2012 г. включает уже 310 магазинов в шести форматах, работающих на территории трех регионов, сейчас формируется 100% заказов на поставки в РЦ и 73% заказов на прямые поставки в торговые точки. Причем выполняют эту задачу всего 6 человек.
Благодаря централизации заказа ритейлеру удалось снизить средние товарные запасы по сети на 15% и уменьшить средний по компании показатель оборачиваемость на два дня. «Кроме того, у персонала магазина освободилось время для более качественного обслуживания покупателей и выполнения других задач в магазине — выкладки, проверки цен, помощи покупателям и т.п.», — отмечает Егор Кривченко.
По словам топ-менеджера, в планах компании к середине 2013 г. централизовать до 92% заказов для магазинов, чтобы исключение составляли только скоропортящиеся и некоторые местные товары.
«Сейчас RunRetail работает над усовершенствованием алгоритма сбора статистики, что позволит нам сократить время расчета заказа на 20% — с 3 часов 30 минут до 2 часов 50 минут. Также мы планируем соединить систему заказа с функционалом по контролю выполнения заявок. В общем можно сказать, что изменения не останавливаются ни на минуту», — говорит Егор Кривченко.
Кроме того, в первом квартале 2013 г. НТС намерена перейти на электронный обмен документами с поставщиками в EDI-формате. Решение будет реализовано на базе модуля Центрозаказа в системе Run2010. К июню 2013 г. ритейлер рассчитывает перевести на новую схему до 40-50% поставщиков.
* На правах рекламы
Справка
Группа компаний НТС (Новые торговые системы) развивает шесть форматов «Лидер Экономии», «Универсам», «Супермаркет+», «Бахетле», «Столичный», «Правильное пиво». Всего под управлением ритейлера на конец 2012 г. находится 310 магазинов и 2 РЦ на территории Новосибирской области, Алтайского края и Республики Алтай.
