В конце прошлой недели Федеральная налоговая служба России (ФНС России) утвердила разработанные ею форматы акта приемки-сдачи работ (услуг) и ТОРГ-12, которые позволят обмениваться электронными первичными документами между налогоплательщиками и направлять их в таком виде в налоговые органы. При этом утверждение формата электронных и, соответственно, юридически полноценных счетов-фактур, чего ожидает большинство участников розничного рынка, пока не происходит.
Представители сетевой розницы часто говорят о том, что Россия слишком отстала от европейских стран в области электронного документооборота (ЭДО) и вряд ли в ближайшее время их нагонит. На деле так и есть — большинство сделок в стране сопровождается бумажными документами. Так, по данным сервиса электронного обмена первичными документами Диадок, ежегодно компании отправляют друг другу около 45 млрд бумаг за подписью. Но если присмотреться внимательнее, то становится ясно, пользование услугами по сдаче электронной отчетности в контролирующие органы постепенно становятся нормой для отечественного бизнеса.
«62% российских организаций-налогоплательщиков отчитываются в налоговую службу в электронном виде с использованием электронной подписи. Многие понимают, что переход бизнеса на «небумажный» формат неизбежен и запускают пилотные проекты по электронным счетам-фактурам (ЭСФ), — комментирует Дмитрий Ушаков, куратор направления ритейл сервиса Диадок. — Среди них немало представители сетевой розницы, что вполне объяснимо: ритейл считается бизнесом с традиционно низкой рентабельностью, и торговые сети сталкиваются с огромным количеством поставок, каждая из которых оформляется документами, в том числе, счетами-фактурами».
При неправильно оформленном счете-фактуре или его отсутствии налоговая вправе доначислить НДС. Доначисления сказываются на снижении прибыли компании. Если же ритейлер будет пользоваться ЭДО, то проблему с доначислениями можно решить за счет простоты отслеживания наличия и корректности документа.
«На данный момент уже почти сформирована законодательная база для работы с электронными документами. С 2010 г. в Налоговый кодекс РФ вносились поправки, были подготовлены Приказы Министерства финансов и ФНС, описывающие процесс выставления и получения электронных счетов-фактур, их предоставления на налоговую проверку, — рассказывает Дмитрий Ушаков. — С большой долей вероятности можно утверждать, что в ближайшее время электронные счета-фактуры станут окончательно легитимными».
По словам Андрея Бусыгина, руководителя направления оптимизации бизнес-процессов «Нестле Россия», несмотря на то, что у компании, в которой он работает, опыта в пересылке ЭСФ мало, особых сложностей не возникает.
«Главная проблема в том, что при отсутствии других электронных документов, например, аналогов ТОРГ-12, нет возможности изменить и оптимизировать существующие процессы с применением только одной ЭСФ, — говорит специалист. — Сообществу ритейлеров приходится дорабатывать и придумывать свои стандарты электронных аналогов других документов. Это требует времени и эффект от ввода только ЭСФ не такой взрывной, как если бы вводились все утвержденные законом электронные аналоги бумажных документов, сопровождающих сделки типа купли – доставка – продажа».
Разработанные ФНС электронные форматы носят рекомендательный характер и могут использоваться для оформления соответствующих операций по желанию налогоплательщиков наравне с их бумажными аналогами, сообщает налоговая.
Внедрение электронных документов, а особенно счетов-фактур, позволит уменьшить налоговые риски. Еще один плюс ЭСФ — это повышение производительности самой компании. Проверка, учет этих документов происходит автоматизировано, а, значит, экономит время и кадровые ресурсы. «Кроме того, работа с электронными документами абсолютно прозрачна, — комментирует Дмитрий Ушаков. — Сейчас компании печатают массу бумаг, отследить движение которых достаточно проблематично. При работе с электронными документами вы всегда в курсе: какие счета-фактуры выставлены, какие из них контрагент отклонил, запросил, уточнил и т.д.».
Прозрачность системы ЭДО, по мнению Димитара Пешева, генерального директора компании «Билла», на самом деле может создавать трудности. «Когда контрагент не подписывает электронный документ, то об этом сразу же становится известно, что в первое время приводит к большему объему работы с подобными отклонениями, — говорит топ-менеджер, — но в конечном итоге позволяет иметь большую точность учетных данных».
Но и положительный момент в этом тоже есть — недобросовестные контрагенты, которые уклоняются от подписания документов и никак не объясняют свой отказ, сразу же становятся заметны другой стороне. «Отслеживание таких контрагентов в самом начале – это большая и трудоемкая работа, но она позволит обеим сторонам электронного документооборота убедиться, что каждая из них подтверждает ранее обговоренные обязательства».
Другие проблемы — организация нового процесса в компании и убеждение контрагентов о принятии ЭДО — решаются проще. «В деталях все очень индивидуально, зависит от структуры компании, учетной системы, вида бизнеса и пр. Если у компании уже налажен ЭД с контрагентами, то внедрения электронной счет-фактуры не вызовет сложностей, — говорит Димитар Пешев, — это просто настройка еще одного вида электронного сообщения».
Как еще отмечает Дмитрий Ушаков, Нужно понимать, что внедрение электронных счетов-фактур – это полноценный проект интеграции ИТ-систем и изменения бизнес-процессов на предприятии. «Заставить контрагента использовать электронные документы вместо бумажных – не всегда просто, по законодательству такой переход возможен только при взаимном согласии сторон. Поэтому нужно готовиться к тому, что процесс перевода контрагентов на ЭДО займет некоторое время, — комментирует специалист. — Нужно быть готовым к тому, что с некоторыми поставщиками вы будете работать по новым технологиям, с другими же придется контактировать по старой «бумажной» схеме».
Сейчас российское законодательство позволяет обмениваться практически любыми электронными документами: договора, счета, акты, товарные накладные. Право на обмен ими закреплено в Налоговом кодексе РФ (ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и др.). Осталось лишь дождаться законодательного утверждения формата счета-фактуры для того, чтобы этот документ приобрел юридическую силу и стал полноценным документом, как и его бумажный аналог. Как говорит Роберт Сардарян, директор по проектам сети магазинов детских товаров «Кораблик», внедрять электронные счета-фактуры в компании готовы только после утверждения их формы. «И мы точно первыми это делать не будем, — комментирует топ-менеджер. — Сначала пусть кто-нибудь опробует раньше нас, а мы посмотрим на результат».
