Аутсорсинг стал набирать популярность в России во время кризиса, когда бизнес стал серьезно задумываться о сокращении издержек. Одно из направлений аутсорсинга — обслуживание офисной печати (англ. Managed Print Services — MPS). Компании, предоставляющие такие услуги, обещают заказчикам избавить их от лишних затрат, снизить нагрузку на персонал и тем самым повысить эффективность бизнеса.
Retailer.RU попытался разобраться, в чем заключаются преимущества передачи подрядчику ответственности за печатный документооборот для торговых сетей.
Современный ритейл относится к бумагоемким индустриям. Заказ у поставщиков товаров и услуг сопровождается первичной бухгалтерской документацией, поэтому затраты на печать и обслуживание оргтехники довольно велики. По данным аналитической компании Gartner, затраты на печать составляют в среднем около 1-3% оборота предприятия. Между тем, офисная печать относится к тем видам корпоративных расходов, которые сложно отслеживать.
Еще одна проблема — обслуживание оргтехники. Не все ритейлеры могут позволить себе содержать штат высококвалифицированных специалистов, и в результате, процесс печати часто организован не рационально, что ведет к простою и перегрузкам оргтехники, возникновению проблем с ПО и организацией локальной сети.
Суть аутсорсинга сводится к тому, что компания передает непрофильные процессы (в данном случае офисную печать) внешнему исполнителю. По данным аутсорсиновых компаний, рациональная организация процесса печати позволяет сократить издержки на содержание штата IT-специалистов, а также уменьшить затраты на расходные материалы на 20-30%. Сотрудничество с аутсорсинговыми компаниями может упростить ведение налоговой отчетности. Как правило, аутсорсеры берут фиксированную плату за печать одной страницы (включая обслуживание и аренду оборудования) и в конце каждого месяца выставляют заказчику единый счет. Также аутсорсеры предоставляют клиентам программное обеспечение, позволяющее вести учет и планирование расходов на документооборот.
Составляющие услуги MPS:
— Организация системы печати, по возможности исключающей простой и перегрузки оргтехники
— Аренда офисной техники или помощь в ее покупке
— Настройка, обслуживание и ремонт оргтехники
— Обучение персонала
— Хранение документов (в бумажном или электронном виде)
— Аналитические отчеты, разработка стратегий модернизации
Как выбрать аутсорсера?
1. Внимательно читайте условия предлагаемого контракта. В нем должно быть четко прописано, насколько и в течение какого периода снизятся затраты вашей компании на печать.
2. Изучите опыт потенциальных поставщиков услуг. Обращайте внимание на количество реализованных проектов с достижением конкретных финансовых результатов.
3. Оцените профессионализм аутсорсера: являются ли услуги организации печатных процессов его профильным бизнесом.
4. Узнайте, практикует ли поставщик услуг мультивендорный подход. То есть способен ли он работать с уже существующим оборудованием или сразу предложит все поменять. Если аутсорсер умеет работать с устройствами всех производителей, вы сможете добиться результатов при минимальных затратах.
5. Если ваш бизнес не ограничивается одним городом, оцените уровень присутствия поставщика в регионах: представительства, сервисные центры и т.д. Узнайте, как организовано клиентское обслуживание: существует ли единый контактный центр и обеспечивается ли централизованный подход к управлению печатными процессами во всех офисах.
6. Проанализируйте предлагаемые формы отчетности о ходе реализации проекта. Способен ли поставщик предоставлять в режиме реального времени отчеты по уровеню издержек, безопасности, существующим рискам;
7. Уточните, есть ли возможность масштабирования предлагаемых решений, и обладает ли поставщик ресурсами для его осуществления в случае необходимости.
8. Оцените универсальность предложения поставщика. Например, если вы хотите печатать годовые отчеты для внутренних заказчиков, различные маркетинговые материалы, материалы для тренингов и пр., вам понадобится принт-центр с возможностью «печати по требованию».
