За последний год сети "Красный Яр" и "Командор" перевели в электронный вид более 90% документооборота с поставщиками.
Системы EDI не первый год экономят торговым сетям и поставщикам время и деньги при оформлении заказов. Четыре года назад законодательство позволило компаниям перевести в электронный вид счета-фактуры и тем самым полностью автоматизировать документооборот.
"Красный Яр"
Сеть "Красный Яр" семь лет оформляет и получает заказы через систему EDI, используя цепочку EDI-сообщений: ORDERS (заказ) – DESADV (уведомление от отгрузке) – RECADV (уведомление о приемке).
Ежемесячный объем приходных документов у "Красного Яра" достигает 75-80 тысяч. Каждая поставка сопровождалась бумажными счетом-фактурой и накладной. Магазин принимал товар по штрих-кодам. Оператор вручную вводил сведения (количество, цена) в учетную систему. В процессе он сверял цену: какая указана в заказе сети и по какой поставлен товар. Документы с расхождениями возвращались поставщику, он их корректировал и заново передавал в сеть либо со следующей поставкой, либо просто привозил, либо отправлял курьером или почтой. Бумажные оригиналы направлялись в бухгалтерию, где их еще раз сверяли со сведениями: наименованием товара, количеством, ценой – в учетной системе.
Сеть решила перевести в электронный вид ТОРГ-12 и счета-фактуры, чтобы автоматизировать оприходование товара и свести к минимуму человеческий фактор.
"В договоры с поставщиками мы добавили пункт о том, что они обязаны поставлять товар по тем ценам, которые фигурируют в заказе сети. Теперь нам не нужно сверять цены, когда мы получаем поставку, – поясняет Александр Скоробогатько, финансовый директор сети "Красный Яр".
Сейчас магазины принимают товар по штрих-кодам и отвечают только за его количество. Эти сведения заводятся в систему. Цен принимающий сотрудник даже не видит. Они попадают в систему автоматически из ORDERS и DESADV. Так в учетной системе оказываются наименования товара, его количество (по результатам приемки) и цены (из заказа). Приходный документ учетной системы формируется автоматически.
Поставщику уходит RECADV (уведомление о приемке), в котором указаны данные о товаре, который принял магазин. Поставщик на его основе выставляет электронные счет-фактуру и ТОРГ-12. Через систему ЭДО они поступают в учетную систему сети, автоматически сверяются с ее данными, документы подписываются электронной подписью. Документооборот по данной поставке завершен.
"Командор"
Сеть "Командор" отправляла заказы поставщикам по электронной почте. Приходные документы передавались с поставками. В месяц их объем достигает 156 тысяч. При приемке товара сотрудники магазинов сверяли фактически принятый по штрих-кодам товар с заказом. Сведения вручную заводились в учетную систему сети. В 30% приходных документов обнаруживались расхождения с принятой поставкой. Такие приходилось возвращать поставщикам, чтобы их переделали. Затем документы направлялись в бухгалтерию "Командора", где их еще раз сверяли со сведениями в учетной системе.
"Командор" внедрил цепочку EDI: ORDERS (заказ) – DESADV (уведомление от отгрузке) – RECADV (уведомление о приемке) и перевел в электронный вид юридически значимые документы: ТОРГ-12 и счет-фактуру.
"Внедрение электронного документооборота почти не сказалось на приемке товаров в торговой точке, – рассказывает Василий Королёв, менеджер отдела автоматизации бизнес-процессов торговой сети "Командор". – А вот этап в бухгалтерии мы полностью автоматизировали".
Экспедитор, сопровождающий поставку, сообщает принимающему сотруднику номер DESADV (уведомление об отгрузке). С ним сверяется принятый товар. По итогу составляет акт, который подписывает магазин. Поставщику уходит RECADV (уведомление о приемке), на основании которого он формирует ТОРГ-12 и счет-фактуру. Эти документы в электронном виде поступают в бухгалтерию "Командора". Для нее разработан специальный интерфейс, который маркирует все документы цветом в зависимости от их статуса.
СКБ Контур, EDI-провайдер и оператор ЭДО
Сергей Киселев, менеджер по работе с ключевыми клиентами проекта Контур.Ритейл: "Обе сети придерживаются схожего подхода к электронному документообороту. Во-первых, они используют аналогичные EDI-цепочки и электронные юридически значимые документы. Разница в том, что "Красный Яр" до перехода на ЭДО много лет использовал EDI. "Командор" внедрял всю цепочку в рамках одного проекта.
Во-вторых, обе сети заняли достаточно жесткую позицию по отношению к поставщикам. Их поставили перед фактом: с теми, кто откажется переходить на электронные документы, будут разорваны отношения. Вместе с сетями мы информировали поставщиков, делали рассылки, организовывали семинары, чтобы они не просто уступили сетям, а поняли, что электронный документооборот – это экономия, удобство и скорость. И сполна воспользовались возможностями ЭДО, в том числе и с другими своими клиентами.
В-третьих, обе сети своими силами интегрировали наш сервис EDI.Контур со своими учетными системами, несмотря на то, что это не самый простой путь. "Красный Яр" использует "Домино", "Командор" – 1С. Сети решили, что никто лучше них самих не знает нюансов их программного обеспечения, потребностей и возможностей, поэтому лучше всего интегрируют системы их IT-специалисты при нашей помощи и поддержке.
В результате "Красный Яр" работает более чем с 300 поставщиками. Целью проекта было перевести на ЭДО 80% поставок. В данный момент этот показатель превысил 90%. Сеть на 90% сократила штатную численность операторов, которые раньше отвечали за оприходование поставок, и на 43% – бухгалтерии в части работы с первичными документами. 90% входящего трафика "Командора" (всего 400 поставщиков) переведено в электронный вид. Это около 140 тысяч комплектов ежемесячно. У обеих сетей продолжается работа по переходу на ЭДО с крупными федеральными поставщиками.
*На правах рекламы
