Как снизить расходы на содержание автотранспорта и повысить эффективность управления, рассказали в компании TOPS Consulting.
Свыше 30% расходов
Любая транспортная компания, имеющая в своем составе автопарк, заинтересована в снижении расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ), сокращении расходов, связанных с простоем техники, повышении точности оперативного планирования и получения своевременной отчетности для выявления причин роста расходов и поиска потенциальных возможностей для повышения эффективности.
Доля затрат на ГСМ автотранспортного подразделения компании традиционно высока и нередко составляет 30% расходов и выше. Существенную статью расходов также составляет заработная плата водителей: завышение показателей выработки влечет существенные дополнительные затраты на ФОТ. Затраты на эксплуатацию и содержание техники — еще одна ключевая составляющая себестоимости транспортного предприятия. Эксплуатация техники с нарушениями установленных норм приводит к повышенным затратам на ремонт.
Комплексное решение для управления автотранспортом, разработанное компанией TOPS Consulting на базе Microsoft Dynamics AX, позволяет эффективно решать ключевые задачи транспортной компании: вести операционный учет производственной деятельности, выявлять необснованный перерасход топлива и анализировать ключевые показатели деятельности (KPI) в различных аналитических срезах (время и причины простоя, время работы водителей и пр.).
На базе Microsoft Dynamics AX
Решение компании TOPS Consulting "TOPS: Управление автотранспортом" на базе Microsoft Dynamics AX помогает повысить эффективность транспортных подразделений компании за счет автоматизации оперативного планирования, управления заявками на автотранспорт, регистрации показателей деятельности работы водителей и единиц техники, в том числе путем интеграции с системами GPS монторинга, лектронными весами и т.п., позволяющими всесторонне оценивать показатели эффективности работы техники.
Решение помогает предотвратить сознательную или ошибочную подачу информации о выработке единиц техники, предотвратить несанкционированный расход топлива, эффективно бороться с хищением топлива и нарушениями правил эксплуатации техники. Все вместе помогает руководству компании повысить эффективность бизнеса в целом, сократить расходы и увеличить прибыльность компании.
С помощью решения "TOPS: Управление автотранспортом" автотранспортные компании получают возможность сократить количество разнородных программ, повысить качество вводимой информации (минимизация дублирования ввода и ошибок), уменьшить время на составление отчетности и повышение ее достоверности, повысить прозрачность ведения бизнеса и уровня "открытости" компании, снизить объем бумажного документооборота.
В чем преимущества для бизнеса?
В рамках операционного учета важнейшими преимуществами для бизнеса являются:
— Минимизация человеческого фактора при регистрации и оценки показателей работы техники и персонала.
— Автоматизация рутинных процедур проверки и списания расхода топлива, заправки, выполнения производственных заданий и т.п.
— Интеграция с управленческим и бухгалтерским учетом.
Ключевые возможности для бизнеса:
— Решение позволяет комплексно управлять автопарком компании: создавать журналы маршрутов доставки, подбирать транспорт, создавать путевые листы, печатать комплекты документов.
— Решение позволяет вести ежесменный учет в разрезе машин и водителей фактической выработки, простоев и причин простоев.
— Использование решения позволяет оптимизировать затраты на ГСМ за счет учета ГСМ в разрезе рейсов, пробегов с грузом и порожнего, простоев с включенным двигателем и дальнейшего анализа полученных данных, а также справочников норм расхода ГСМ.
— АРМ диспетчера автобазы позволяет оперативно управлять плановыми показателями работы автотранспорта, формировать путевые листы и ТТН, регистрировать заявки на автотранспорт, учитывать заправки техники собственными и сторонними заправочными комплексами.
— Менеджеры компании получают в руки эффективный инструмент ввода плановых и анализа фактических значений KPI работы оборудования.
— Также руководство компании получает мощный инструмент для анализа работы транспортного подразделения за счет настройки внутренних управленческих отчетов по имеющимся в системе данным. В основе отчетности лежат преднастроенные OLAP-кубы.
Например, у одного из наших клиентов уже несколько лет используется созданная экспертами TOPS Consulting комплексная ERP-система, включающая решение для управления горнотранспортной техникой (грузовыми самосвалами, экскаваторами, бульдозерами, буровыми установками и т.п.) В компании успешно используется решение "TOPS: Управление автотранспортом". Благодаря реализованной функциональности компания может эффективно управлять работой транспортных подразделений за счет ежесуточного оперативного планирования, формировать заявки на использование автотранспорта, регистрировать информацию и предоставлять аналитику по каждой транспортной единице, водителю и вести учет затрат на эксплуатацию, в том числе ГСМ. В Microsoft Dynamics AX реализованы возможности по аналитике для выявления точек снижения расходов. Одной из интересных особенностей стал проект связи системы учета автотранспорта в ERP с системой GPS-слежения, установленной на всем парке горной техники.
Основные компоненты решения
Нормативно-справочная информация: техническая информация по имеющимся моделям и единицам техники: модели техники, паспортная загрузка, масса, количество осей и т. п.; справочник маршрутов движения, норм расхода ГСМ в зависимости от режимов эксплуатации, норм выработки и т. п.; информация о водителях, диспетчерах, сменах, подразделениях и т. п.
Средства планирования работы техники: производственная программа подразделения: на месяц, год (позволяет спланировать потребность в техники, исходя из плана производства и характеристик имеющего парка техники и т. д.), доступно при внедрении совместно с модулем «Бюджетирование». В простом варианте данные по плану на месяц могут вводиться вручную. Заявки на транспорт. Для согласования выделения техники подразделению, как правило, на ПХТ транспорт; суточные наряды на работу транспорта. Задают суточный план работы, распределяют технику по маршрутам и т. п.; запросы и отчетность.
Средства учета работы техники: журналы посменного учета; загрузка информации о суточном плане из нарядов.
Учет работы транспортных средства:
Журналы авто-весовых: ведут учет взвешивания автотранспорт; выдают информацию для организации движения добычи, вскрыши и т.п. в учет; интегрируются с электронными весами для автоматического «поддтягивания» информации о весе; позволяют вести учет всех движений транспорта с грузом, не только от карьера на фабрику, но и между своими складами, при отправке грузов с фабрики, в том числе клиенту и т. п.; предоставляют информацию для путевых листов.
Журналы путевых листов: формирование путевых листов на основании суточного наряда (связь с планированием); ведение всей необходимой информации по текущей работе транспорта и формирования печатных форм путевых листов всех принятых в РФ видов, автоматическая загрузка информации о выполненных рейсах из систем GPS мониторинга; загрузка из систем GPS мониторинга информации по расходу топлива, остатка топлива в баке и др. информации, в зависимости от того, что она может выдавать; автоматическая загрузка в путевой лист информации о заправках их журналов учета заправки.
Журналы учета заправки: загрузка данных о заправке из внешнего файла; учет заправки в разрезе заправщиков, единиц техники и т. п.; пересчет заправки из литров в метрические единицы по плотности; отчетность. Преднастроенные OLAP отчеты и печатные формы
О преимуществах
В рамках операционного учета важнейшими преимуществами для бизнеса являются расчет себестоимости работы автопарка, прозрачность затрат на проведение работ и расчет амортизации оборудования.
Кроме того, решение позволяет комплексно управлять автопарком компании — создавать журналы маршрутов доставки, подбирать транспорт, создавать путевые листы, печатать комплекты документов. Функциональность включает ведение ежесменного учета в разрезе машин и водителей фактической выработки, простоев и причин простоев. Использование решения позволяет оптимизировать затраты на ГСМ за счет учета ГСМ в разрезе рейсов, пробегов с грузом и порожнего, простоев с включенным двигателем и дальнейшего анализа полученных данных.
В свою очередь АРМ-диспетчера автобазы дает возможность оперативно управлять плановыми показателями работы автотранспорта, вести путевые листы и ТТН, регистрировать заявки на автотранспорт и прочих заданий. Важно, что менеджеры компании получают в руки эффективный инструмент ввода плановых и анализа фактических значений KPI работы оборудования. В то время как руководство компании — мощный инструмент для анализа работы транспортного подразделения за счет настройки внутренних управленческих отчетов по имеющимся в системе данным.
Что в итоге?
Таким образом, использование специализированного решения TOPS Consulting на базе Microsoft Dynamics AX для управления автотранспортом в рамках предприятия, включая легковые машины, автобусы, автокраны, тракторы, грузовые машины, позволяет:
— Планировать работу автотранспорта.
— Управлять заявками на автотранспорт подразделений.
— Формировать оперативный план (суточный наряд) на основании ведения справочников маршрутов, моделей транспортных средств, справочника автотранспорта и т. п.
Кроме того, решение включает блок учета и контроллинга, который позволяет формировать и распечатывать из системы путевые листы согласно всем предусмотренным законодательством формам, автоматически рассчитывать обоснованные нормами, маршрутом и условиями поездки объемы списания ГСМ, выявлять отклонение от фактически израсходованного топлива, а также вести учет заправки транспортных средств, в том числе, по транспортным картам.
*На правах рекламы
