Ритейл – один из пионеров в области автоматизации процессов. Торговые сети уже давно осваивают информационные технологии: обмениваются данными и номенклатурами, автоматизируют хозяйственный и складской учет.

Все используемые решения упрощают работу с поставщиками и покупателями. Но реально поставить юридически значимый обмен электронными документами с их помощью трудно, поэтому ритейл активно обращается к услугам операторов ЭДО. Особо заинтересованы в сервисах обмена предприятия e-commerce.

Рассмотрим подробнее процесс перехода на электронные документы крупнейшего российского интернет-магазина Wildberries. В 2014 году партнерам объявили, что обмен документами с ними полностью переводится в электронный вид. Опыт, который приобрел интернет-магазин в ходе данного проекта, служит отличной иллюстрацией работы e-commerce с электронными документами.

Российский онлайн-ритейлер Wildberries основан в 2004 году. Занимается продажами одежды, обуви, аксессуаров, косметических средств, детских игрушек, товаров для дома, книг, электроники. На сайте компании доступны более 1,5 млн товаров от 10,5 тыс. брендов. Суточная посещаемость сайта – около 2 млн человек. Среднее количество заказов – 120–150 тыс. в сутки. Компания имеет более 1 тыс. пунктов выдачи товаров. Wildberries также работает в Белоруссии, Казахстане и Киргизии. Оборот компании за 2017 год составил 69 млрд рублей.

«Болячки» бумажного документооборота в e-commerce

Для интернет-магазинов характерны особенные процессы работы с документами. И на примере Wildberries это хорошо видно. Первичные документы (счета-фактуры, акты и накладные), как правило, приходят на бумаге вместе с товаром. Поскольку номенклатурных позиций бывает много, а объемы некоторых товаров и цены на них постоянно изменяются, часто в бумажные документы закрадывались неточности. Это требовало корректировок или исправлений. В случае с бумажными документами это означало увеличение времени обработки данных в разы.

При поставке товара могут возникать такие проблемы, как недогруз, пересорт или брак. В этом случае со стороны интернет-магазина формируется и подписывается Акт об установленном расхождении (ТОРГ-2) на основании товарной накладной (ТОРГ-12). Акт должен быть подписан поставщиком, поэтому документ отправляют с экспедитором. Получив акт, поставщик подписывает его и формирует корректировочный счет-фактуру (КСФ). Таким образом, подписанный уже двумя сторонами ТОРГ-2 и КСФ комплектом отправляли в интернет-магазин обратно.

Впечатлениями о «старом режиме» делится Владимир Бакин, финансовый директор Wildberries:

«Мы постоянно искали возможность сократить время по процедуре обмена. В том случае если поставщик отправлял документы почтой России, на завершение документооборота по одной поставке требовалась неделя или две. Если пользовались курьерскими услугами, возникали дополнительные затраты на стороне поставщика.

Задержка приводила к тому, что магазин не мог провести данную поставку и пропустить товар в продажу. Такое неисполнение по предзаказам несло за собой финансовые, а, главное, репутационные риски.

Потому мы поставили перед собой задачу снизить данные риски, упростить и ускорить взаимодействие с поставщиками, уменьшить накладные расходы. Это позволило бы магазину сократить время на доставку товара и постоянно улучшать ассортимент».

Выбор сервиса обмена документами

Опыт работы с электронными документами в Wildberries уже был – в компании используется информационная система на платформе 1С, в которой формируются учетные документы. Требовалось решение, которое могло бы объединить процесс формирование первичных документов в учетной системе с подписанием, отправкой и получением документов. Плюс подчеркивалась необходимость таких функциональностей, как быстрое добавление новых контрагентов в систему, гибкость при масштабировании, интеграции и роуминге с другими операторами ЭДО.

«Конечно же, при выборе оператора обмена мы учитывали свой опыт и специфику работы с поставщиками, – рассказывает финансовый директор Wildberries Владимир Бакин. – Потому рассматривали все сервисы по следующим критериям: возможность интегрироваться с нетиповыми конфигурациями 1С, невысокая стоимость трафика, участие оператора в подключении контрагентов, готовность внедрять доработки по функциональности и активная позиция в вопросах роуминга. По данным критериям был проанализирован ряд операторов документооборота России. В итоге было принято решение работать с сервисом Synerdocs».

В начале проекта команда Wildberries совместно с аналитиками сервиса Synerdocs обсудили всю необходимую функциональность и гарантии быстрой доставки и возврата документов с обеспечением их юридической значимости. Также были внимательно изучены интеграционные возможности сервиса, поскольку существующая в компании система значительно отличалась от типовой конфигурации, потому многие типовые интеграционные решения не подходили.

Перед внедрением Synerdocs были сформулированы первостепенные задачи:

● Перевести в электронный вид ключевые документы, прежде всего, счета-фактуры, акты и накладные (ТОРГ-12). Автоматизировать все процессы создания, обработки и хранения данных документов.

● Объединить работу с документами в единое пространство. Учетная система 1С должна остаться генератором создания документов, а Synerdocs – средством «транспорта». Входящие документы также должны были попадать прямо в учетную систему, а данные из них – в соответствующие справочники.

● Перевести в электронный вид процессы отправки, получения, корректировки и контроля возврата документов. Это сократит время на обработку входящих документов в десятки раз.

Вперед, к ЭДО!

Официальный переход Wildberries на электронные документы начался с 1 мая 2014 года. Именно тогда стартовал пилотный проект, продлившийся до сентября. В проектную команду вошли специалисты от оператора и интернет-магазина. В рамках пилотного проекта силами Wildberries при поддержке оператора было разработано интеграционное решение для 1С с помощью открытого интерфейса программирования API Synerdocs. К началу промышленной эксплуатации интеграция была готова и протестирована.

Комментирует Павел Воробьев, руководитель проекта Synerdocs:

«Базовая функциональность веб-клиента нашего сервиса позволяет создавать ТОРГ-12 и счета-фактуры непосредственно в веб-интерфейсе. Однако при сотнях номенклатурных позиций в одной товарной накладной (что было характерно для Wildberries) создание документов в веб-интерфейсе просто не представлялось возможным. Именно поэтому интеграция с 1С стала реальным выходом в текущей ситуации».

Первыми, кто оценил удобство работы с электронными документами, стали специалисты отделов продаж и взаиморасчетов Wildberries. Они формировали сотни документов в 1С и отправляли контрагентам через Synerdocs.

Перевод проекта в промышленную эксплуатацию стартовал в начале 2015 года.

Подключение контрагентов Wildberries: метод «кнута»

Основная сложность при переходе любой крупной торговой сети на ЭДО – это перевод на новую технологию своих контрагентов. Данный процесс запустили в Wildberries в конце тестового периода. Сразу была отмечена определенная степень незаинтересованности поставщиков в том, чтобы менять сложившиеся условия работы. Этот неприятный момент решили устранять совместно с оператором, привлекая его ресурсы для формирования мотивации и налаживания процесса обмена электронными документами. Решающую роль на этапе подключения контрагентов сыграла жесткая позиция Wildberries, которую донесли до контрагентов с помощью e-mail рассылки.

Правильным решением для мотивации было проведение совместных обучающих вебинаров, в рамках которых команда проекта охватила большую часть контрагентов интернет-магазина. Непосредственным подключением поставщиков полностью занимался оператор. Учитывая тот факт, что многие компании впервые осваивали электронные документы и электронную подпись, с ними проводилась разъяснительная работа. Также для всех сторон была реализована интеграция корпоративных и учетных систем.

Результаты проекта подключения

К моменту перевода решения в продуктивную стадию электронными документами обменивались уже около 100 компаний.

С 2015 до 2018 гг. к сервису Synerdocs подключились свыше 3000 контрагентов компании. подавляющая часть новых поставщиков обмениваются документами с Wildberries в электронном виде.

Слово – экспертам

Владимир Бакин, финансовый директор Wildberries: «Переход на электронные документы позволил нам не только решить ключевые трудности работы с бумагой, но и продвинуться в понимании возможностей информатизации наших бизнес-процессов.

Первое время мы не до конца понимали, во что выльется проект, как нам переводить контрагентов, сочетать бумажные и электронные документы. Сейчас же мы четко осознаем, куда будем двигаться дальше, как будем развивать практику ЭДО и собственную культуру работы с информационными систем».

Павел Воробьев, руководитель проекта Synerdocs: «Развитие проекта в Wildberries, прежде всего, зависит от числа контрагентов, готовых отправлять и получать электронные документы. У интернет-магазина постоянно появляются новые поставщики, они либо совсем никогда не работали с сервисами обмена, либо уже подключены к одному из операторов ЭДО. Для первых мы планомерно упрощаем процедуру входа и удобство работы в Synerdocs. Для вторых предоставляем возможность обмениваться через роуминг.

Последние информационные сообщения от различных операторов ЭДО позволяют нам быть уверенными в том, что все больше новых поставщиков Wildberries скоро по умолчанию смогут взаимодействовать с компанией в электронном виде».

Источник: сайт Synerdocs.ru

*материал опубликован на правах рекламы