В течение октября Минтранс России и бизнес проводят эксперимент по запуску электронной транспортной накладной. 1 октября через логистический сервис DropCat и прототип государственной информационной системы Минтранса России прошли данные о первой межрегиональной перевозке. Рассказываем, как это было, в чём суть эксперимента Минтранса, и какую пользу получит бизнес от использования ЭТрН.
Как устроена перевозка с использованием ЭТрН
С помощью логистического сервиса DropCat от Edisoft прошла первая в России межрегиональная грузоперевозка с использованием электронной транспортной накладной (ЭТрН). «Протяженность маршрута составила более 900 километров. Пунктом назначения стал Санкт-Петербург. Грузоотправителем и грузополучателем выступили «Газпромнефть – Битумные материалы» и «Газпромнефть – Рязанский завод битумных материалов», дочерние предприятия «Газпром нефти». Перевозку осуществляла компания «ИТЕКО Россия».
В обмене ЭТрН участвовали грузоотправитель, получатель и перевозчик. Каждая сторона валидировала документ электронной подписью, обеспечивая его юридическую значимость. Транспортная компания, грузополучатель и грузоотправитель получали доступ к данным через логистический сервис DropCat, а сотрудники ГИБДД и Ространснадзора контролировали процесс через прототип ИС Минтранса России.
Как устроен процесс перевозки с использованием ЭТрН?
1. Грузоотправитель до передачи груза оформил электронную транспортную накладную на логистическом сервисе DropCat, который доступен для пользователей 24/7/365.
2. Кладовщик и менеджер последовательно подписывают ЭТрН ПЭП (простая электронная подпись) и УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью)
3. Данные отправляются в прототип государственной информационной системы Минтранса России, разработанный ФГУП «ЗащитаИнфоТранс», а затем — грузополучателю и транспортной компании.
4. Водитель ТК подписывает накладную простой электронной подписью, затем менеджер грузополучателя — усиленной квалифицированной электронной подписью, и подписанная накладная уходит всем участникам обмена.
Текущий формат, предложенный ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» содержит также поля документа предназначенные для Экспедитора и плательщика. Ответственность оператора — предоставить им документ, если они не являются стороной обмена по нему.
Что известно об эксперименте Минтранса
Первая перевозка прошла в рамках эксперимента Минтранса, МВД России и ФНС России. Суть эксперимента — протестировать механизм оформления транспортной накладной и путевого листа в электронном виде в условиях реальных автоперевозок. С 1 по 30 октября в Москве, Татарстане, Московской, Калужской, Рязанской областях и Краснодарском крае ведущие грузоперевозчики протестируют оформление первичных документов и другие сценарии: замену водителя в рейсе, возврат груза, изменение пункта выгрузки. Государственные ведомства протестируют работу с электронными документами в рамках государственных проверок.
Обмен ЭТрН между бизнесом и государством происходит с помощью прототипа государственной информационной системы Министерства транспорта, который разработало ФГУП «ЗащитаИнфоТранс». К информационной системе подключаются логистические платформы и сервисы ЭДО. Например, логистический сервис DropCat от Edisoft, работающий на базе ЭДО, соединяет перевозчиков и отправителей грузов и передаёт данные ЭТрН в ИС Минтранса.
Зачем нужна ЭТрН бизнесу
Электронная транспортная накладная — юридически значимый документ в электронном виде и первичный учётный документ. Свидетельствует о факте перевозки груза, а покупателям и продавцам помогает вести учёт и расчёты с транспортной компанией.
Электронный документооборот снижает издержки, делает описываемые им процессы прозрачными, понятными и управляемыми.
Если один автомобиль посещает за день 15 — 17 точек доставки, то водитель может возить с собой до 200 — 300 различных бумажных накладных, более 60 листов – это экземпляры транспортной накладной.
В месяц объём бумажного документооборота исчисляется тысячами и десятками тысяч листов. В среднем распечатать и отправить почтой одну накладную стоит 30-40 рублей. Благодаря электронному формату расходы можно сократить в 3-5 раз.
Какие ещё плюсы от использования электронной накладной?
- ЭТрН позволяет отслеживать все этапы передвижения груза онлайн. Если меняется адрес или водитель, информация отображается в веб-кабинете.
- Электронную накладную невозможно потерять, и нет необходимости повторно оформлять на бумаге если в конце пути в ней обнаружена ошибка. Бумажные накладные часто теряются во время перевозки из одного города в другой. ЭТрН отправляется контрагенту за считанные секунды онлайн.
- Электронный документооборот ускоряет расчёт между контрагентами. Как только грузополучатель подписывает электронную накладную, информация отображается в сервисе, формируются закрывающие документы, и заказчик может оплатить услуги перевозчика.
- В целевом виде ЭТрН облегчит передачу данных в ФНС России и расчеты НДС. Все накладные хранятся в электронном архиве — не нужно ждать их от контрагентов. Чтобы передать их в ФНС России, достаточно выгрузить нужные документы и электронные реестры.
- Доступ к ЭТрН есть у всех участников обмена в любое время. Для работы с документами можно использовать учётную систему — потребуется только интеграция системы и платформы провайдера ЭДО.
*материал опубликован на правах рекламы.
Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первыми быть в курсе главных новостей ритейла.
