Российские ритейлеры и поставщики не первый год хотят перейти на систему электронного обмена счетами-фактурами и их заверения цифровыми подписями. Что еще помимо волокиты с утверждением соответствующих законов госорганами мешает им это сделать?
С недавнего времени российские ритейлеры получили возможность использовать электронные документы (ЭД) при взаимодействии с клиентами и поставщиками. Для мгновенного обмена и заверения актов, договоров, накладных и счетов-фактур все документы передаются в электронном виде и заверяются электронной подписью, которая заменяет сразу и синюю печать, и ручную подпись.
Первичные документы – договор, акт и накладная – могут применяться в электронном виде еще с начала января 2002 г., когда был утвержден Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Поправки, разрешающие использовать счета-фактуры в электронном виде, были внесены в Налоговый кодекс только в июле 2010 г. (закон № 229-ФЗ). Утверждение процедуры обмена такими документами между компаниями и последующего их представления в налоговую было произведено Федеральной налоговой службой (ФНС) и Министерством финансов весной 2011 г., после чего осталось решить вопрос с узаконенным единым форматом электронного счета-фактуры.
Утверждением формата сейчас занимаются специалисты ФНС, и, как ожидают в компании СКБ Контур, развивающей систему электронного документооборота Диадок, произойдет это до конца 2011 г. Сейчас предприятия, обменивающиеся электронными счетами-фактурами с применением цифровой подписи, делают это в тестовом режиме. То есть все счета-фактуры, что проходят через системы, подобные Диадоку, не имеют юридической силы.
«Все розничные сети, которые я знаю, буквально спят и видят, когда можно будет перейти на систему электронного документооборота, – рассказал Retailer.RU Максимилиан Мусселиус, исполнительный директор ECR-Rus. – Те из них, кто уже сейчас ею пользуются, с нетерпением ждут момента, когда будет утвержден формат электронных счетов-фактур, так как они гораздо выгоднее бумажных версий документов».
Как сообщили Retailer.RU в компании СКБ Контур, по чьей инициативе Минфин стал рассматривать вопрос о законности электронных счетов-фактур, переход на электронные документы позволяет существенно снизить очевидные «бумажные» издержки: расходные материалы, содержание архива, раздутый штат делопроизводителей и бухгалтеров. По мнению Максимилиана Мусселиуса, компания будет экономить в среднем 40-50 руб. на одном документе, если она перестанет пользоваться его бумажной версией, а поставщик – в среднем 20-30 руб.
«Если копнуть глубже, то электронные документы позволяют решить и более серьезные проблемы, – говорит Дмитрий Ушаков, куратор проектов по внедрению Диадока в сфере ретейла. – Например, помочь розничной сети избежать доначислений по НДС и налогу на прибыль по итогам проверок, а также увеличить эффективность и прозрачность работы с поставщиками».
В СКБ Контур отмечают, что система обмена электронными счетами-фактурами особенно интересует участников рынка FMCG в связи с большим объемом документов и сравнительно невысокой рентабельностью бизнеса. Как ранее писал Retailer.RU, одним из первых среди розничных компаний пробную версию электронного обмена счетами-фактурами с рядом контрагентов запустило российское подразделение Metro Cash & Carry.
Участники других сегментов ритейла пока медленнее реагируют на новые тенденции в документообороте и обмениваются информацией либо на бумаге, либо с помощью EDI. Например, в DIY-сети «Метрика» обмена ЭД с поставщиками нет и в ближайшие несколько лет пока не предвидится. По словам Алексея Иовлева, генерального директора «Корпорации СБР», развивающей «Метрику», ретейлер пользуется родственным с системой электронного документооборота EDI.
«Почти два года мы работаем с такими ключевыми документами, как заявка на поставку и ее подтверждение через EDI, – комментирует топ-менеджер. – Из наших 400 поставщиков 90% используют EDI. Все документы передаются в системе при посредничестве международного провайдера, и это дает возможность говорить о взаимной ответственности поставщика и сети».
Технологию EDI действительно на данный момент активно используют на ритейл-рынке, так как она позволяет упростить взаимодействие между поставщиками и розничными сетями. Однако данные (документы), переданные посредством EDI-соединения, не имеют юридической значимости. То есть при передаче первичных документов по EDI-каналу их все равно придется потом дублировать на бумаге.
Другой участник DIY-рынка, компания «Петрович», планировал перейти на электронный юридически значимый документооборот счетами-фактурами еще в начале года, но так этого и не сделал. По словам Виктора Адамова, исполнительного директора сети, ЭД – это «очень дорогая игрушка».
«Мы вели переговоры с одной компанией по внедрению ЭД, и она предложила нашей сети организовать структуру электронного документооборота. Без учета внедрения стоимость обслуживания данной системы составляла $15 000 в месяц, – говорит Виктор Адамов. – Для «Петровича» это только лишние траты. Оператор может справляться с такой же работой, пусть и дольше, но за меньшие средства. Другими словами, мы упрощаем работу части сотрудников компании, но при этом ничего не получаем с точки зрения экономической эффективности. В то же время мы готовы вернуться к рассмотрению вопроса по внедрению ЭД, но как только этот проект не повлечет за собой такие траты».
В компании СКБ Контур, напротив, отмечают, что электронные счета-фактуры и документы дешевле бумажных аналогов. «Перед запуском проектов по внедрению Диадока наши клиенты делают расчет существующих затрат на бумажный документооборот. И цифры там поистине грандиозные. По статистике, даже стоимость только передачи электронных документов ниже, чем стоимость отправки по почте. В среднем 5-12 руб. за электронный документ. Но при этом бумажные документы несут еще издержки на хранение в архиве, на ручную обработку, на перевыставление неправильных или утерянных документов (доля таких документов у некоторых поставщиков достигает 30%). У цифровых аналогов этих затрат нет», – добавляет Дмитрий Ушаков.
О своих намерениях перейти на систему электронного документооборота счетами-фактурами также высказывались ГК «Детский мир», X5 Retail Group (FMCG-сети «Карусель», «Пятерочка», «Перекресток»), сотовый ритейлер «Белый Ветер Цифровой» и др., но пока все законодательные акты не будут утверждены, ритейлеры не торопятся.
В соответствии с приказом Минфина, установление и получение счетов-фактур в электронном виде обязательно производится через специализированных операторов, обеспечивающих этот обмен между контрагентами. Счета-фактуры применяются в электронном виде только по взаимному согласию сторон сделки и только при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур.
По мнению Максимилиана Мусселиуса, через год-полтора в России будет работать более десятка таких операторов. «Сейчас я могу назвать от силы четыре компании, которые могут предоставлять услуги в этой сфере, – комментирует эксперт. – Но поскольку рынок мало насыщен и сулит большие финансовые перспективы, думаю, их количество возрастет в ближайшее время».
