С начала 2017 года на рынке транспортной логистики началось активное обсуждение возможности перевода транспортных накладных в электронный вид. Почему интерес возник именно к этой теме? Для чего грузоотправителям, грузополучателям и транспортным компаниям понадобилось что-то менять в своей привычной работе? Какие выгоды и преимущества они получат, если всё-таки перейдут на электронные транспортные накладные? Давайте разбираться. Ниже я привела 5 причин, почему переход на электронные транспортные накладные не стоит откладывать в долгий ящик.
1 причина: Задержка оплаты
Жизненный цикл у бумажной транспортной накладной (далее – ТН) довольно длинный. Сначала ее создают либо в учетной системе, либо в логистической, нередки случая заполнения/дозаполнения вручную. После того как бумажные экземпляры подписаны сторонами, они преодолевают сотни и тысячи километров в кабине водителя. Часто приходится представлять ТН сотрудникам ГИБДД, и, конечно, подписывать у грузополучателя при сдаче. А далее водитель бежит в отделение почты и отправляет бумажку в свою транспортную компанию, либо садится в машину и выдвигается в обратный путь, где по дороге берет еще несколько грузов для доставки.
От того, насколько оперативно поступят оригиналы транспортной накладной, зависит скорость формирования первичных документов, выставление счета заказчику грузоперевозки, получение оплаты и расчеты с водителями.
Бывают ситуации, когда заказчик перевозки и транспортная компания находятся в доверительных отношениях, и подтверждением перевозки является фотография ТН, сделанная водителем, но случается это довольно редко. Тут возникает вопрос, во-первых, о юридической значимости такого документа, и во-вторых, что делать, если оплату уже провели, а накладная потерялась в пути?
Чем помогает транспортная накладная в электронном виде?
К электронной транспортной накладной (далее – ЭТрН) доступ имеют все участники перевозки: грузоотправитель, грузополучатель, водитель, транспортная компания. При этом каждая из сторон подписывает документ электронной подписью.
Форма ТН регламентирована Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 (ред. от 12.12.2017, с изм. от 16.03.2018) «Об утверждении Правил перевозок автомобильным транспортом».
Формат нашей электронной ТН мы предусмотрели XML, во-первых, учли опыт ФНС по представлению первичных и закрывающих документов, во-вторых, предусмотрели удобство работы и заполнения ТН каждым из участников грузоперевозки.
Как только груз доставлен и ЭТрН подписана, можно оплачивать услуги транспортной компании и полностью исключить кассовые разрывы. Оригинал юридически значимого электронного документа находится у всех участников. Грузоотправитель видит, что груз доставлен, а транспортная компания выставляет акты и счета.
2 причина: Потери и порча
Водитель везет товар на дальнее расстояние, по пути возникают новые заказы – сборные грузы, дополнительные погрузки и разгрузки на складах. Как следствие, постоянное обращение к документам ведет к их порче, потере или банальной путанице.
Как решает эту проблему электронная транспортная накладная?
ЭТрН всегда находится на мобильном устройстве водителя, при необходимости он может к ней обратиться, внести примечания и отметки при погрузке и разгрузке у грузополучателя, и, конечно, подписать электронной подписью.
Например, так выглядит работа в мобильном приложении Viber
Шаг 1. Водитель авторизуется в чат-боте Synerdocs:
Шаг 2. Знакомится с накладной и при необходимости может скачать ее в формате PDF:
Шаг 3. Может внести замечания или отметки и подписать документ:
3 причина: Нет информации о принятых и непринятых товарах
Нередко у транспортной компании заказывают перевозку скоропортящейся продукции. Водитель привозит груз получателю, но тот по разным причинам принимает только 70% позиций из 100. Непринятый товар отвозят обратно на склад отправителя. В результате продукты портятся и их попросту приходится списывать.
Что же будет при использовании электронного документооборота?
Транспортная накладная, составленная в электронном виде, позволяет грузоотправителям оперативно организовать реализацию непринятой покупателем продукции. Грузополучатель, обнаружив расхождения, как правило, составляет акт по форме М-7 или ТОРГ-2, а в транспортной накладной делает соответствующие отметки о приемке, например: «Приняты 7 коробок». В этот момент отправитель уточняет расхождения, мгновенно корректирует документы по поставке и может смело реализовывать остатки продукции. При этом сотрудники, ответственные за отгрузки, используя сервис обмена электронными документами, смогут скорректировать товарную накладную, и счета-фактуры за считанные минуты.
4 причина: Кражи грузов
По официальной статистике МВД России, за 1 квартал 2017 года зарегистрированы более чем 600 заявлений по статье 159 УК РФ «Мошенничество» в отношении пропавших грузов. Хищение при перевозке автомобильным транспортом по России — заранее подготовленные серые схемы, целенаправленная деятельность организованных преступных групп.
Как это было. Реальный случай
22 апреля 2014 года на погрузку в город Руза Московской области прибывает транспортное средство для доставки груза в Тольятти. А уже 23 апреля 2014 года это же транспортное средство с этим же водителем приезжает в Коломну для перевозки мясной продукции Елабугу. В обоих случаях грузы были похищены. Стороны выясняли в суде, кто оплатит груз (дела в Арбитражных судах: № А40-28430/2015 и № А41-77545/2014).
И это только один из множества примеров.
Электронная транспортная накладная действительно помогает?
Доступ к мобильному подписанию ЭТрН водитель получает только после идентификации на стороне транспортной компании. Таким образом, он не может забрать груз, пока не подпишет документ электронной подписью с помощью мобильного устройства. Даже если его паспортные данные и данные в доверенности на получение груза совпадают, процедура подписания является обязательной. Соответственно, получить информацию по конкретной накладной и подписать ее в электронном виде у мошенников не получится.
5 причина: Пыльные архивы и затяжные подготовки к проверкам ФНС
Транспортная накладная создается, как минимум, в трех экземплярах на каждую поставку. Каждая транспортная компания и грузоотправитель не понаслышке знают, какое количество бумажных документов хранятся в бумажных архивах. А когда нужно найти необходимый, это превращается в целый квест. И еще одна проблема, вытекающая из предыдущей, это подготовка документов в налоговым проверкам.
Как грамотно организовать хранение и упростить поиск?
Документы в электронном виде существенно упрощают жизнь пользователей. Транспортные накладные будут храниться в сервисе обмена, со всеми необходимыми подписями в соответствии с текущим законодательством. Больше не придется тратить часы и дни на их поиск, комплектацию и подготовку к проверкам. Необходимо лишь выгрузить их из сервиса обмена, распечатать, заверить печатями и подписями организации и представить по месту требования.
При этом их можно хранить как локально на компьютере, так в сервисе обмена или в системе электронного документооборота.
Где пять, там и десять
Конечно, причин больше чем пять. Есть и стандартные выгоды, связанные с экономией бумаги, отсутствием почтовых пересылок, оперативным исправлением и корректировками, а также в целом с более простой работой с документом.
Уже сегодня сервис Synerdocs позволяет обмениваться транспортными накладными в электронном виде и получать взаимную выгоду участникам цепочки поставок.
Автор: Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs
*материал опубликован на правах рекламы.
Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первым быть в курсе главных новостей ритейла.
