Транспортно-экспедиционные компании занимают 70-80% рынка логистики. Ряд событий, прогремевших в стране в 2017-2018 гг. (введение «Платона», повышение тарифов на топливо и акцизы, забастовки дальнобойщиков и др.) серьезно пошатнул их положение на рынке грузоперевозок. Стало понятно: пора искать пути совершенствования внутренних и внешних процессов, чтобы удержать и укрепить свои позиции в российской логистике.

Своевременная доставка груза грузополучателю и получение вознаграждения за оказанные услуги – одни из главных задач транспортно-экспедиционной компании (далее – ТЭК). Вознаграждение же выплачивается на основании ряда первичных документов в тот момент, когда заказчику грузоперевозки приходят оригиналы. Как правило, отправляют их почтовыми службами, что занимает длительное время и затягивает сроки расчетов.

Без нее не состоится ни одна грузоперевозка

Такой документ, как транспортная накладная (далее – ТН), подтверждает факт перемещения товара, служит основанием для ведения учета покупателем и продавцом, а также служит основанием для расчетов с перевозчиком. Оформляют ТН практически во всех случаях перевозки товарно-материальных ценностей автомобильным транспортом. В зависимости от бизнес процессов, компании могут также ТТН (например, при перевозке алкоголя), бывают случаи, когда оформляют оба документа, но неоднократные разъяснения ФНС говорят о том, что это излишне.

Федеральный закон от 08.11.2007 года № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом, определяет общие условия перевозок грузов, а также общие условия предоставления услуг фрахтователям, грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам, фрахтовщикам на объектах транспортных инфраструктур.

Оказывается, если скорректировать работу с ТН, то транспортно-экспедиционные компании могут ускорить получение вознаграждения за перевозку. Но какую роль здесь играет электронный документооборот? Сейчас узнаем.

Транспортная накладная на бумаге

Сегодня в области B2B огромное количество первичных учетных документов уже переведены в электронный вид, и с помощью операторов электронных счетов-фактур успешно идет их обмен между контрагентами. Однако о переводе ТН в России ничего не было слышно до 2018 года. Тогда как, например, в соседней Белоруссии законодательство подстроилось под транспортную отрасль, и товарно-транспортные накладные (далее – ТТН) передаются в электронном виде через сервисы EDI с использованием электронной подписи. Так, может, необходимость электронных ТТН и ТН в России надуманна, и процесс работы с этими документами можно наладить иным образом?

Фидбэк от ТЭК

К слову, перед тем как погрузиться в вопросы ЭДО в логистике, мне удалось пообщаться с представителями нескольких транспортно-экспедиционных компаний, и выяснить, что вопрос с переводом как транспортных, так и товарно-транспортных накладных в электронный вид актуален для них как никогда. На сегодняшний день с большинством грузополучателей, грузоотправителей и клиентов они уже обмениваются электронными счетами-фактурами, актами, накладными ТОРГ-12. Проблемной точкой остается только обмен ТТН и ТН – он происходит в бумажном виде.

Схема устоявшаяся, но сложная

Поговорим о ТН и процессе ее оформления. Известно, что грузоотправитель выписывает ее как минимум в четырех экземплярах, каждый из которых заверяет своей подписью. Водитель также подписывает все экземпляры, тем самым соглашаясь, что груз принят к перевозке, а факт передачи ответственности за сохранность груза транспортно-экспедиционной компании состоялся. Он забирает три экземпляра с собой, а четвертый остается у грузоотправителя.

После сдачи груза водитель и грузополучатель подписывают три экземпляра ТН, тем самым подтверждая факт доставки и приемки груза. Один экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой.

На основании ТН транспортно-экспедиционная компания в свою очередь выставляет акт заказчику перевозки, а для водителя рассчитывается заработная плата. И именно на этом моменте возникает основная сложность: грузоотправитель ожидает оригинала ТН и акта, но если, предположим, водитель доставил груз во Владивосток из Москвы, ему необходимо время для того, чтобы довезти экземпляры ТН до офиса компании. К тому же, если по пути следования будет взят следующий заказ, сроки увеличиваются.

Схематично процесс работы с бумажными документами выглядит следующим образом:

В этой схеме может присутствовать также клиент – лицо, обратившееся в транспортную компанию, которому необходимо отправить груз от грузоотправителя и доставить грузополучателю. В данном случае для подтверждения расходов на перевозку клиенту достаточно копии ТН и оригинала акта выполненных работ.

Альтернатива номер раз: просто оптимизируйте процесс

Рассмотрим ситуацию. У нас есть заказчик перевозки, грузоотправитель, грузополучатель и ТЭК. Все они уже обмениваются между собой электронными документами через сервис Synerdocs. Схема работы для них значительно не меняется. Как и прежде, водитель забирает и доставляет груз, все стороны подписывают соответствующие документы. Однако процесс выставления акта за оказанные услуги можно существенно оптимизировать и ускорить. Смотрите, как это делается:

1. После подписания ТН сторонами водитель может сфотографировать оригинал документа и отправить в офис ТЭК в электронном виде.
2. Фото ТН будет заверено усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) и отправлено вместе с актом и счетом на оплату в электронном виде заказчику перевозки через сервис обмена. Это в свою очередь гарантирует оперативное получение вознаграждения.
3. Для того, чтобы обмен имел юридическую силу, должно быть выполнено важное условие: в договоре между грузоотправителем и транспортной компанией следует включить пункт о возможности использования документов по транспортировке в электронном виде. В нашем случае это будет звучать так: «Акт в электронном виде составляется на основании фото ТН, которая в свою очередь является гарантом существования оригинала на бумажном носителе».
4. Чтобы защитить себя от рисков, стороны должны предусмотреть ситуацию невозврата оригинала ТН, например, может производиться возврат средств.

Еще одно преимущество использования сервиса Synerdocs для отправителя – это возможность «отслеживания» груза. Когда грузополучатель подпишет товарную накладную или сформирует уточнение по товарам, отправитель будет уверен, что его груз доставлен, и это станет дополнительным основанием для выплаты вознаграждения ТЭК на основании копии ТН.

Все документы на груз, такие как товарная накладная, счет-фактура, договор, акты и многие другие, могут быть отправлены через сервис ЭДО с использованием квалифицированной электронной подписи за считанные минуты в соответствии с порядком обмена (обмен электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 года №174н).

Использование электронного документооборота не только значительно ускоряет процесс получения вознаграждения за выполненные работы, но и в целом оптимизирует бы взаимодействие с контрагентами.

Напомним, что для любой ТЭК важно своевременно доставлять груз и ускорять получение оплаты. Избавление от бумажных хлопот только приближает компанию к выполнению поставленных задач.

Однако, нужно понимать, что работая с транспортной накладной, к примеру, в формате PDF, нельзя внести изменения, можно лишь ознакомиться с документом и подписать его, хотя фактически Минфин разрешает использование ТН. Интересна в этом контексте моя консультация, оказанная одной «хлебной» компании.

Что думает Минфин о переводе транспортных накладных в PDF, или «Не корми словами вместо хлеба»

Производитель хлебобулочных изделий интересуется у Министерства финансов, возможно ли перевести в электронный вид основной документ на перевозку товара – транспортную накладную и представить ее в формате PDF. Компания также задается вопросом восстановления документа в электронном виде, если бумажные оригиналы окажутся утерянными. У аналитиков Synerdocs есть на этот счет есть свое мнение… Читайте далее >>

Альтернатива номер два: электронная транспортная накладная

В марте 2017 года в интервью отделу новостей ИА «Клерк.Ру» представители бизнеса выразили свое мнение по переводу ТТН в электронный вид и даже поделились вариантами реализации. Специалисты считают, что вопрос перевод такого документа в электронный вид будет решаться в самое ближайшее время. Тут скорее вопрос касается не только ТТН, но и ТН.

Зачастую, когда компания желает избавиться от бумажных транспортных накладных и перевести документооборот в электронный вид, она сталкивается с вопросами нормативного регулирования.

Попробуем систематизировать существующие НПА:

1. Федеральным законом от 06.12.2011 года № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете», пунктом 2 статьи 9 установлены обязательные реквизиты первичного учетного документа.
2. Федеральный закон от 06.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» по-прежнему регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок.
3. Форма транспортной накладной регламентирована Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 (ред. от 12.12.2017, с изм. от 16.03.2018) «Об утверждении Правил перевозок автомобильным транспортом».

Действующее законодательство РФ не содержит ограничений прав субъектов экономической деятельности в рамках гражданских отношений на использование при оформлении сделок любого формата документа в электронном виде, в том числе и документа, подтверждающего перевозку, если он содержит все необходимые сведения и реквизиты.

В целом, схема работы значительно не поменяется, а на стороне каждого из участников будет оригинал ТН в электронном виде со всеми необходимыми подписями.

1. Водитель-экспедитор может иметь доступ к реестру электронных документов через планшет/смартфон и подписывать документы в сервисе.

2. В случае веских оснований для дополнительного осмотра груза инспекторами ГИБДД водитель может предъявить электронные ТН или одну ТН в бумажном виде, распечатанную из сервиса с отметками о подписании усиленной квалифицированной электронной подписью и заверенную печатью и подписью организации.

К примеру, так выглядит печатная форма электронной транспортной накладной в веб-клиенте сервиса Synerdocs:

А так выглядит штамп на печатной форме документа, свидетельствующий о подписании документа электронными подписями:

3. К тому же если добавить возможность создания такого документа, как акт передачи, значительно ускорится процесс урегулирования споров, особенно в случае повреждения товара по пути следования

Что дальше?

Организация процесса работы с ТН в основном ложится на плечи самих транспортно-экспедиционных компаний. При этом каждый участник грузоперевозки нуждается в надежном, проверенном перевозчике и своевременном получении всех документов.

Несомненно, есть множество нюансов при заполнении товаросопроводительных документов в электронном виде, но они есть и в случае работы с бумажными аналогами.

Используя Synerdocs для передачи документов, все участники рынка грузоперевозок получают ряд неоспоримых преимуществ:

● Можно продолжать работать в привычной информационной среде и готовить документы, не переключаясь между системами.
● Все документы, отправленные в сервисе, надежно шифруются.
● За счет заверения квалифицированной электронной подписью документы имеют юридическую значимость.
● Доставка занимает считанные минуты, сокращаются сроки исправлений и корректировок.
● И, конечно, ускоряется время взаиморасчетов с контрагентами, не говоря об экономии на бумаге и почтовых отправках.

Автоматизация внешнего электронного документооборота открывает массу возможностей для всех участников грузоперевозок. Происходит оптимизация всех процессов, начиная от своевременных расчетов с заказчиками, заканчивая оперативным выставлением счетов и значительной экономией на бумаге.

Сегодня компаниям ничего не мешает оптимизировать свои процессы, используя сервисы обмена. Как гласят уроки древних китайцев, «Было бы желание, а возможность найдется».

Автор: Алиса Муратова, аналитик Synerdocs

*материал опубликован на правах рекламы.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первым быть в курсе главных новостей ритейла.