С 1 июля стартует вторая волна кассовой реформы: на онлайн-кассы должны будут перейти малый бизнес и часть индивидуальных предпринимателей. Мы вместе с компанией Litebox разобрались в теме и рассказываем, как быстро выбрать и зарегистрировать онлайн-кассу для бизнеса.

1. Какие вообще существуют кассы под 54-ФЗ?

   На рынке представлены три основных вида онлайн-касс, соответствующих требованиям 54-ФЗ:

   Автономные кассы

   

   Модели: Атол 90Ф/91Ф, ЭЛВЕС-МФ, Меркурий-115Ф, Дримкас-Ф и т.д.
   Цена (без фискального накопителя — ФН): от 8 500 руб.

   Это «апгрейженные» кнопочные кассы старого образца, дополненные фискальным накопителем и модулем для подключения к Интернету.

   Смарт-терминалы

   

   Популярные модели: МТС касса 5’’, Лайтбокс 5 и Лайтбокс 7, Эвотор 7.2, Модуль-касса.
   Цена (без ФН): от 11000 руб.

   Кассы с сенсорным экраном и «умным» ПО, позволяющие не только печатать чеки и отправлять информацию в ФНС, но и автоматизировать кассовые процессы и товароучет (при подключении товароучетной программы). Многие модели смарт-терминалов мобильные и работают от аккумулятора. Некоторые модели (например, Лайтбокс и МТС Касса) могут работать в оффлайн режиме, даже пропал интернет, сохраняя чеки и передавая их оператору фискальных данных при возобновлении связи, не нарушая требований 54-ФЗ. Смарт-терминалы — оптимальный вариант для малого и среднего бизнеса, как из-за удобства и автоматизации работы, так и благодаря доступной цене.

   Фискальные регистраторы

   

   Модели: Вики-принт 57, Вики-принт 57 Plus, Атол 30Ф, Атол 11Ф, ШТРИХ-ON-LINE и т.д.
   Цена (без ФН): от 8500 рублей.

   Работают только в комплекте с управляющим устройством ─ например, компьютером, планшетом или смартфоном. Из-за этого фискальные регистраторы требуют дополнительных затрат и чаще используются в крупных торговых сетях, благодаря высокой производительности.

2. Какой в магазине интернет?

   Кассу нужно подключить к интернету, чтобы передавать чеки в ФНС, иначе магазину грозят штрафы. Выберите кассу, которая поддерживает нужный вам тип подключения (например, Wi-Fi, проводной, мобильный интернет). Некоторые кассы сохраняют данные о покупках при работе в оффлайн-режиме и подходят для магазинов с нестабильным интернетом.

   Проводной интернет

   Подходит: для стационарных торговых точек.
   Поддерживают: все виды онлайн-касс, включая смарт-терминалы, в которых есть порт LAN — через него подключается проводной интернет.

   Wi-Fi

   Подходит: для всех видов торговли.
   Поддерживают: все смарт-терминалы. На других типах онлайн-касс — подключается с помощью модуля связи.

   Мобильный интернет

   

   Подходит: для всех видов торговли.
   Поддерживают: все смарт-терминалы. На других типах онлайн-касс — подключается с помощью модуля связи.

   Для стабильной работы кассы достаточно скорости интернета всего 256 Кбит/сек. Выбирайте подходящий тариф и не переплачивайте за ненужную вам скорость.

   При покупке мобильного интернета хватит 1 Гб трафика в месяц. Можно хорошо сэкономить, отказавшись от «безлимита» или более объемных пакетов.

   Многие смарт-терминалы поддерживают сразу несколько видов подключения.

   Работа в режиме офлайн

   Нестабильный интернет — неприятно, но не смертельно, особенно если торговец заранее купил подходящую кассу. Смарт-терминалы, способные работать офлайн (МТС-касса, Лайтбокс), прекрасно сохраняют пробитые чеки в памяти и автоматически высылают их скопом, как только появляется связь.

3. Большой ли у меня ассортимент?

   Рассмотрим подробнее.

   Малый ассортимент (до 50 товарных позиций)

   Подойдёт: любая касса, в том числе автономная (хотя с определенными неудобствами).

   С 1 февраля 2021 года в каждом чеке должно прописываться наименование продаваемого товара. Чтобы кнопочная касса выполняла это требование, вам нужно приложить значительные усилия для ввода товара в номенклатуру: подключить кассу к компьютеру, вручную внести всю информацию и присвоить код (а при изменении любого из параметров — повторить все снова), затем при продаже ввести код на кассе (она работает не с названиями товаров, а с присвоенными им кодами: если их меньше 50, вероятность путаницы близка к нулю).

   Средний и большой ассортимент (от 50 товарных позиций)

   

   Подойдут: смарт-терминалы и фискальные регистраторы. Такие кассы позволяют легко заводить товары в справочник и быстро их продавать, сканируя штрихкод или находя наименование через поиск по 3-4 первым буквам за несколько секунд. Заодно «умное» оборудование позволит автоматизировать торговлю, контролировать ценообразование, наладить работу склада и выполнить массу других полезных шагов для развития дела.

   Обратите внимание! Компания Litebox разработала глобальный справочник товаров, в котором представлено свыше 700 000 наименований. Достаточно просто отсканировать штрихкод нового товара — касса найдёт его в своей базе и заведёт товар в номенклатуру. Ряд полей в карточке товара заполняются автоматически.

4. Что я продаю?

   Рассмотрим подробнее.

   Товары, подлежащие маркировке

   С 1 декабря 2019 года — табачная продукция, одежда и обувь, духи и туалетная вода, постельное белье, фотокамеры, автомобильные шины и покрышки.

   Подойдут: только смарт-терминалы или фискальные регистраторы — автономные кассы технически не поддерживают необходимую для работы с маркировкой выгрузку товаров из единой базы.

   ВАЖНО! Из-за грядущего введения единой базы товарной номенклатуры на государственном уровне эксперты прогнозируют расширение списка товаров, подлежащих маркировке. Автономные кассы не приспособлены к этим требованиям. Рано или поздно их всё равно придется менять.

   Алкоголь

   

   Подойдут: смарт-терминалы или фискальные регистраторы. Для продажи алкоголя нужна касса, работающая с ЕГАИС и оборудованная УТМ, 2D-сканером и товароучетной программой — большинство автономных касс этих функций не имеют (за исключение отдельных дорогостоящих моделей).

   ВАЖНО! Кроме технической составляющей, важна и программная ─ для продажи алкоголя касса должна быть оборудована специальным программным обеспечением, которое поддерживает работу с ЕГАИС. Базовые версии такого программного обеспечения выполняют только самые простые функции ─ постановку на баланс, списание, помарочный учет. Более продвинутые системы, например, от LiteBox, практически полностью автоматизируют продажу алкоголя (вплоть до автоматического выравнивания остатков, заполнения алкодеклараций и запроса нечитаемой PDF марки), беря на себя все рутинные процессы и позволяя сэкономить время и избежать ошибок и штрафов. При этом интеграция с ЕГАИС в товароучетном сервисе LiteBox предоставляется бесплатно.

   Продукты питания

   

   Подойдут: любые типы онлайн-касс со считывателем штрих-кода. Кроме того, если в ассортименте есть мясо, рыба, молоко и прочие товары, подлежащие ветеринарному контролю, с 1 июля 2018 года необходимо использовать кассу, которая совместима с ФГИС «Меркурий» (например, Лайтбокс 9 и 7).

   Прочие непродовольственные товары

   Подойдут: любые типы онлайн-касс, совместимые с требованиями 54-ФЗ.

   Оптимальный выбор — касса, в которой интеграция с ФГИС «Меркурий» осуществляется бесплатно, а функционал позволяет погасить ветеринарные справки и при наличии расхождений по качеству или количеству автоматически сформировать акты несоответствий или возвратные сертификаты — и отправить их в систему.

5. Много ли в магазине покупателей?

   

   Чем больше в магазине посетителей, тем быстрее нужно их обслуживать, чтобы не было очередей и скандалов.

   Скорость работы онлайн-кассы зависит от двух факторов:

   1. Скорости кассовых операций.

   Этот параметр можно повысить:

   • подключив к кассе сканер штрих-кода через USB-разъем;

   • выбрав для своего бизнеса кассу, которая автоматизирует кассовые операции — например, поддерживает автоматический расчет сдачи и скидок, функции “отложенный чек”, “возврат”, прием смешанной оплаты (нал+безнал+сертификат по одному чеку) и др. Для этого подходят как смарт-терминалы, так и фискальные регистраторы.

   2. Скорости печати чека.

   Этот параметр указывается в характеристиках кассы, средняя скорость составляет 90-150 мм/сек. Для магазинов с небольшой проходимостью подойдут смарт-терминалы со скоростью печати чека 75-90 мм/сек.

   Большинство смарт-терминалов (например, Лайтбокс, МТС Касса, Модуль-касса) уже оборудованы 2D-сканерами для считывания штрих-кодов и QR кодов для продажи алкоголя.

6. Выбрать мобильную или стационарную кассу?

   

   Мобильная касса

   • не привязана кабелем к розетке;
   • можно носить с собой;
   • автономно работает до 24 часов (в зависимости от модели);

   Подойдёт: курьерам, разъездным торговцам, а также пригодится в точках с нестабильным электричеством и при продаже товара больших габаритов (чтобы было удобнее считывать штрих-коды). В роли мобильной кассы могут выступать смарт-терминалы (например, Лайтбокс, МТС Касса).

   Стационарная касса

   • работает от сети, нет необходимости заряжать аккумулятор
   • в некоторых моделях есть встроенный аккумулятор

   Подойдёт: любой стационарной торговой точке без проблем с электричеством.

   При перебоях с электричеством подойдет также стационарная касса со встроенным аккумулятором — например, Лайтбокс Х.

7. У меня один магазин или сеть?

   

   Если один и небольшой — вы справитесь самостоятельно.

   А вот если в вашем распоряжении торговая сеть или крупные магазины, потребуется автоматизация. Современные кассы могут подключаться к товароучетной системе, автоматизировать закупки, составлять отчеты, вести статистику и выполнять массу других полезных функций. Удобнее всего облачные системы — такие, как LiteBox или МТС-касса. Они хранят все данные в «облаке», а не в самой кассе, при этом владелец торговой точки может получить доступ к статистике и управлению процессами с любого устройства (хоть с мобильного телефона), сам при этом попивая коктейль на Бали или находясь в поездке.

   С помощью личного кабинета LiteBox можно следить за всей статистикой привязанной кассы: ежедневной выручкой, временем открытия и закрытия магазина, работой продавцов и другими данными.

8. Как зарегистрировать онлайн-кассу?

   Есть два способа зарегистрировать кассу:

   • подать заявление в бумажной форме в любой территориальный налоговый орган;
   • воспользоваться личным кабинетом на сайте ФНС. В этом случае необходима квалифицированная электронная подпись.

   Если с первым вариантом всё понятно, то для регистрации на сайте ФНС придётся сделать следующие шаги:

   1. Обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр для получения квалифицированной электронной подписи. Она выдается только на имя индивидуального предпринимателя или гендиректора юридического лица (перечень таких центров есть здесь).

   2. Удостовериться, что модель вашей онлайн-кассы и фискального накопителя зарегистрированы в ФНС России. Сделать это можно на сайте налоговой службы.

   3. Подключить кассу к интернету — проводному или мобильному — в зависимости от поддерживаемого типа подключения и ваших возможностей (в остальном принципиальной разницы нет).

   4. Заключить договор с выбранным ОФД.

   5. Заполнить форму в личном кабинете на сайте ФНС, в течение 5 рабочих дней получить карточку регистрации контрольно-кассовой техники, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС.

   6. Распечатать на кассе отчет о фискализации, передать данные из отчета в ФНС через личный кабинет или через оператора фискальных данных.

   Вводите данные очень внимательно — некоторые из них указать повторно не получится (например, номер фискального накопителя). В случае допущения некоторых ошибок ФН станет недействительным, его придется покупать заново. ФН со сроком действия 15 месяцев стоит 7 000 рублей, на 36 месяцев — 10 000 рублей.

9. Зачем обращаться в сервисный центр для регистрации онлайн-кассы?

   

   Есть три главных причины, почему установку, настройку и регистрацию онлайн-кассы лучше поручить специалистам:

   • Зарегистрировать онлайн-кассу сложнее, чем кажется на первый взгляд. Если вы хотите сэкономить на оплате услуг специалистов, задумайтесь – стоит ли оно того. Речь идет не только о времени и нервах — помните, что ошибки при вводе данных на сайте ФНС могут привести к необходимости покупать новый фискальный накопитель.

   • Специалист, занимающийся установкой кассы, должен обладать определенной квалификацией, позволяющей ему справиться с проведением следующих операций:

   — установка драйверов для работы кассового программного обеспечения;
   — предварительная настройка кассовой программы — ввод сведений о компании и её подразделениях (при наличии), регистрация пользователей с указанием их уровня доступа и функционала и занесение товара в номенклатуру.

   • Помимо технической составляющей устройства, специалист должен иметь представление о стандартных кассовых операциях и провести обучение персонала работе с кассой. Сюда относятся продажа, возврат, обмен товара, формирование x-z-отчетов и прочее.

   Кому-то все это может показаться не столь значимым — но существует закон. Если вы плохо обучили персонал, и кассир позабыл выдать чек — вы получите штраф: 2000 рублей должностному лицу или предпринимателю, 10000 рублей — юридическому лицу. Поэтому лучше всего приобретать онлайн-кассу в комплекте с услугами по установке, регистрации и настройке.

   *материал опубликован на правах рекламы