Почему EDI в России быстрее развивается, чем ЭДО, и в чем два этих понятия, теоретически означающие по сути один и тот же процесс — обмен коммерческими документами в электронном виде, — расходятся практически? Популярен ли EDI у ритейлеров и поставщиков? Ответы на эти и другие вопросы читайте в тематическом обзоре на Retailer.RU
Похожи, да не очень
Что такое EDI и ЭДО — на поверхностном уровне знают практически все ритейлеры и поставщики. Однако исследование темы электронного документооборота продемонстрировало Retailer.RU, что понятия эти, теоретически означающие по сути один и тот же процесс — обмен коммерческими документами в электронном виде, — не всеми понимаются одинаково и правильно.
Большинство фирм и организаций в России используют особый вид ЭДО — обмен документами с контролирующими органами. В частности, речь идет об электронной отчетности по телекоммуникационным каналам связи, которая используется уже около 10 лет.
В то же время ЭДО в качестве технологии обмена юридически значимыми электронными документами (в первую очередь, счетами-фактурами) между произвольными контрагентами появился в России сравнительно недавно и не имеет такого широкого распространения, как EDI.
Чтобы избежать проблем в совместной работе с электронным документооборотом, специалисты рекомендуют партнерам договориться между собой о значении как EDI, так и ЭДО.
«Проблемы с определением терминов и дальнейшими затруднениями в сотрудничестве могут возникнуть у тех, кто изначально не потрудился договориться о том, что стороны подразумевают под этими понятиями, — комментирует Альберт Салимов, руководитель группы новых проектов фирмы «1С». — По сути означают они одно и то же — обмен файлами, но лучше все же договориться».
Под EDI специалист предлагает иметь в виду электронный обмен данными, информацией, которая нужна для ускорения бизнес-процессов, уменьшения материальных и временных затрат в процессах доставки, управления ассортиментом и проч. Под ЭДО — обмен электронными документами, как правило, юридически значимыми, которые можно принимать к учету, предъявлять в суде и проч.
По словам Андрея Саврасова, специалиста компании «Сислинк», разницы между ЭДО и EDI также добавляет необходимость для последнего дублирования юридически значимых документов бумажными версиями. В случае с ЭДО это не требуется.
Кроме того, отмечает Андрей Саврасов, EDI – это передача любой бизнес-информации почти не ограниченной никакими рамками, а вот для ЭДО есть четкие и заверенные Федеральной налоговой службой форматы электронных документов со строгими правилами как по форме, так и по содержанию.
«Для понимания приведу пример по содержанию. Допустим, есть EDI-сообщение DESADV, то есть уведомление об отгрузке или накладная, и мне хочется в нем передавать номер штрих-кода (EAN) или глобальный номер места нахождения (GLN), — поясняет специалист. — Я могу смело добавить в свой документ это поле и передавать его. Но когда дело касается юридически значимой накладной — «ТОРГ-12» -, то я этого сделать не могу, пока государство не разрешит мне этого».
Пример по форме — EDI-сообщение формата INVOIC (счет или счет-фактура) может передаваться хоть в текстовом документе, хоть в таблице Excel, а юридически значимые счета-фактуры в ЭДО только в специальном формате XML, принятом ФНС.
И этот факт порождает еще одно различие между EDI и ЭДО — EDI-сообщения в процессе передачи могут конвертироваться из одного формата в другой, а ЭДО-сообщения — нет.
«То есть если у поставщика, например, установлена программа 1С, а у ритейлера SAP, то они спокойно могут конвертировать INVOIC из одного формата в другой, — объясняет Андрей Саврасов. — С юридически значимыми счетами-фактурами так не получится — надо либо запустить в программах 1С и SAP дорогостоящую настройку выгрузки и загрузки документов сразу в XML формата ФНС, либо начинать обмениваться не электронными счетами-фактурами, а EDI INVOIC-сообщениями, которые конвертировать из формата в формат уже можно».
По мнению Альберта Салимова, число отправленных и принятых EDI-документов в России, например, формата DESADV, то есть уведомления об отгрузке, и ORDERS — заказа на поставку товара-, сейчас во много раз больше, чем число электронных счетов-фактур.
«Но такое положение дел сохранится недолго, — уверяет эксперт. — По мере вовлечения фирм и организаций в обмен электронными документами не только рынок ритейла, а сейчас это 15 000 — 20 000 компаний, но и многие другие отрасли начнут использовать электронные технологии для коммуникаций в процессе хозяйственной деятельности».
Розница стремится
В российском ритейле первый этап использования и внедрения EDI длился около трех лет. Изначально такие крупные игроки, как немецкая Metro Group, петербургская «Лента», французский Auchan и другие федеральные сети, использовали только заказы без ответных документов. С 2007 г. ритейлеры же начали активно запускать и ответные документы.
К примеру, через базу EDI-провайдера «Корус Консалтинг» в 2007 г. по 26 торговым сетям (в числе которых Globus, «Лента», «Рамстор», «АБК», «Бананамама», «О’Кей», «Мосмарт», «Кораблик» и проч.) прошло 1,8 млн документов. Что касается поставщиков, то за год провайдер подключил порядка 1700 компаний. На январь 2013 г. «Корус Консалтинг» обслуживал уже 76 ритейлеров.
«За последние пять лет EDI сделал гигантский шаг вперед по массовости использования, — говорит Дмитрий Сытин, заместитель генерального директора по ИТ онлайн-ритейлера «Утконос», — и сейчас у крупных сетей EDI в категории must have».
То, что EDI обязан иметь не только ритейлер, но и все его поставщики, говорит и Ринат Мухаметвалеев, генеральный директор компании «Трест СКМ» (DIY-сети «Суперстрой» и «Стройарсенал»), начавшей использовать EDI в 2012 г. «Пока эффекта от внедрения технологии мы не ощутили, но это и понятно — EDI, как любой другой стандарт, предъявляет требования к бизнес-процессам и информационной системе внутри компании», — комментирует топ-менеджер. Много сил и ресурсов «Трест СКМ» потратил на подготовку перехода к EDI еще до самого подключения, однако останавливаться не планирует. В ближайшее время компания перейдет также и на ЭДО.
«Спар Ритэйл» (продуктовая сеть Spar), работающий с EDI с 2010 г., к данному моменту приобщил к технологии около 22% своих партнеров-поставщиков. По словам Олега Шалгинских, директора ИТ-департамента компании, препятствиями к повсеместному использованию EDI являются «наличие среди партнеров ритейлера мелких поставщиков (касается категорий «фрукты», «овощи», fresh, «сезонный товар» и проч.), которым EDI не нужен, недостаточная юридическая база и необходимость привлечения большого количества трудовых ресурсов (юристов, бухгалтеров, специалистов IT) для построения «безупречного» EDI транспорта для юридически значимых документов».
Андрей Мигаль, руководитель проекта по внедрению EDI Х5 Retail Group, также отмечает среди трудностей по привлечению поставщиков к использованию EDI большие трудозатраты в части пропаганды технологии.
«Мы подключили к электронному обмену данными 94% всех наших поставщиков за 10 месяцев в 2011 г, — рассказывает специалист. — И, поверьте, чтобы привлечь к этому процессу 4000 компаний, пришлось приложить максимум усилий для объяснения идеологии EDI, выгод технологии и непосредственно самого подключения всех партнеров к Х5».
В «Касторама РУС» специфических сложностей при внедрении EDI не заметили. «Процент проникновения этой технологии среди поставщиков в сектор DIY ниже, чем в food-секторе, но это ожидаемо изначально, — говорит Дмитрий Федоров, руководитель направления ИТ «Касторама РУС». — Все-таки ряд поставщиков активно поддержали нашу инициативу, и мы их взяли в пилотное тестирование, во время которого в конце 2012 г. успешно обкатали EDI-решение, которое уже достаточно давно эксплуатируется в ГК Kingfisher, управляющей сетью Castorama в мире».
Среди положительных моментов EDI Дмитрий Федоров отмечает сокращение рабочего времени персонала магазина на отправку заказов, прозрачный контроль за прохождением заказа от магазина до поставщика и лучшую юридическую защищенность данного способа коммуникации между компаниями. Андрей Мигаль добавляет про гарантию и надежность доставки заказов поставщикам, удобство обработки подтверждения заказов, увеличение скорости приемки товара, электронную сверку взаиморасчетов, а Виктория Дорошкова, менеджер отдела методологии и проектов компании «Ашан Россия», про стабильность поставок при использовании EDI.
В розничной сети МТС, которая в конце 2012 г. в тестовом формате внедрила EDI, среди плюсов использования технологии отмечают и экономию на почтовых расходах — порядка 1 млн руб. в год по предварительным подсчетам ритейлера. Переход на электронный документооборот с контрагентами в МТС запланирован на первую половину 2013 г.
Алексей Митин, координатор проектов электронного документооборота компании «Реал» Россия, согласен с тем, что использование ЭДО совместно с технологиями EDI может сократить издержки ритейлеров и поставщиков на документооборот, повысить прозрачность и надежность взаимоотношений компаний друг с другом.
«Судя по европейскому опыту, использование ЭДО положительно влияет на EBITDA компаний. В среднем показатель увеличивается на 2-5% в зависимости от степени внедрения, — добавляет Алексей Митин. — Для российских компаний эта цифра может оказаться выше из-за гораздо больших расстояний, которые должны проходить документы от одного контрагента к другому и ряда других специфичных факторов, но не более 7%».
