О том, как FMCG-сети «Лента» удалось подключить к EDI почти 100% поставщиков, Retailer.RU рассказал Дмитрий Калинин, менеджер проектов EDI и Master-Data компании
— Retailer.RU: «Лента» одним из первых российских ритейлеров начала использовать EDI. Какие задачи вы рассчитывали решить с его помощью?
— Дмитрий Калинин: Мы запустили проект EDI в 2004 г. чтобы, в первую очередь, иметь гарантрованную возможность доставки заказа поставщику. Заказы, отправленные по электронной почте, периодически не исполнялись поставщиком. В ответ на претензии компании контрагенты говорили только «нам такое письмо не приходило». EDI же позволял быть уверенным в том, что поставщик заказ получил.
— Как вашу инициативу восприняли поставщики?
— По-разному. Несколько компаний встретили наше предложение с энтузиазмом, но большинство отнеслись с недоверием. Изначально мы думали, что с представительствами западных производителей будет проще договориться, чем с российскими компаниями, но оказалось, что одинаково – для всех участников рынка EDI было чем-то новым, незапланированным и, на их взгляд, неоправданно нужным.
В больших городах подключать поставщиков было, как правило, легче. Хотя были примеры, когда в регионах люди быстрее схватывали, что EDI – это быстрее и проще. Вообще, главный вопрос в людях – есть ли у компании отдельный человек, который занимается EDI, и основная ли это у него работа или не основная.
— Вы сделали подключение к EDI обязательным условием входа в сеть?
— В «Ленте» старались убедить поставщиков в целесообразности такого шага, разъясняли ее преимущества и перспективы, а также прописали необходимость подключения к EDI в договоре поставки. Чтобы поставщикам было не накладно, мы приняли решение, что сами будем платить за исходящие сообщения. То есть вплоть до 2008 г. «Лента» платила сама за себя, потому что заказ был единственным документом, который мы отправляли.
— Что заставило «Ленту» дальше развивать проект EDI?
— Решение было принято в 2008 г. из двух основных факторах. Во-первых, мы достигли показателя 70% поставщиков, настроенных и получающих заказы по EDI. Во-вторых, мы решили с помощью EDI ускорить приемку товаров на складе. Благодаря использованию EDI-сообщения об отгрузке нам удалось сократить сроки приемки в два, а при больших ассортиментных поставках в три раза. Спустя год мы распространили этот документ на прямых поставщиков магазинов. Для этого была создана отдельная команда и подключены еще три провайдера. Параллельно мы настроили передачу от поставщиков информации о номере ГТД (грузовой таможенной декларации для импортных товаров – прим.ред.), что позволило автоматически регистрировать полную информацию на импортные товары в нашу информационную систему.
— Какими EDI-документами «Лента» обменивается с поставщиками в настоящий момент?
— Это документы «заказ», «заказ на возврат», «уведомление об отгрузке», «информация об упаковке», «уведомление о приемке». Реализован, но пока не используется «счет-фактура» и «разногласие по счет-фактуре». В настоящее время ведутся работы по сообщениям «информация о клиенте», «акт сверки взаиморасчетов», «каталог».
— Некоторые ритейлеры отмечают, что уговорить поставщика получать EDI-документы сложнее, чем уговорить отправлять их. Это так?
— В «Ленте» на сегодняшний день 95% поставщиков получают заказы по EDI, сообщение об отгрузке мы получаем только по 80% отправленных заказов. И это считается хорошим показателем на рынке. Почему не все? Аргументы поставщиков сводятся к трем вещам. Одни утверждают, что это дорого, вторые не понимают, зачем им это нужно. Третьи честно говорят, что пока их не заставят, они ничего делать не будут.
— И как вы боретесь с таким отношением?
— Полтора года назад мы провели эксперимент — выбрали 180 поставщиков, которых считали для сети наиболее важными, и проинформировали их всеми средствами связи, что через какое-то время не будем принимать товар без уведомления об отгрузке. В день Х действительно перестали принимать. Было много проблем и шума, но в течение недели все поставщики стали 100% на EDI.
То есть оказалось, что все были готовы, просто не все придавали значение требованиям сети. Какие выводы? Мы будем продолжать похожие действия, так как они дают положительные результаты.
— По вашему мнению, если EDI-провайдеры договорились о бесплатном обмене трафиком, то зачем ритейлерам подключаться к нескольким провайдерам?
— Дело в том, что взаимодействие с точки зрения обмена трафиком между провайдерами не очень хорошо налажено на сегодняшний день. И ритейлеру легче подключить несколько операторов, чем ждать, пока они между собой договорятся. Кроме того, это дает возможность поставщикам, которые не довольны своим провайдером, перейти к другому.
— А со сколькими провайдерами работает «Лента»?
— С четырьмя. Их услугами пользуются большинство наших поставщиков, за исключением нескольких компаний, которые работают через роуминг других провайдеров.
— «Лента» и ее поставщики оплачивают EDI-услуги по-прежнему на паритетных условиях?
— Да, каждый платит за свои исходящие документы. Также мы договорились с провайдерами о предоставлении поставщикам «Ленты» более выгодных условий. Мы постоянно ведем переговоры с провайдерами о снижение цены.
Впрочем, есть и другие идеи. Например, чтобы стимулировать провайдера подключать поставщика сразу ко всем документам, есть идея платить только за те исходящие сообщения, на которые сеть получает качественный ответ.
Еще более перспективным было бы выкупить у провайдера трафик и либо бесплатно отдать поставщику, либо продавать с небольшой наценкой. Это все равно для него выйдет дешевле, чем сейчас. Такие формы есть на Западе.
— А в чем еще отличие между российской и западной практиками использования EDI?
— Практически никаких, но есть нюансы. Во-первых, в Роcсии пока используется небольшое количество EDI-сообщений — порядка 8-16 в зависимости от отрасли. Всего же их насчитывается около двух сотен.
Во-вторых, в нашей стране поставка товаров по-прежнему сопровождается большим количеством бумажных документов — до 100 страниц. В Европе же для этого нужен всего один документ, на основании которого происходит передача товара, а все остальное происходит в электронном виде.
— Где должны храниться юрзначимые документы в электронном виде – у самого ритейлера или у оператора юрзначимого электронного документооборота?
— Они могут храниться как у нас, так и у провайдера. У большинства провайдеров есть бесплатная опция — в течение трех лет они хранят и по первому запросу предоставляют нам эти документы. Если происходит проверка налоговой инспекции, провайдеры могут предоставлять доступ без нашего участия.
— Вы говорили, что готовитесь к запуску электронных счетов-фактур. Планируете ли обмениваться какими-то другими юрзначимыми документами?
— Тестовый обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) мы начнем во второй половине 2013 г. В первом квартале этого года мы запустим еще один документ с информацией о клиенте.
«Лента» достаточно интенсивно развивается, поэтому мы хотим своевременно предоставлять поставщикам сведения о реквизитах новых гипермаркетов сети. В ответ мы хотим получать от поставщика информацию об изменениях их реквизитов.
— Будет ли переход на электронный обмен юридически значимыми документами происходить быстрее, нежели обычными?
— Все будет зависеть от того, с каким упорством мы и другие ритейлеры будем этим заниматься. Одна из причин, почему подключение поставщиков происходит не так быстро, как нам хотелось бы, – это отсутствие доступной информации об EDI. Поэтому приходится заниматься ликбезом. Например, в прошлом году представители розничных компаний, в том числе и «Ленты», ездили по регионам и рассказывали поставщикам о выгоде от EDI, о наших планах и перспективах. Благодаря налаживанию личных контактов, мы подключили практически всех поставщиков.
Кроме того, для того, чтобы переход на обмен электронными счетами-фактурами был более быстрым, сети должны договориться о единых требованиям к поставщикам по EDI, а также утвердить график внедрения ЭСФ по всем крупным и средним сетям. Таким образом поставщики должны понять, что EDI стал нормой для работы с сетями и что обмен юридически-значимыми документами в электронном виде — это ближайшее будущее.
